Dematerializzazione, innovazione nella gestione documentale e nuove tecnologie per comunicare e condividere informazioni. Sono solo alcuni degli ingredienti del mutato concetto di posto di lavoro, che supera i confini dell’ufficio grazie a strumenti più intelligenti e connessi, secondo le logiche della mobility, del cloud e dell’app-economy.

Anche le imprese italiane stanno abbracciando questa rivoluzione, come dimostra l’aumento dei casi di successo di applicazione delle nuove logiche del Digital Workplace, specie per chi è in prima fila nel processo di sburocratizzazione del Paese. Tra questi c’è il CAF & Servizi Friuli Venezia Giulia, una S.r.l. nata nel 2013 dalla fusione delle entità regionali di Trieste, Gorizia e dell’Alto Friuli, che lo scorso anno, con le sue 20 sedi sparse sul territorio, ha supportato i cittadini nella compilazione di 46.000 modelli 730.

La ricerca di un partner che potesse armonizzare gli strumenti e l’ambiente di lavoro ereditato dai tre enti precedenti ha portato Giulio Arbanassi, presidente e amministratore delegato della società, a rivolgersi a Ricoh, da sempre in prima linea nello sviluppo dello smart printing.

In particolare sono stati impiegati i multifunzione monocromatici Ricoh MP 305+SPF, capaci di stampare ed effettuare scansioni fino al formato A3. Caratteristica di questo modello è lo Smart Operation Panel, un touch screen da 10,1 pollici con un’interfaccia intuitiva che consente di installare app per gestire i processi di stampa, scansione e condivisione.

Se è la tecnologia ad adattarsi al flusso di lavoro dell’ufficio, e non il lavoratore a dovere imparare nuove procedure astratte, l’adozione dei workflow  digitali è più rapida e soddisfacente per tutti

Proprio grazie a questa interfaccia l’azienda friulana ha potuto personalizzare i dispositivi installando app che semplificano al massimo i flussi di lavoro e la gestione documentale. Lo Smart Operation Panel è personalizzabile anche dal punto di vista del layout grafico, ad esempio il  CAF & Servizi Friuli Venezia Giulia ha inserito il proprio logo.Quando è la tecnologia a modellarsi in base all’ambiente e agli specifici flussi di lavoro, e non il lavoratore a doversi adattare a procedure generiche, l’adozione dei workflow digitali è più rapida, efficace e soddisfacente per tutti.

Non solo carta

L’offerta Ricoh per il digital workplace non si limita allo smart printing, ma comprende tutto il necessario per soddisfare anche le più giovani generazioni di lavoratori, abituati alla condivisione continua e a strumenti di lavoro semplici e potenti come quelli che usano costantemente nel tempo libero. Nel catalogo della storica multinazionale giapponese si trovano, per esempio, lavagne interattive molto versatili, come Ricoh D8400 con schermo 4k da 84 pollici e tutte le funzioni utili alla collaborazione e alla formazione.

Tra gli accessori connessi e intelligenti ci sono anche i videoproiettori professionali, pensati per semplificare al massimo ogni presentazione, come Ricoh PJ X4241N dotato di ottica corta per proiettare immagini nitide e di grandi dimensioni anche in piccoli uffici, laddove la distanza tra lente e superficie di proiezione sia limitata a soli 61 cm.

Infine non poteva mancare un sistema di videoconferenza sviluppato da Ricoh, elemento essenziale di un Digital Workplace in cui delocalizzazione ed estrema mobility sono condizioni comuni. Per questo il modello Ricoh Unified Communication System P3500 pesa appena 1,6 kg ed è sottile, compatto e immediato nella configurazione, in modo da poter essere spostato ovunque in una qualsiasi borsa per notebook. La collaborazione è ottimale essendo Ricoh P3500 dotato di telecamera, microfono e altoparlanti. Il Digital Workplace è davvero senza confini.

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