Ogni buona storia di fantascienza ha almeno un maggiordomo robot, un genio onnisciente e onniveggente che può risolvere tutti i nostri problemi in una frazione di secondo. Le persone che hanno coniato la parola d’ordine “automazione robotica dei processi” (RPA) stavano chiaramente cercando di attingere a questo immaginario. I clienti che acquistano una piattaforma RPA si aspettano di poter affidare le loro faccende a un maggiordomo onnisciente in modo che gli umani possano concentrarsi su sfide e compiti che una macchina non è ancora in grado di affrontare.

La buona notizia è che con l’RPA molte cose funzionano meglio rispetto a prima. Le aziende stanno infatti semplificando i flussi di lavoro e costruendo dashboard sofisticate che assorbono dati e restituiscono utili infografiche. Gli strumenti RPA si sono inoltre dimostrati efficaci nel consentire al computer di svolgere alcune delle attività più onerose con un notevole risparmio di risorse e tempo.

I tool RPA danno anche nuova vita ai sistemi legacy aggiungendo un nuovo livello in grado di gestire in modo intelligente il vecchio codice e contribuire a prolungarne la durata. Molti strumenti RPA possono inoltre essere implementati anche da non sviluppatori, consentendo a coloro che conoscono bene la difficoltà nel lavorare con strumenti legacy di trascinare e rilasciare nuove icone per migliorare i propri flussi di lavoro. Scegliete lo strumento e l’implementazione giusti e chiunque sia in grado di scrivere macro per fogli di calcolo può semplificare i processi di lavoro utilizzando strumenti RPA, che però, al tempo stesso, possono anche causare problemi che potrebbero rivelarsi problematici nel tempo. Ecco i più comuni.

L’inevitabile è solo in ritardo

Uno dei grandi vantaggi di RPA è la sua capacità di creare uno strato per incollare insieme i pacchetti software legacy. Certo, potreste riscrivere i pacchetti da zero per armonizzare tutto, ma una buona soluzione RPA può realizzare più o meno la stessa cosa in un lasso di tempo molto più breve. Questo approccio può fare miracoli. L’aumento della produttività può essere entusiasmante quando viene percepito per la prima volta, ma non elimina il codice legacy. Lo nasconde solo più in profondità dove diventa più polveroso e più strano.

Il sostegno per soluzioni reali diminuisce

Quando l’RPA risolve i punti dolenti di un’azienda, è una grande vittoria. Ma poiché i problemi più profondi non sono scomparsi, l’aspetto di una soluzione può avere un altro problema nascosto: nessuno presta più attenzione. Correzioni temporanee che soddisfano nell’immediato possono persino danneggiare gli sforzi per allocare il budget per correggere il codice legacy una volta per tutte, perché si presumerà che lo strato aggiunto dall’RPA abbia fatto il proprio lavoro, facendo credere erroneamente ai dirigenti di spendere il budget altrove.

La complessità aumenta

L’utente medio potrebbe pensare che la soluzione RPA stia semplificando tutto, ma sotto la superficie tutto sta diventando un po’ più complesso. Dove una volta c’era una certa quantità di codice, ora si è aggiunto un ulteriore livello. Ciò rende il debug e la manutenzione molto più difficili. Quando sorge un problema, bisogna infatti cercarlo in più livelli, sperando di trovare l’unico posto in cui viene introdotto il bug.

I bug legacy rimangono

Le soluzioni RPA possono nascondere la bruttezza del codice legacy, ma non possono correggere le limitazioni o i bug nascosti in profondità. La buona notizia è che uno strato RPA intelligente può intercettare alcuni dei potenziali problemi. A volte il fix sarà perfetto e stabile, mentre altre volte sarà come dare una nuova mano di vernice su un muro che cade a pezzi.

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Le traduzioni dei dati possono costare care

Una buona parte della codifica può spesso riguardare la riorganizzazione dei bit per adattarli a un formato di dati richiesto da alcune librerie e quindi riorganizzare nuovamente i bit per memorizzarli in un formato diverso da qualche altra parte. Una parte del codice, ad esempio, vuole l’anno prima nella data, un’altra parte vuole l’anno per ultimo.

Molti stack RPA automatizzano alcune di queste traduzioni, quindi non dovete preoccuparvi. Ciò renderà più semplice la creazione di software funzionante, ma non elimina il lavoro sottostante necessario per eseguire queste traduzioni infinite. I server dovranno essere più potenti e dovrete pagare di più per bollette elettriche più alte. In molti casi potrebbe trattarsi solo di pochi centesimi, quindi non varrà la pena preoccuparsene. Ma se state eseguendo una grande operazione, il costo dello scaling potrebbe diventare significativo, tanto che a un certo punto potrebbe valere la pena assumere un team di programmatori per scrivere codice pulito e “fatto a mano”.

I superutenti vanno bene… ma non per tutto

Tutti, dalla C-suite al pool di stagisti part-time, saranno in grado di avviare uno strumento RPA e realizzare qualcosa con esso senza dover impazzire. L’automazione funziona davvero, ma capire come usarla in modo efficace è un’altra cosa. I programmatori conoscono le strutture dei dati, comprendono le reti e conoscono le regole di base dell’architettura del computer e del sistema. Tutta questa conoscenza finisce con l’avere un valore inestimabile quando si tratta di mettere insieme i vari elementi che compongono l’RPA.

L’ampiezza del supporto ha i suoi svantaggi

La maggior parte degli strumenti RPA promette di poter interfacciarsi con un miliardo di prodotti diversi che parlano un miliardo di formati API diversi, ma i risultati sono spesso lungi dall’essere perfetti. I fornitori di RPA stanno rispondendo alle richieste di un ampio supporto, ma questa ampiezza è difficile da supportare e mantenere.

È comune, ad esempio, trovare bug o lacune nei dati che fluiscono attraverso le connessioni. A volte la data potrebbe essere in un formato strano. A volte si insinuano risultati “nulli”. Ci sono centinaia di glitch che appaiono. Tutto ciò potrebbe non essere fatale o rovinoso, ma aggiunge un ulteriore strato su cui ripulire gli errori.

I computer non possono eliminare la burocrazia

Gli strumenti RPA promettono di semplificare i flussi di lavoro, ma la maggior parte dei colli di bottiglia dei processi non ha nulla a che fare con computer o RPA. I passaggi vengono spesso aggiunti ai flussi di lavoro perché alcuni umani hanno trovato un modo per fare degli errori e spesso questa catastrofe è avvenuta decenni fa.

Il miglior software RPA può risolvere alcuni di questi problemi, ma non può eliminarli tutti. Se qualcuno decide che il team di Hong Kong deve approvare ogni fattura, la suite RPA sarà solo in grado di rendere un po’ più semplice preparare la documentazione necessaria. La vera complessità viene dalle persone. Appoggiarsi troppo all’RPA come soluzione magica può rendere cieca la vostra organizzazione di fronte al lavoro reale necessario per la razionalizzazione dei processi.

Troppa automazione può essere pericolosa

Naturalmente, gran parte della burocrazia nei vostri flussi di lavoro è stata messa lì per un motivo. Uno dei pericoli segreti è che un’implementazione RPA accelererà le cose al punto che i problemi verranno quasi ignorati dai “guardiani” umani, convinti che l’RPA stia facendo il lavoro pesante al posto loro. Accederanno alla loro dashboard e scorreranno rapidamente le pagine mentre guardano la TV o ascoltano un podcast. Perché, dopotutto, dedicare troppo tempo ai dettagli se l’RPA segnalerà i casi sospetti?

Potrebbe non esserci un modo semplice per automatizzare veramente molte delle attività che coinvolgono la conformità o la protezione dalle frodi. I cattivi sonderanno il sistema e sfrutteranno ogni piccola debolezza dell’RPA. A volte rendere le cose troppo facili e dormire sugli allori pensando che “tanto c’è l’RPA” è un errore.