Anche se non ha infranto alcuna legge, Hillary Clinton ha agito in modo irresponsabile nell’utilizzare un account email personale per gestire gli affari del governo Americano in veste di Segretario di Stato. E a parte questo singolo caso salito recentemente agli onori della cronaca, è sempre buona regola non mischiare gli affari con la sfera personale.

Anni fa, quando stavo lasciando il mio lavoro per dedicarmi a un nuovo progetto, un avvocato d’affari mi consigliò di lasciare tutto quello che non era mio all’azienda da cui mi stavo staccando e di tenere con me solo le cose personali. Ovviamente ho seguito il consiglio, che allora come oggi mi sembrava del tutto sensato. Eppure può essere difficile mettere in pratica questa stessa “tattica” quando la vostra vita personale e quella lavorativa sono connesse in modo molto stretto.

Per evitare questa sorta di “mescolamento” tra le due realtà, da quasi vent’anni utilizzo un account email personale e uno per le questioni di lavoro. Faccio davvero del mio meglio per erigere un muro tra questi due mondi in modo che non vengano mai a contatto tra loro. Hillary Clinton sta imparando nel modo più difficile e duro possibile il consiglio di quell’avvocato d’affari.

Da un lato posso capire le ragioni della Clinton. Molti di noi preferiscono infatti usare il proprio computer e i propri servizi online invece di ricorrere ai più complessi e pesanti strumenti aziendali. Anch’io mi sono accorto che i sistemi “personali” di comunicazione (in questo caso si parla di email) sono molto più facilmente gestibili e immediati da utilizzare rispetto a quelli corporate.

Siate saggi e utilizzate il sistema email della vostra azienda per qualsiasi cosa inerente al lavoro e un altro servizio per tutto il resto

Ormai è diventata pratica comune per molti utilizzare una sola casella di posta per ragioni personali e lavorative. D’altronde è molto più comodo controllare le email con un solo strumento e su un solo sito se si tratta di webmail; si pensi solo alla comodità di Gmail, un servizio veloce, affidabile, facile da usare e con funzionalità molto comode come il filtro antispam. Ma spesso in questi casi (e il caso Clinton insegna) mischiare le due cose significa andare incontro a guai e problemi.

È vero che servizi come Gmail permettono di eseguire il backup delle email e che offrono un controllo di sicurezza sulle email in arrivo come succede per i sistemi aziendali, ma affidarsi a un servizio esterno significa davvero avere le stesse certezze a livello di sicurezza offerte dai sistemi interni della vostra azienda? I backup di Gmail ad esempio dove risiedono e chi ne ha la competenza giudiziaria?

Le cose possono farsi ancor più rischiose se la vostra compagnia è coinvolta in una causa legale. Durante la fase di raccolta delle prove, la parte avversaria potrebbe ottenere l’accesso al vostro account email personale. Se ciò succede come fate a proteggere la vostra privacy dal momento che i messaggi personali sono nello stesso account di quelli lavorativi? Forse nessuno leggerà le vostre mail personali, ma come potete esserne certi?

Se poi state pensando alla possibilità di cancellare i messaggi più imbarazzanti, sappiate che molti servizi di webmail non cancellano veramente i messaggi che mettete nel cestino; se mai li archiviano e di fronte a una richiesta di carattere giudiziario e legale questi messaggi “scomodi” possono essere ripresi. Insomma, siate saggi e utilizzate il sistema email della vostra azienda per qualsiasi cosa inerente al lavoro e un altro servizio per tutto il resto. Dividendo nettamente questi due mondi, non solo agirete nel migliore interesse della vostra azienda salvaguardandone la proprietà intellettuale, ma proteggerete anche voi stessi e la vostra privacy.