7 cose che Microsoft non ci ha detto sulla nuova app mobile di Office

La nuova app Office per iOS e Android è progettata per aiutare gli utenti a completare microtask mentre sono in viaggio e unisce in un unico download Word, Excel e PowerPoint.

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La scorsa settimana Microsoft ha lanciato Office, una nuova app mobile per iOS e Android che la società ha inserito in una già ricca gamma di singole app. La nuova app per smartphone (funziona anche su tablet, ma Microsoft ha promesso una versione più tablet-centrica in un secondo tempo) combina più app, ovvero Word, Excel e PowerPoint.

Eppure Microsoft ha lanciato Office non come un ritorno ai giorni di Works, ma come un futuro di produttività mobile in cui è possibile eseguire piccoli task in qualsiasi momento e luogo. Se Microsoft ha ragione, Office potrebbe essere in effetti un modo fattibile per lavorare su uno smartphone o anche su un piccolo tablet.

Ecco però alcune delle cose che Microsoft non ci ha detto della nuova app di Office o, anche se le ha dette, non le ha fatte emergere nel modo giusto.

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Come praticamente tutti i prodotti gratuiti creati da Microsoft, la nuova app Office mobile è concessa in licenza in modo che solo il completamento delle attività personali sia legale. “… non potete utilizzare (e non avete il diritto di) … utilizzare il software per attività commerciali, senza fini di lucro o che generano entrate a meno che non abbiate i diritti di utilizzo commerciale in base a un accordo separato”, si legge nei termini di licenza dell’app.

In questo caso, i “diritti commerciali” derivano da un abbonamento a Office 365 assegnato all’utente dal datore di lavoro. Gli abbonamenti di stampo consumer, inclusi Office 365 Personal e Office 365 Home, non forniscono tali diritti, a differenza di Office 365 Enterprise E3 ed E5, così come Microsoft 365 E3 ed E5 (Office 365 è un componente del pacchetto Microsoft 365 più ampio e costoso).

Microsoft dice che si risparmia spazio… davvero?

Uno dei modi in cui Microsoft ha lanciato la nuova app tre in uno è che richiede meno spazio di archiviazione rispetto alle tre singole app che sostituisce. “Richiede molto meno spazio nello storage dello smartphone rispetto all’installazione di singole app”, ha affermato la società in un post del 19 febbraio.

È vero? E se è così, qual è la differenza? Su iPad, l’app pesa 352,8 MB, mentre le tre app, Word (265,4 MB), Excel (264,9 MB) e PowerPoint (247,8), ammontano a 778,1 MB. In altre parole, la nuova app occupa solo il 45,3% dello spazio rispetto alle tre singole app. Su iPhone, i numeri sono simili se non identici. L’app tre in uno richiede 361,9 MB, rispetto ai 273,6 MB di Word, 273,2 MB di Excel e 257,4 MB di PowerPoint. La nuova app, quindi, necessita solo del 45% dello spazio richiesto dalle tre app separate. Missione compiuta insomma.

L’inserimento di Lens

Microsoft Office Lens, che cattura e modifica immagini di documenti, è disponibile per iOS e Android dal 2015, ma è sempre stata un’app separata. Ora è stata incorporata nell’app di Office, dove può essere utilizzata per scansionare la carta a mano libera per creare file in formato Word o PDF. Da notare che Lens è ancora disponibile come app separata, così come Word, Excel e PowerPoint.

Office 2019

Le singole app non scompariranno

Le app Word, Excel e PowerPoint su iOS e Android non scompariranno, almeno non immediatamente. “Continueremo a supportare e investire nelle app mobili Word, Excel e PowerPoint esistenti” ha promesso Bill Doll, senior marketing manager del prodotto di Microsoft in un post di novembre. Tuttavia, Doll non ha promesso che il supporto di cui parlava sarà permanente. Invece, ha accennato a un futuro “darwiniano” per Office in mobilità. “Riteniamo che tutti dovrebbero decidere quale esperienza funziona meglio per loro sul proprio smartphone”, ha aggiunto.

L’abbonamento a Office 365 sblocca funzioni in più

Microsoft ha menzionato anche Office 365 nella nuova app di Office. “Un abbonamento a Office 365 o Microsoft 365 sbloccherà varie funzionalità premium, coerenti con quelle delle attuali app Word, Excel e PowerPoint”, ha affermato Microsoft. Un link in quella frase porta gli utenti su questa pagina, dove quelle funzionalità “premium” sono elencate a seconda degli abbonamenti sottoscritti.

Account Microsoft richiesto per l’archiviazione online

Sebbene Microsoft abbia affermato che l’app di Office potrebbe essere utilizzata senza accedere a nessun account, è in realtà necessario un account per l’accesso al servizio di cloud storage OneDrive. Un account Microsoft offre gratuitamente 5 GB di spazio su OneDrive, con più storage a disposizione se si è disposti a pagare per uno dei diversi piani disponibili.

La maggior parte degli utenti disporrà di più spazio di archiviazione OneDrive per gentile concessione del proprio account Office 365 (personale o fornito dal proprio datore di lavoro). Per usufruire di tutto lo storage che hanno a disposizione, gli utenti dovranno accedere dall’app ai propri account di Office 365. Anche altri servizi di cloud storage di terze parti (tra cui Box, Dropbox, RushFiles e ShareFile) possono essere collegati all’app Office accedendovi con le relative credenziali.

Azioni e microproduttività

Microsoft ha insistito molto sul fatto che la nuova app consentirebbe agli utenti di eseguire “microtask” e di essere “microproduttivi”.

“La microproduttività esemplifica l’incontro con gli utenti dove si trovano: il mondo moderno ha un lavoro sempre più frammentato” ha scritto Jon Friedman, responsabile del design di Office, in un lungo post su Medium a dicembre. “Invece di spingere le persone solo a concentrarsi di più, abbiamo cercato di capire se quei frammenti di tempo potessero essere più produttivi grazie ai microtask. Un microtask è un piccolo pezzo di un task più grande, come scrivere un paragrafo invece di lavorare su un intero documento di Word. La ricerca ha mostrato che i microtask possono aumentare la produttività”.

Quei microtask, ha affermato Friedman, durano in media dai 20 ai 30 secondi, ovvero minuscole porzioni di quelle quattro ore circa che le persone trascorrono al giorno sui loro smartphone. “Quali sono le azioni più utili che qualcuno può eseguire sul proprio telefono in meno di 30 secondi?”, si chiede Friedman. Alcune risposte si trovano nella schermata Azioni della nuova app, che elenca una manciata di task che secondo Microsoft sono i più adatti al dispositivo. Tra questi spiccano la scansione di testo in documenti e la trasformazione di documenti in PDF e di tabelle in fogli di calcolo, il tutto grazie alla fotocamera dello smartphone.