Metodologie di gestione del progetto: come scegliere il meglio

La selezione della migliore metodologia di gestione del progetto (PMM) si basa sullo sviluppo di un solido processo di valutazione. Ecco come scegliere la soluzione ideale per il vostro prossimo progetto.

gestione del progetto

Ogni progetto – e team di progetto – è diverso e, per garantirne il successo, la metodologia di gestione del progetto (PMM) scelta per portare a termine ogni progetto dovrebbe corrispondere non solo alle esigenze del progetto e del team, ma anche a quelle degli stakeholder del progetto e dell’organizzazione.

La corretta metodologia di gestione del progetto stabilirà principi guida e processi che definiscono il modo in cui i team lavorano e comunicano durante tutte le fasi di esecuzione del progetto. Senza una metodologia appropriata, può essere difficile per i membri del team completare i propri compiti, rispettare le scadenze o fornire soluzioni alle specifiche. Quindi, la scelta della giusta metodologia di gestione del progetto è il primo passo verso il successo.

La seguente guida mira a fornire una comprensione più approfondita di come selezionare il PMM giusto; un processo che include la valutazione di come un PMM influisce sugli obiettivi e sulle priorità e su come ciascuna metodologia di gestione del progetto può avere il maggiore impatto positivo, o far deragliare la probabilità di successo dell’organizzazione.

OPM3: un modello per la selezione PMM

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Il processo richiesto per valutare, documentare e selezionare la corretta metodologia di gestione del progetto è dettagliato, dispendioso in termini di tempo e complesso, ma alla fine ne vale la pena, supponendo che siano stati selezionati i PMM più appropriati.

Il Project Management Institute (PMI) ha sviluppato uno standard riconosciuto a livello mondiale chiamato Organizational Project Management Maturity Model (OPM3). Questo standard aiuta le organizzazioni a identificare, misurare e migliorare le capacità di PM e a standardizzare i processi. Aiuta a consolidare i risultati di successo del progetto, a determinare le migliori pratiche e a rafforzare il collegamento tra pianificazione strategica ed esecuzione. OPM3 si concentra sull’efficacia strategica organizzativa complessiva, incorporando nel processo la gestione di progetti, programmi e portfolio. Nel 2013 è stato riconosciuto dall’American National Standards Institute (ANSI) come American National Standard.

Nell’ambito della sua Implementing Organizational Project Management: A Practice Guide, PMI discute i processi di alto livello per la personalizzazione dei PMM che le organizzazioni dovrebbero valutare attentamente e utilizzare per determinare quali metodologie funzionano per vari progetti. Le decisioni dovrebbero anche essere basate su fattori nel processo di adattamento della metodologia PMI per massimizzare i vantaggi strategici.

Vantaggi di OPM3

Può avere senso per la vostra azienda adottare OPM3, dato che uno dei suoi obiettivi principali è raggiungere l’allineamento strategico, un fattore chiave per i risultati di successo del progetto. Le organizzazioni dovranno includere uffici di gestione dei programmi aziendali (EPMO) in sessioni di pianificazione di alto livello per garantire che le giuste metodologie siano implementate per progetti specifici, con l’obiettivo di aumentare la produttività e la soddisfazione del cliente, ottenere un vantaggio competitivo, migliorare il controllo dei costi e le comunicazioni e fornire prestazioni prevedibili. In definitiva, ciò migliorerà e accelererà il processo decisionale, oltre a supportare l’allineamento con gli obiettivi a livello aziendale.

Esiste oggi una vasta gamma di metodologie di gestione dei progetti disponibili per le organizzazioni. A causa dei vari punti di forza e di debolezza di ciascun PMM, le organizzazioni potrebbero voler prendere in considerazione l’adozione di più metodologie di gestione del progetto basate sulla natura unica del loro progetto, sulla struttura organizzativa e sugli obiettivi del progetto.

In ogni caso, le organizzazioni devono sviluppare best practice standardizzate che possono essere perfezionate al mutare dei fattori. Qui, la chiave è capire come un progetto specifico si allinea con gli obiettivi a livello aziendale. Una volta che i criteri di successo o fallimento possono essere isolati, è più facile trovare la metodologia o le metodologie più adatte che consentiranno alla tua organizzazione di raggiungere in modo efficace ed efficiente il risultato di business desiderato.

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Considerazioni chiave nella scelta di una metodologia di gestione del progetto

Quando si valutano le metodologie, ecco solo alcuni dei numerosi fattori che dovrebbero essere attentamente considerati:

  • Obiettivi strategici organizzativi e valori fondamentali
  • Modifiche interne ed esterne
  • Fattori chiave di business
  • Complessità del progetto
  • Prontezza, conoscenza e capacità del team
  • Vincoli
  • Stakeholder
  • Rischi
  • Dimensioni e costi del progetto
  • Disponibilità e accesso alle risorse

Le aziende più piccole con risorse e budget limitati possono trovare PMM come Lean Six Sigma che pongono sfide di formazione e finanziamento. I team più grandi invece possono avere problemi ad adattarsi a Scrum, il che può portare al fallimento del progetto se tutti i membri del team non sono completamente coinvolti e impegnati. Prendetevi il tempo necessario per sviluppare un processo per valutare e scegliere la metodologia giusta per il focus del vostro progetto.

Processo di valutazione PMM

Una volta stabiliti i criteri di valutazione, sarà necessario sviluppare un processo per identificare le migliori opzioni PMM per il progetto specifico. Questo processo dovrà essere rivisitato e modificato di volta in volta per tenere il passo con l’evoluzione delle esigenze aziendali e delle parti interessate. Ecco alcuni passaggi generali:

  • Identificare se si sono verificati cambiamenti ambientali interni o esterni che hanno avuto un impatto sulla vostra organizzazione
  • Valutare l’impatto e la gravità di ogni modifica a portafogli e progetti.
  • Determinare i nuovi driver del progetto identificando e soppesando gli obiettivi e le priorità principali del progetto
  • Dopo aver determinato i driver, i requisiti e gli obiettivi del progetto, identificare tutti i criteri su cui avrà un impatto una metodologia e viceversa
  • Identificare tutte le metodologie disponibili / possibili più rilevanti per il progetto
  • Dedicare del tempo a confrontare e confrontare ogni PMM in relazione al progetto
  • Considerare quale metodologia produrrà i migliori risultati e offrirà il minor rischio
  • Ottenere feedback e buy-in
  • Rivalutare se la vostra organizzazione ha le competenze e le conoscenze disponibili per le metodologie selezionate e assumere o riunire i team
  • Formare i team sulle metodologie secondo necessità
  • Documentare la metodologia e le motivazioni
  • Implementare la metodologia
  • Monitorare e modificare secondo necessità

Cosa includere nella valutazione PMM

Nello sviluppo organizzativo, così come all’interno dei progetti, si applica questo elenco di criteri di valutazione pertinenti. Quando si tratta di selezionare una metodologia, questi stessi criteri dovrebbero essere presi in considerazione. Questi possono essere suddivisi come criteri interni ed esterni, con sottocategorie pertinenti per ciascuno.

Sebbene i maggiori fattori di rischio possano rientrare nelle capacità e nella preparazione organizzativa, qualsiasi altro criterio menzionato in precedenza può creare problemi significativi se viola un requisito chiave del progetto. Inoltre, assicuratevi che i vostri team abbiano la formazione e le competenze necessarie per essere operativi e tutte le parti interessate comprendano e si impegnino ad aderire alle metodologie.

Prima di scegliere le metodologie più diffuse, sviluppate una solida conoscenza della propensione al rischio, dei punti di forza, dei punti deboli, delle capacità del team e dei cambiamenti ambientali della tua organizzazione. Questo aiuta a selezionare la migliore metodologia per il lavoro.

Come accennato, i PMM non sono assolutamente adatti a tutti, anche all’interno della stessa azienda, tipo di progetto o settore. In una situazione una metodologia specifica può funzionare meglio, e in altre, può essere più adatto utilizzare una diversa metodologia di gestione del progetto o anche un approccio ibrido.

È improbabile che la stessa metodologia funzioni nella stessa organizzazione su tutti i progetti; una buona pratica consiste nello sviluppare e implementare un processo di valutazione della metodologia (MAP) semplificato per determinare l’approccio migliore per ogni progetto. Tenete presente che questo processo stesso potrebbe richiedere una rivalutazione e modifiche al variare dei fattori aziendali.

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