Team di sviluppo e lavoro da remoto ai tempi del COVID-19

Mentre la pandemia di coronavirus continua a chiudere città e uffici in tutto il mondo, gli sviluppatori e gli ingegneri del software si stanno rapidamente adattando per operare in team remoti e distribuiti. La buona notizia è che i programmatori possono facilmente lavorare ovunque dispongano di un laptop e di una connessione Internet sicura, ma gli impatti culturali sui team possono essere significativi. Ovviamente gli strumenti aiutano e ci sono sempre più funzioni di collaborazione dal vivo nei principali software di codifica, ma altri problemi relativi al lavoro remoto non possono essere risolti con gli strumenti.

Trovare il giusto “flusso lavorativo” quando si opera dal proprio ufficio di casa o in soggiorno, con tutte le distrazioni che ne conseguono, può essere una sfida. Il lavoro distribuito può anche essere una fonte di ansia per i manager che non ottengono più piena visibilità delle attività del loro team e vogliono mantenere un alto livello di velocità di rilascio e resilienza. Ecco come alcune aziende di varie forme e dimensioni stanno adattando i loro team e i loro workflow al nuovo mondo del lavoro remoto.

Zapier: veterani della collaborazione remota

Lo specialista di software di automazione Zapier è sempre stata un’azienda completamente distribuita, con oltre 300 dipendenti remoti che operano in 28 Paesi. “Quando lavori in remoto, devi misurare i contributi in base all’output e ai risultati” ha spiegato Doug Gaff, vicepresidente di Zapier. Zapier offre ai suoi dipendenti abbondanti risorse per il lavoro remoto.

Zapier organizza i suoi sviluppatori in “trii EPD” (composti da un responsabile tecnico, responsabile del prodotto e designer), che possiedono collettivamente un pezzo distinto del prodotto. Tutti i risultati si allineano con una serie di obiettivi condivisi e risultati chiave (OKR). “Gli EPD possiedono collettivamente le richieste dei clienti, gli obiettivi di progettazione e l’architettura tecnica. E, soprattutto, possono difendere reciprocamente le rispettive posizioni e interessi”, ha aggiunto Gaff.

Un valore chiave di Zapier è “l’impostazione predefinita per la trasparenza”, il che significa che la maggior parte delle comunicazioni avviene nei canali pubblici utilizzando strumenti come Slack, Zoom e Quip. Questo può portare a un sovraccarico di informazioni e quindi essere chiari, specifici e mirati nelle comunicazioni è un buon modo per ridurre il carico cognitivo sui colleghi.

Gaff ammette che può essere più difficile costruire relazioni professionali significative quando si lavora in remoto. “Un modo per facilitare la costruzione di questo rapporto è ricreare momenti di “leggerezza” su Slack. Abbiamo centinaia di canali Slack dedicati agli hobby e agli interessi in modo che le persone possano discutere argomenti al di fuori del loro lavoro e conoscersi. Il tempo trascorso su questi canali è visto come un team building ed è importante che anche i leader vi prendano parte”.

Ciò però deve avere dei limiti. “Quando lavorate in remoto, c’è sempre la tentazione di lavorare 24 ore su 24, 7 giorni su 7”, ha aggiunto. “Questo può portare a cattive abitudini e a esaurimento. I lavoratori remoti hanno bisogno della disciplina per abbandonare il lavoro alla fine di ogni giornata. È compito del manager incoraggiare questi confini”.

Mentre i team si adattano al lavoro a distanza, bisogna coltivare una cultura di fiducia. “Le persone stanno vivendo un elevato carico cognitivo: gestire gli stress familiari, imparare a lavorare in remoto, potenzialmente gestire la malattia. La cosa migliore che potete fare è cercare gli anti-schemi culturali. Ad esempio, in alcune culture d’ufficio, presentarsi in un determinato momento è la prova che state lavorando. Questo non funziona nella vita remota.”

Twilio: da leggermente a totalmente remoto

Il lavoro a distanza non è una novità per lo specialista dell’API di comunicazione Twilio, ma la pandemia ha causato un enorme cambiamento. Prima dell’epidemia di coronavirus, il CEO Jeff Lawson dichiarava a TechCrunch che circa il 10% dell’azienda lavorava da remoto. “Per un’azienda come la nostra che passa da parzialmente virtuale a completamente virtuale in un breve periodo di tempo, si è trattato di un cambiamento notevole, ma tutto ha funzionato abbastanza bene”, ha affermato Lawson.

Una parte di quel 10% dei lavoratori remoti comprendeva il team di Marcos Placona, direttore dell’evangelizzazione degli sviluppatori di Twilio. “Il mio team ha sempre lavorato su base distribuita con rapporti diretti negli Stati Uniti, nel Regno Unito e in tutta Europa”, ha dichiarato Placona. I vari fusi orari coinvolti rendono “difficile lavorare in questo modo”, ammette, “ma abbiamo regolari check-in settimanali con il team e le persone”.

Gli sviluppatori di Twilio contribuiscono al codice e devono tenere traccia dei contributi, oltre a scrivere documentazione e filtrare attraverso risme di feedback dei clienti. Durante la pandemia questa squadra è passata a tenere stand-up remoti quotidiani. Si tengono invece settimanalmente incontri più ampi a livello di team per regione, nonché un happy hour virtuale il venerdì.

Zoom è lo strumento ideale per tutte le videoconferenze, Slack è onnipresente per la comunicazione testuale e Airtable viene utilizzato per la gestione delle attività. Quindi c’è GitHub, che viene utilizzato per tenere traccia dei progetti interni. GitHub offre anche un modo per vedere a cosa stanno lavorando le persone.

“Una cosa che mi ha sorpreso è che, anche se lavoro in un team distribuito, specialmente nella prima settimana, ho notato che molte persone hanno avuto difficoltà a concentrarsi”, ha osservato Placona. “Ho sottolineato che si trattava dello stesso tipo di lavoro che svolgiamo da anni, ma il motivo è che c’è troppo da fare. Una soluzione che trovo utile sono gli elenchi scritti di ciò che si deve fare quel giorno. Spedire qualcosa, pubblicare un post sul blog, scrivere un pezzo di codice, fare un segno di spunta su quella lista: tutto ciò vi farà sentire meglio ”.

TravelTime: remoto per natura

La startup TravelTime offre un’API che consente ai clienti di misurare la distanza temporale necessaria per passare da un punto A a un punto B. Lo staff di TravelTime è sempre stato per lo più remoto e oggi conta 30 persone distribuite tra Regno Unito, Olanda e Lituania.

“Autonomia, fiducia e inclusione sono il modo in cui gestiamo il team”, ha affermato il cofondatore Charlie Davies, che si è detto inorridito dalle notizie di datori di lavoro che monitorano da remoto i livelli di produttività dei propri dipendenti. “Lavorare in un team remoto richiede fiducia”, ha detto. “Dovete fidarvi delle persone che lavorano per voi e questa è una strada a doppio senso. Ognuno dei nostri sviluppatori ha una partecipazione nell’azienda e non monitoriamo il lavoro dei nostri sviluppatori”.

Gli sviluppatori compilano i propri fogli presenze e utilizzano software come Slack per la comunicazione quotidiana, GitHub per la gestione del codice e YouTrack per gestire le attività. “In un’impostazione remota il vostro lavoro deve parlare da solo”, ha aggiunto Davies. “Non potete impazzire stando dietro al micromanaging. Quella fiducia e autonomia di cui parlavo prima creano una cultura di autogoverno”.

Smarkets: mai remoto… fino ad ora

L’azienda inglese Smarkets aveva una posizione piuttosto rigida contro il lavoro a distanza prima della pandemia di coronavirus. Tuttavia, è passata rapidamente al funzionamento in remoto, stabilendo pratiche di lavoro “normali” tramite Google Hangouts e Slack per mantenere tutti impegnati mentre lavorano da casa.

“Siamo sempre stati contro il lavoro da casa perché avere tutti in ufficio e assicurarsi che creino un flusso naturale di idee è una cosa difficile imitare da remoto” ha affermato Robin Harrison, CTO di Smarkets. Gli strumenti chiave per Smarkets sono Slack e G Suite, in particolare Hangouts, ma anche un’istanza privata di GitLab come repository di codice, associata a Jenkins per CI/CD, è una parte fondamentale del puzzle del team remoto.

“È tutto incollato insieme da GitLab”, afferma Harrison, “Le revisioni del codice sono formali e il nostro flusso di sviluppo richiede un revisore diverso per approvare la modifica, quindi lo strumento è utile”. Ciò significa che Smarkets è essenzialmente in esecuzione su un modello GitOps, che estende la competenza degli sviluppatori sulle applicazioni attraverso la produzione. Anche quando tutti sono tornati in ufficio e pranzano fianco a fianco, è probabile che questo nuovo modo di lavorare prevarrà man mano che gli sviluppatori ottengono piena visibilità sul loro codice.