Monitorare la spesa tecnologica in un mondo segnato dal lavoro ibrido

Le misure di lockdown globali introdotte dalla pandemia hanno messo sotto i riflettori le iniziative digitali delle aziende, che ora faranno affidamento sull'IT per aiutare a far progredire l'ambiente di lavoro ibrido di recente adozione.

lavoro ibrido

L’anno scorso, le misure di lockdown globale hanno evidenziato l’importanza di abbracciare il cambiamento tecnico per consentire la flessibilità all’interno del business. Poiché le operazioni sono state costrette a spostarsi online apparentemente da un giorno all’altro, le aziende sono state costrette ad adottare un approccio tecnologico tale da ridurre al minimo l’interruzione delle loro attività quotidiane.

Superato l’ostacolo iniziale, l’allentamento delle misure di lockdown significa che i leader aziendali si concentrano sul supporto di un nuovo modello di lavoro ibrido per i propri dipendenti e sarà compito dell’IT assicurarsi che ciò avvenga senza intoppi.

Ma il passaggio al lavoro ibrido solleva interrogativi impegnativi per i leader IT. Ora che la lotta per sopravvivere è passata, le organizzazioni devono ancora pagare tutti i nuovi servizi a cui si sono iscritte? Come eliminare i costi per cose che non servono più? E quali nuovi costi e tecnologie imprevisti richiederà nel lungo periodo questo nuovo modo di lavorare?

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La dura verità è che molti reparti IT non monitorano e gestiscono gli investimenti tecnologici in modo efficace. Ora più che mai, i leader IT dovrebbero guardare a discipline come il Technology Business Management (TBM) che li aiutino a implementare cambiamenti duraturi e significativi nel modo in cui la loro attività si svolge applicando le pratiche finanziarie tradizionali alla gestione dei costi IT.

Ecco alcuni modi in cui i leader IT possono gestire e ottimizzare meglio i loro investimenti IT a breve termine e migliorare la pianificazione e la resilienza a lungo termine.

Gestire il cloud e i postumi di una sbornia SaaS

Quando i dipendenti hanno iniziato a lavorare da casa in gran numero, le aziende avevano bisogno di accelerare l’implementazione delle tecnologie cloud e SaaS per sopravvivere e mantenere la produttività fuori dall’ufficio. La flessibilità offerta dal cloud e da SaaS ha permesso loro di adattarsi rapidamente, consentendo anche una migliore collaborazione virtuale.

Ma ora l’obiettivo non dovrebbe essere solo quello di sopravvivere, ma di prosperare. A lungo termine, la mancanza di una corretta gestione degli investimenti può comportare una spesa eccessiva per i servizi, soprattutto quelli adottati rapidamente in un momento di necessità. Ciò è particolarmente importante per il cloud e il SaaS poiché spesso vengono calcolati in base all’utilizzo: Gartner prevede che la spesa aziendale per i soli servizi cloud dovrebbe aumentare di quasi il 20% nel 2021.

La costante variazione dei costi e dell’utilizzo è difficile da monitorare in modo efficace e, di conseguenza, ciò rende difficile quantificare il valore che la tecnologia sta apportando all’azienda. Questo è un problema, poiché il passaggio al lavoro ibrido significa che le organizzazioni devono capire se devono ridimensionare o mantenere determinati servizi quando i lavoratori torneranno in ufficio.

I fogli di calcolo e l’analisi manuale non sono sufficienti, quindi i CIO devono investire in strumenti in grado di elaborare e analizzare maggiori quantità di dati provenienti da SaaS e cloud. Queste informazioni possono aiutare a ottimizzare i costi attuali e pianificare gli investimenti futuri prendendo decisioni basate sui dati.

Tradurre i costi della tecnologia in valore aziendale

Sebbene la tecnologia svolga un ruolo chiave, va notato che l’implementazione di soluzioni di lavoro ibride non è solo una decisione incentrata sulla tecnologia, ma ha un’ampia gamma di impatti residui su altri aspetti del business. I leader IT devono considerare quali investimenti sono necessari affinché l’intera organizzazione tragga vantaggio e mantenga un vantaggio rispetto ai concorrenti.

Ad esempio, il lavoro ibrido può introdurre nell’azienda una gamma più diversificata di talenti grazie alla flessibilità che offre. Può anche consentire una più facile espansione geografica consentendo ai dipendenti di lavorare in più località. Questi sono fattori che si aggiungono al valore guadagnato dall’investire di più nella lavorazione ibrida, ma normalmente non sono considerati nel processo di pianificazione degli investimenti tecnologici.

Con questo in mente, i leader IT devono assicurarsi di poter trasferire le discussioni sugli investimenti tecnologici ad altri responsabili aziendali. Tale comunicazione richiede chiarezza, che può derivare da processi di governance come TBM che forniscono tassonomie e processi per allineare i costi tecnologici a priorità aziendali più ampie e strumenti basati su TBM, che elaborano i dati da più fonti in tutta l’azienda e li trasformano in informazioni fruibili che sono più facilmente comprensibili da chi non opera nell’IT.

L’effetto domino

Il modo in cui lavoriamo ha già affrontato cambiamenti di massa e rapidi. Eventi come la bolla delle dot-com e la crisi finanziaria globale hanno costretto le aziende a ridefinire rapidamente le priorità per prosperare, e questa pandemia non sarà l’ultima volta che le aziende dovranno affrontare tali sconvolgimenti. Tuttavia, la differenza chiave apportata da questo evento è l’enfasi sul ruolo della tecnologia, che è diventata il creatore di valore che sta alla base di tutti gli aspetti del business.

Quindi, mentre il lavoro ibrido sembra essere la “nuova normalità”, ciò non significa che i leader IT possano risolvere il problema e riposare sugli allori. Devono essere in grado di anticipare le tendenze a lungo termine, in particolare quelle causate dall’avvento del lavoro ibrido, rendendo la loro attività più resiliente e allo stesso tempo anticipando la concorrenza che è lenta ad adattarsi alle nuove tendenze.

L’analisi di utilizzo e consumo è fondamentale per questo. I leader dovranno essere in grado di capire dove le operazioni stanno prosperando e utilizzare queste intuizioni per modificare gli investimenti in anticipo e sviluppare piani a lungo termine piuttosto che aspettare che gli eventi li raggiungano.

Ad esempio, una delle prossime aree di interesse per i leader IT è lo sviluppo agile. È una pratica che si integra bene con la natura decentralizzata del lavoro ibrido e può aiutare con la resilienza aziendale grazie alla sua natura iterativa. Tuttavia, attualmente viene adottata solo su piccola scala a causa di diverse difficoltà procedurali e tecniche. I leader tecnologici innovativi esamineranno in modo proattivo quali strumenti e approcci possono utilizzare per accelerare l’adozione di Agile per integrare il lavoro ibrido, rafforzando così la loro organizzazione a lungo termine.

Molti leader si sono affidati alla tecnologia per favorire la transizione al lavoro da casa il più rapidamente possibile. Ma poiché la forza lavoro ibrida continua a prendere forma, gli investimenti che le organizzazioni stanno facendo ora potrebbero non essere sostenibili a lungo termine. È imperativo che i leader IT agiscano utilizzando gli strumenti e le discipline giuste come TBM per gestire i costi in modo più efficiente sia ora che in futuro.

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