Guida a Gmail per gli utenti business ed esperti di Outlook

Molte cose in Gmail sono diverse da quello che ci aspetteremmo se fossimo abituati a Outlook o client e webmail più tradizionali. Ecco una guida per orientarsi nel servizio di posta di Google

Fin dalla sua nascita, Gmail ha introdotto alcuni cambiamenti che la portano a essere molto differente da altri client e servizi di posta elettronica.

Chi è abituato a usare programmi più tradizionali, come Outlook, potrebbe quindi trovarsi spaesato di fronte al funzionamento di Gmail.

Alcune delle abitudini e pratiche radicate in anni di utilizzo di Outlook potrebbero non essere la soluzione migliore in Gmail, o essere addirittura controproducenti.

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Proprio perché Google ha un proprio modo tutto suo di gestire la posta elettronica, questa guida può essere d’aiuto agli utenti del servizio aziendale o personale che vogliono usare o personalizzare Gmail.

Il layout della casella di posta

La prima cosa da tenere in considerazione quando si accede a Gmail è il layout della casella di posta. Google ora offre sei diversi stili e li si può trovare facendo clic sull’icona a forma di ingranaggio nell’angolo in alto a destra del sito Web, poi guardando l’area Stile di casella di posta del pop up che si apre.

L’impostazione predefinita di Gmail offre una casella di posta a schede, con sezioni sullo schermo che classificano automaticamente le email come Principale (messaggi indirizzati personalmente a te e altre email importanti), Social (messaggi da social network e altri siti di condivisione), Promozioni (pubblicità), Aggiornamenti (conferme, fatture, estratti conto ecc.) o Forum (messaggi da mailing list e siti di discussione).

Guida Gmail per utenti outlook
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È possibile attivare o disattivare una o più di queste schede facendo clic sul link Personalizza sotto la parola Predefinito nello stesso pannello a comparsa di cui abbiamo appena parlato. Si può addirittura prendere il controllo delle schede stesse e addestrare Gmail a utilizzarle, personalizzandole a proprio piacimento.

Alla maggior parte delle persone la configurazione di base a cinque schede andrà bene, ma è possibile utilizzare una visualizzazione simile a quella di Outlook più semplice e diretta, passando allo stile di casella di posta Prima email da leggere, che mostrerà un unico elenco di email con elementi non letti in alto.

Lo stesso pannello delle impostazioni contiene un’altra opzione che simula il comportamento di Outlook e che può essere utile a qualcuno: un interruttore per attivare un riquadro di lettura sulla destra o in basso, che consente di vedere l’anteprima di qualsiasi messaggio selezionato direttamente nella casella di posta, senza mai dover fare clic.

Gmail vista messaggi come Outlook
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Ci sono molte altre personalizzazioni che si possono fare per ottimizzare l’interfaccia della posta in arrivo di Gmail, ridurre il disordine e migliorare l’efficienza della gestione dei messaggi. Ma prima è importante capire come Gmail organizza i messaggi e come si possono trovare le email di cui si ha bisogno, perché è probabilmente la parte più diversa rispetto ad altri sistemi di posta elettronica.

L’organizzazione delle email

Generalmente, la parte di Gmail più difficile da comprendere ​​è quella relativa alle etichette e all’archiviazione. Cerchiamo quindi di fare chiarezza.

Per Gmail, di ogni messaggio esiste una sola copia. Quella stessa email potrebbe però apparire in più posti a seconda di come la si organizza. Invece di pensare che un’email venga archiviata in una cartella e poi viva esclusivamente in quella posizione virtuale, è più corretto immaginare che ad ogni mail possano essere applicate una o più etichette, come fossero Post-It.

Ciò significa che una singola email potrebbe essere etichettata come Spese, Q2 e Servizi del sito Web. Le etichette assegnate appariranno nella parte superiore del messaggio quando lo si apre, così come accanto ad esso nella tua casella di posta.

È possibile anche cercare tutte (e solo) le email con assegnata l’etichetta di cui si ha bisogno. Basta guardare il menu principale nell’area a sinistra dell’interfaccia Gmail e fare click sull’etichetta in questione.

Gmail - differenza etichette cartelle di Outlook
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Per etichettare un messaggio i casi sono due: se si è nella visualizzazione della posta in arrivo principale, dopo aver aver selezionato uno o più messaggi si può vedere l’icona dell’etichetta, che si trova nella parte superiore dello schermo. Se si è già aperta un’email specifica, basta cercare la stessa icona nella barra degli strumenti in alto nella schermata. In entrambi i casi si può assegnare qualsiasi etichetta esistente o crearne una nuova ad hoc.

La stessa casella di posta, nel frattempo, è pensata per evidenziare messaggi che richiedono più attenzione di altri. Una volta che si è finito di gestire qualcosa, si può archiviare, facendo clic sull’icona dello schedario, (una scatola con all’interno una freccia bianca rivolta verso il basso) nella barra degli strumenti in alto a sinistra.

Il messaggio – o l’intera conversazione – non andranno persi, ma saranno visibili all’interno delle eventuali etichette applicate e nella sezione Tutti i messaggi. Questa sezione è accessibile nello stesso menu a sinistra dello schermo, ma se non la si vede subito, basta fare clic sulla parola Altro per visualizzare l’elenco completo delle opzioni.

Detto questo, di solito il modo più semplice per trovare un messaggio è semplicemente cercarlo utilizzando la grande casella di ricerca nella parte superiore della pagina web.

Basta digitare il nome del mittente, l’indirizzo email o una parola chiave contenuta nel messaggio o nel suo oggetto e si potrà trovare tutto ciò di cui si ha bisogno in pochi secondi. È possibile anche fare clic sull’icona a destra all’interno della stessa casella di ricerca per visualizzare opzioni aggiuntive per metodi di ricerca più avanzati.

Se volete organizzare automaticamente la posta in arrivo, potete usare i filtri di Gmail, cioè l’equivalente della funzione che Outlook chiama Regole. Si possono applicare automaticamente etichette, archiviare o inoltrare email a tutti i messaggi ricevuti che soddisfano certe condizioni.

Scrivere messaggi con Gmail

È arrivato il momento di provare a scrivere un’email. La sua composizione all’interno di Gmail può avvenire in diversi modi a seconda della circostanza specifica e delle preferenze.

Per le nuove email, basta cliccare sul pulsante Scrivi con l’icona a forma di più (+) nell’angolo in alto a sinistra della pagina Gmail e, per impostazione predefinita, apparirà una finestra pop-up per la composizione del messaggio in basso a destra. Ciò consente di continuare a visualizzare la casella di posta o qualsiasi altra area di Gmail mentre si lavora attivamente sul nuovo messaggio.

Se si preferisce invece avere un’esperienza di composizione a schermo intero, basta fare clic sull’icona in alto a destra della stessa finestra di composizione che mostra due frecce in diagonale. La visualizzazione a schermo intero può anche essere impostata come predefinita facendo clic sull’icona del menu con tre punti nell’angolo in basso a destra della finestra di composizione e cercando l’opzione Schermo intero predefinito.

Se, inoltre, si vuole utilizzare una finestra del browser completamente separata per scrivere la mail, si può tenere premuto il tasto Shift e fare clic sull’icona della linea diagonale con le frecce.

C’è un’altra configurazione di scrittura della posta elettronica in cui ci si imbatte in Gmail, ed è l’interfaccia che viene visualizzata quando si risponde a un messaggio. In questo caso apparirà la finestra di composizione in linea, direttamente sotto l’email originale e come parte della conversazione. Si può passare da quello all’interfaccia della finestra pop-up facendo clic sull’icona nell’angolo in alto a destra dello strumento di composizione delle risposte (quella che sembra una casella con una linea diagonale che lo attraversa).

Qualunque sia l’interfaccia di composizione che si sta utilizzando, si troverà sempre una serie completa di opzioni di formattazione del testo nella parte inferiore della finestra, nascosta all’interno dell’icona A (alla destra del pulsante Invia). Si può anche accedere al sistema di modelli di Gmail per risparmiare tempo facendo clic sull’icona del menu a tre punti nell’angolo in basso a destra dello strumento e cercando l’opzione Modelli.

Contatti, calendario e chat in Gmail

Se si proviene da Outlook, probabilmente ci si chiederà: dove sono i miei contatti e il mio calendario? A differenza di Microsoft, Google non adotta lo stesso approccio all-in-one alla casella di posta, ma sta cercando di far convergere sempre più i suoi strumenti di produttività nell’ambiente Gmail.

Google Calendar insieme a Contatti Google, Google Task e Google Keep, l’app per prendere appunti, si trovano nella la sottile striscia di icone sul lato destro della pagina Gmail (se non si vede, basta fare clic sulla piccola freccia rivolta a sinistra nell’angolo in basso a destra dello schermo). Quando si clicca su una di queste icone verrà visualizzato un pannello a destra della casella di posta con una visualizzazione di calendario, contatti, note o attività.

Calendario Gmail differenza con Outlook
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L’integrazione più importante di Gmail, tuttavia, è con Google Chat e Meet, i servizi di comunicazione dell’azienda. Al momento, essi sono i principali strumenti di comunicazione di testo e video di Google per gli utenti aziendali e sono ora disponibili anche per i normali utenti consumer insieme ad altri equivalenti sovrapposti. Si possono trovare passando il mouse sull’area più a sinistra della pagina di Gmail.

È possibile anche vedere Rooms, che è l’elemento della chat di gruppo di Google Chat, sempre nell’area a sinistra. Inizialmente era disponibile solo nelle configurazioni del team connesse a Google Workspace, ma ora è stato implementato anche per i singoli utenti.

Leggi anche: Servizi di messaggistica di Google. Una FAQ per capirli meglio

Non è detto che questi elementi siano visibili, ma si possono aggiungere nell’area delle impostazioni principali cliccando sull’icona a forma di ingranaggio nella parte in alto a destra del sito, selezionando Visualizza tutte le impostazioni, quindi ancora cliccando sulla scheda Chat e Riunioni nella parte superiore della schermata delle impostazioni generali.

L’impostazione Chat deve essere impostata su Google Chat e quella Riunioni su Mostra la sezione Riunioni nel menu principale. Non dimentichiamoci di salvare le modifiche nella parte inferiore dello schermo.

Si possono trovare tantissimi suggerimenti per sfruttare al meglio Chat, Meet e le altre funzionalità di collaborazione integrate in Gmail in questa guida alla collaborazione di Gmail (in inglese).

Altri comandi di Gmail che vale la pena conoscere

Diamo un’occhiata a una manciata di ulteriori nozioni di base che potrebbero risultare utili, soprattutto se si sta passando a Gmail da Outlook o da un altro programma di posta elettronica più tradizionale:

  • Per bloccare qualcuno in Gmail bisogna fare clic sull’icona del menu a tre punti nell’angolo in alto a destra del messaggio mentre lo si sta visualizzando, quindi selezionare l’opzione Blocca [nome del mittente]. Eventuali messaggi futuri da quel mittente verranno quindi automaticamente inviati nella sezione Spam. E se in un secondo momento si ha bisogno di rimuovere un indirizzo dalla lista bloccata, basta guardare nell’area Filtri e indirizzi bloccati delle impostazioni della pagina Gmail.
  • Per modificare la firma in Gmail, nella scheda Generale delle impostazioni e scorrendo verso il basso si troverà l’opzione Firma. L’opzione permette di creare e modificare una o più firme e per specificare quando esattamente ogni firma deve essere utilizzata.
  • Per impostare una risposta automatica “out-of-office” in Gmail, cercare nella stessa scheda Generale delle impostazioni del sito web di Gmail per trovare l’opzione Risponditore automatico.
  • Per cambiare lo sfondo e il tema di Gmail, fare clic sull’icona a forma di ingranaggio nell’angolo in alto a destra del sito web di Gmail e cercare la sezione Tema nel pannello che si apre.
  • Per configurare Gmail per l’utilizzo offline, cercare la scheda Offline nelle impostazioni del sito web.

Scorciatoie di Gmail

Ecco alcune rapide possibilità che vale la pena considerare quando si esplora Gmail:

  • Gmail ha una vasta gamma di shortcut (scorciatoie) utili che permettono di scorrere l’interfaccia senza mai spostare le mani dalla tastiera. Per abilitarli, bisogna tornare nelle impostazioni generali di Gmail, entrare nella cartella Avanzate, scorrere verso il basso fino a visualizzare l’opzione Scorciatoie da tastiera personalizzate e infine cliccare su Abilita – e di nuovo cliccare sul pulsante Salva modifiche. Una volta tornati nella visualizzazione della posta in arrivo principale, premere il tasto punto interrogativo sulla tastiera per visualizzare un elenco di opzioni disponibili.
  • La funzione di posticipo integrata di Gmail è comoda per ricordarsi di leggere un’email più tardi o cambiarne l’ordine nella casella di posta. Per posticipare un’email, cliccare sull’icona a forma di orologio nella barra degli strumenti nella parte superiore dello schermo mentre si visualizza un messaggio o dopo aver selezionato un numero qualsiasi di messaggi nella visualizzazione della posta in arrivo.
  • Oltre a selezionare i messaggi e quindi utilizzare i comandi nella parte superiore dello schermo nella posta in arrivo, è possibile fare clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi messaggio nello stesso elenco per visualizzare un menu di opzioni per funzioni quali archiviazione, etichettatura e inoltro.

Le differenze con l’app mobile

In generale, l’utilizzo di Gmail dallo smartphone Android o iOS è abbastanza simile all’utilizzo del servizio su un computer, ma ci sono alcune differenze significative.

Innanzitutto è necessario scaricare l’app Gmail per Android o per iOS. Il sito web mobile di Gmail è, possiamo dirlo, abbastanza datato ma le app offrono un’esperienza decisamente superiore.

L’unica nota è che le app del telefono Gmail non permettono di creare o modificare etichette, lavorare con i filtri o modificare nessuna delle impostazioni più avanzate del servizio. Eventuali modifiche apportate su questi fronti verranno comunque applicate nell’ambiente mobile, ma per configurarle si deve accedere a Gmail tramite il sito Web desktop.

A parte questo:

  • Per trovare i comandi di formattazione del testo durante la composizione di un messaggio nelle app per dispositivi mobili di Gmail, bisogna tenere premuto il dito sull’area di testo interessata. Su Android, si vede un’opzione Formato ed è lì che apparirà un pannello di formattazione del testo completo; su iOS, si dovrà prima selezionare una sezione specifica di testo per poi vedere le opzioni di base per il grassetto, il corsivo o la sottolineatura all’interno del menu a comparsa a livello di sistema.
  • Per passare da un account Gmail all’altro connesso al telefono, se, ad esempio, al dispositivo è associato un indirizzo di lavoro e uno personale, basta toccare l’immagine o l’icona del profilo nell’angolo in alto a destra dell’interfaccia principale per vedere un elenco di opzioni o scorrere verso l’alto o verso il basso su quell’immagine o icona per spostarsi rapidamente da un account all’altro.
  • Per configurare azioni di scorrimento personalizzate per la posta in arrivo: comandi che consentono di archiviare, eliminare o posticipare rapidamente un messaggio, nonché di contrassegnarlo come letto o non letto e spostarlo in un’altra etichetta o categoria di posta in arrivo: toccare l’icona del menu a tre righe in nell’angolo in alto a sinistra dell’app, quindi cliccare su Impostazioni nel menu visualizzato. Su Android, toccare Impostazioni generali seguito da Azioni di scorrimento; su iOS, toccare Azioni di scorrimento posta nel menu delle impostazioni principali.

E con questo, l’orientamento a Gmail è completo! Ora arriva la parte divertente: mettere a punto l’interfaccia di Gmail, imparare a usare scorciatoie più intelligenti e acquisire altre conoscenze avanzate.

Per chi volesse approfondire alcuni aspetti di Gmail, ecco una serie di articoli utili:

Nozioni di base sull’account Gmail

  • Come uscire da Gmail: se si desidera uscire completamente da Gmail, il che farà uscire anche da tutte le altre app e servizi Google, bisogna cliccare sull’immagine o sull’icona del profilo circolare nell’angolo in alto a destra del sito web di Gmail, quindi cercare il pulsante Esci (o Esci da tutti gli account) nel pannello che appare.
  • Come modificare la password di Gmail: la sicurezza dell’account Google è importante e l’utilizzo di una password complessa e che non viene utilizzata da nessun’altra parte è il modo più intelligente per proteggere i dati. La password di Gmail è uguale alla password generale del tuo account Google, quindi se si dovesse mai decidere di cambiarla, basta andare alla pagina Password dell’account Google. Si possono anche disconnettere manualmente dispositivi specifici e aggiungere l’autenticazione a due fattori all’account per una protezione aggiuntiva nella pagina Sicurezza dell’account Google.
  • Come recuperare un account Gmail: se non ci si ricorda la password di Google e non si riesce ad accedere a Gmail, bisogna visitare il sito Google Account Recovery per esplorare le opzioni. In modo proattivo, vale anche la pena esaminare l’area Metodi con cui possiamo verificare la tua identità della pagina Sicurezza dell’account Google per assicurarsi che il numero di telefono di recupero, l’indirizzo email di recupero e la domanda di sicurezza siano tutti aggiornati e precisi.
  • Come cambiare il tuo nome Gmail: è possibile cambiare il proprio nome Gmail facendo clic sull’icona a forma di ingranaggio nell’angolo in alto a destra del sito web di Gmail, selezionando Visualizza tutte le impostazioni, quindi facendo clic sull’intestazione Account e importazione e infine cliccando sul collegamento Modifica informazioni all’interno della sezione Invia messaggio come.
  • Come eliminare Gmail o rimuovere l’account Gmail: se non è più necessario un account Gmail e si desidera disattivarlo, eliminarlo e rimuoverlo definitivamente, si può trovare l’opzione per farlo all’interno della pagina dell’account Google. Se si desidera eliminare l’intero account Google, incluso Gmail e tutte le altre app e servizi Google, basta entrare in questa pagina. Attenzione! Bisogna essere sicuri di aver esportato e scaricato tutti i dati che si utilizzano prima di eseguire entrambi i passaggi.
  • Come creare un account Gmail: se si ha appena iniziato con Gmail o si ha bisogno di stabilire un nuovo indirizzo per qualsiasi motivo, è possibile creare un account Gmail compilando il modulo in questa pagina generale di creazione dell’account Google.

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Maria Russo
Laureata in Ingegneria della Produzione Industriale e dell’innovazione tecnologica, ha lavorato per Oracle Italia nel 2019, specializzandosi nelle aree ERP e Supply Chain Management in Cloud, collaborando a progetti di trasformazione digitale dei clienti. Dal 2020 è entrata nel mondo della comunicazione frequentando il Master in Content Creation della 24ORE Business School. La si può contattare su LinkedIn