Otto modi per non sprecare tempo ed essere più produttivi

Superare la paralisi produttiva

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Certi giorni sembra di poter fare qualsiasi cosa senza problemi di tempo; altri giorni il carico di lavoro sembra invece insormontabile. La paralisi produttiva può essere difficile da superare e spesso ci spinge a sperimentare con nuovi strumenti e nuovi processi per scoprire cosa davvero cosa possa aiutare a sbloccarci.

Noi però abbiamo scovato otto soluzioni tra app, servizi, gadget e abitudini per risparmiare tempo, essere più produttivi e gestire meglio il carico di lavoro quotidiano.

Gestite le cose da fare con Trello

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Non è difficile capire i benefici che si hanno nel mantenere e nell’aggiornare una lista delle cose da fare. Trello è un servizio online molto interessante che rende semplicissimo creare delle schede digitali per visualizzare in un attimo tutte le incombenze che ci aspettano.

Ci sono molti modi utili di usare Trello, anche se vi consigliamo di utilizzarlo per creare una diversa lista per ogni giorno della settimana. Il tutto funziona con un semplicissimo drag and drop e veder sparire piano piano dallo schermo tutte le cose fatte dà una grande soddisfazione.

Toggl tiene traccia del tempo

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Non si può gestire ciò che non si può misurare; eppure monitorare il tempo può essere davvero noioso. Toggle però uno strumento utile e simpatico che permette di tracciare il tempo speso per completare uno o più lavori o un particolare progetto e che potete usare per tenere traccia della vostra produttività.

Il bello di Toggl è la sua ampia disponibilità visto che può essere utilizzato con un software per PC e Mac, direttamente sul web o in mobilità con le app per iOS e Android. Se non ci si vuole iscrivere a Toggl, è possibile fare il log-in con un account di Gmail.

Zapier automatizza il vostro cloud

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Zapier è un servizio sofisticato ma facile da utilizzare che permette di creare degli “zap” per connettersi a vari servizi online direttamente dal vostro cloud, in modo da poter spostare facilmente dei dati tra le vostre web app preferite. Non è richiesta nessuna conoscenza di programmazione per usarlo e Zapier supporta centinaia di servizi con diverse opzioni per una dettagliata configurazione.

Zapier può essere usato ad esempio per postare automaticamente le vostri foto di Instagram su Tumblr e Facebook o per salvare, sempre in modo automatico, tutti i vostri tweet su Evernote. Zapier funziona anche con Dropbox, Gmail, Office 365, Trello e Toggl e in più, pagando 20 dollari al mese, si possono utilizzare con Zapier altri servizi come SugarCRM, ZOHO CR, PayPal, Quickbooks e persino SQL Server.

Usate Evernote per cercare i documenti scansionati

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Se di solito perdete troppo tempo a cercare documenti cartacei come fatture, certificazioni e altri, potreste considerare l’idea di ordinare tutti i documenti in formato digitali con Evernote, sul quale si possono caricare PDF, file di Office e anche le foto scattate con lo smartphone.

Gli utenti premium a pagamento hanno inoltre a disposizione un servizio molto utile, con il quale è possibile trovare immediatamente il PDF che serve cercando una parola o una frase al suo interno grazie a un software di riconoscimento ottico.

Tenetevi in forma con la workstation di Ergotron

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Stanchi di stare seduti alla scrivania tutto il giorno? Potrebbe allora interessarvi la WorkFit-P Sit-Stand Workstation di Ergotron (259 dollari), un’elegante e solida piattaforma regolabile in altezza che permette di lavorare stando in piedi. Grazie alla tecnologia proprietaria Constant Force, la piattaforma è ideale per utilizzare un laptop o una tavoletta grafica staccandosi per un po’ da quell’odiata sedia da ufficio. E la schiena ringrazia.

Duplicati crea backup fuori sede

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Il client di backup Duplicati potrebbe rivelarsi fondamentale se il vostro Hard Disk smette di funzionare o se un hacker ha la bella idea di eliminare tutti i file dal vostro servizio di cloud storage. Questa applicazione gratuita è disponibile per Windows, Linux e OS X ed esegue backup incrementali all’esterno su server FTP, Google Drive e Amazon S3, offrendo anche un sistema crittografia sicuro e affidabile per proteggere i dati del backup.

Affidatevi alla tastiera multidevice di Logitech

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State lavorando alla vostra scrivania ma dovete anche rispondere a un sms o a un messaggio su WhatsApp con lo smartphone? La tastiera Easy-Switch Keyboard K811 di Logitech, dotata di connettività Bluetooth, permette di passare da un dispositivo all’altro con la sola pressione di un tasto. In questo modo potete scrivere sul tablet, passare allo smartphone e poi al PC in un attimo.

Passate al cloud

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Se non avete ancora provato a lavorare appoggiandovi a un servizio di cloud storage, forse è arrivato il momento giusto per farlo. Questi servizi non sono mai stati così convenienti, sicuri e facili da utilizzare e, come nel caso di Dropbox, One Drive e Google Drive, offrono piani gratuiti e a pagamento a seconda dei GB richiesti.

Affidare i vostri file a un servizio di cloud storage significa potervi accedere da qualsiasi dispositivo (anche smartphone e tablet) e in qualsiasi momento e luogo, potendo inoltre contare su un elevato livello di sicurezza ed evitando una volta per tutte il rischio di perdere dati per un guasto all’Hard Disk o per la perdita o il furto di un laptop o di una chiavetta USB.

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