Siete rimasti lontani dalla scrivania per un’ora sola e una volta tornati vi siete ritrovati con 20 o 30 nuove email? Magari si tratta solo di inutili newsletter, di pubblicità e di spam, oppure di qualcosa di molto più importante e urgente. L’unico modo per saperlo con certezza è smettere di fare quello che state facendo e di leggerle tutte.

Se questo scenario vi suona molto familiare, allora potreste essere i candidati perfetti per passare a Inbox di Gmail, l’ambiziosa soluzione di Google per gestire al meglio le email in entrata. Disponibile su dispositivi iOS e Android, coì come sul browser di qualsiasi computer, Inbox organizza le vostre email archiviando quelle meno importanti e mettendo in risalto quelle che al contrario meritano davvero la vostra attenzione.

L’idea di fondo è bene o male questa, ma Inbox non è una soluzione adatta a tutti, o almeno non al momento. Infatti, per ogni funzionalità che vi fa risparmiare tempo sui vostri smartphone, tablet o PC, ci sono delle controindicazioni che vi faranno pensare due volte prima di passare a questo servizio di Google. Ecco perché abbiamo deciso di scrivere questo speciale per elencare quattro pregi e quattro difetti di Inbox.

I pregi

1 – Evitare di leggere tantissime email inutili e concentrarvi su quelle importanti

La killer feature di Inbox è la scansione automatica delle email ricevute. I messaggi importanti approdano direttamente nella cartella Inbox, mentre tutto il resto viene relegato in una delle sette categorie disponibili. Acquisti (ad esempio la ricevuta di un ordine online), Finanza, Social, Aggiornamenti, Forum, Promozioni e Bassa priorità.

Potete impostare Inbox in modo che vi notifichi solo i messaggi importanti per evitare di ritrovarvi con una cartella di posta in arrivo traboccante di messaggi. Oppure potreste decidere ad esempio che la sezione Promozioni vi notifichi i relativi messaggi solo una volta al giorno o alla settimana, soluzione utile soprattutto per i “controllori compulsivi” di email.

2 – “Pinnare” i messaggi nella cartella di posta in arrivo

Grazie alla funzione di “pinning” di Inbox si può avere sempre sott’occhio un messaggio anche se lo avete già classificato in una certa categoria, in modo da non dimenticarvelo se lo avete spostato troppo rapidamente.

3 – Inbox vi ricorda di rispondere alle email

Spesso si mantiene un messaggio nella casella di posta in arrivo non perché dobbiamo rispondere a esso ma come reminder per qualcosa che si deve ancora fare. Si può ad esempio tenere nella posta in entrata l’email con la ricevuta di un acquisto in PDF perché ci serve per cambiare o sostituire l’oggetto acquistato.

Inbox permette di creare una nota per ogni messaggio come se fosse un reminder, senza quindi obbligarvi a fare conto solo sulla vostra memoria. Una volta che avete “pinnato” un messaggio, basta cliccare su “Ricorda di” sotto l’oggetto dell’email e scrivere quello che dovete fare (chiamare il mittente, rispondergli, incontrare qualcuno, fare una prenotazione ecc.).

4 – Cambiare idea dopo aver inviato un’email

Ecco una funzione perfetta per chi, dopo aver cliccato sul pulsante Invia, si è pentito di averlo fatto ed è stato preso dal rimorso (o peggio ancora dal panico). Dopo che avete inviato un’email, avete sempre circa 15 secondi di tempo per cambiare idea. Basta cliccare su Undo in fondo allo schermo per fermare il messaggio prima che esca dalla casella di posta in uscita.

I difetti

1 – Inbox funziona solo con Gmail

C’è un motivo perché il nome completo di Inbox sia Inbox by Gmail. Questo servizio di Google funziona infatti solo account Gmail e quindi, se usate altri servizi come Yahoo Mail, iCloud e Outlook non potete utilizzare Inbox. Detto questo, l’app mobile di Gmail ha introdotto recentemente il supporto per provider email di terze parti e, magari, anche Inbox opterà in futuro per questo tipo di apertura.

2 – Non c’è una casella in entrata universale

Se avete più account Gmail, non esiste un’opzione universale per gestire tutti i vostri account Inbox, ma dovete per forza passare ogni volta da un account all’altro per controllare le email. Anche in questo caso però le cose potrebbero cambiare presto, visto che l’app di Gmail per Android ha aggiunto recentemente la funzione All Inboxes. Nel frattempo però la mancanza di questa “universalità” di Inbox è una scocciatura non da poco, visto che il principale scopo del servizio è appunto quello di far risparmiare tempo.

3 – Inbox deve essere addestrato

Nel complesso Inbox fa un ottimo lavoro nel classificare le email e nel destinarle alle varie sezioni, ma inizialmente può compiere alcuni (o svariati) errori. Ciò significa che le prime volte che utilizzate Inbox vi capiterà di dover spostare manualmente delle email da una cartella all’altra proprio per gli errori compiuti dall’algoritmo di Inbox. Algoritmo che però (e per fortuna) tende a imparare dai suoi errori basandosi appunto sui vostri spostamenti manuali. Nonostante ciò il fastidio iniziale nel dover controllare la giusta destinazione dei messaggi non va sottovalutato.

4 – Non si possono disattivare le conversazioni

Tra le feature più interessanti di Gmail c’è anche la possibilità di disattivare thread interminabili e lunghe conversazioni di messaggi che non si ritengono importanti, in modo da escludere tutti i relativi messaggi futuri dalla tua posta in arrivo. Queste conversazioni non vengono cancellate da Gmail ma solo archiviate e possono essere riprese in un secondo tempo. Purtroppo Inbox non offre ancora questa funzionalità, anche se non escludiamo una sua implementazione con un futuro aggiornamento del servizio.