GTD: un metodo per elaborare, organizzare, controllare e fare!

Come domare impegni e progetti grazie all'archiviazione in liste e alla prioritizzazione codificata da David Allen

David Allen
David Allen - Credits: Robert Scoble - CC BY 2.0

Un sistema per farsi largo tra le cose da fare, per gestire efficacemente i progetti e migliorare esponenzialmente la produttività. Si chiama “Getting Things Done”, motto traducibile come “portare a termine le cose” o più semplicemente “concludere”.

Il metodo, noto con l’acronimo di tre lettere GTD, negli ultimi mesi si è diffuso in rete e in generale tra gli informatici, facendo furore con un misto di guide e blog, programmi e servizi (vedere più avanti).

La nascita del culto dell’efficienza

Il metodo GTD ha origine in un libro di David Allen dallo stesso titolo pubblicato nel 2001. Il testo di Allen è divenuto in breve tempo un testo di riferimento nelle aziende prima e su Internet poi, crescendo esponenzialmente di popolarità.

Due anni fa Wired lo ha definito un “tomo sacro per l’era dell’informazione” che sta “trasformando lavoratori stressati in api diligenti parte di un culto ossessionato dallo svuotare la propria casella di posta”.

Secondo David Allen il nostro “sistema di promemoria” mentale è piuttosto inefficiente e raramente ci ricorda che cosa dobbiamo fare, nel momento e nel luogo in cui dobbiamo farlo. Conseguentemente, il “sistema a fiducia” di memorizzazione in base al contesto delle “prossime azioni” da fare agisce come un supporto esterno, che ci assicura di essere presentati con i giusti ricordi e al giusto tempo.

L’idea di Allen è che le persone hanno bisogno di sollevare la mente dall’onere di ricordare gli impegni.

Gli impegni vanno sempre segnati e archiviati da qualche parte per mezzo di liste e ambiti. In questo modo le risorse mentali possono essere tutte dedicate al fare invece che gestire, cercando al contempo di ridurre al minimo procrastinazione e scadenze improvvise.

Dalla teoria alla pratica

"Getting Things Done" di David AllenAllen non pone tanto l’attenzione sulle priorità degli impegni ma più sullo stilare liste e sopratutto sul raggruppare e programmare al meglio le singole cose da fare, che sia fissare appuntamenti, delegare o mettersi senza indugio all’opera dato che “ogni nuovo compito che richieda meno di 2 minuti per essere completato, andrebbe fatto immediatamente”.

I principi del GTD sono cinque: Collect (raccogli), Process (elabora), Organize (organizza), Review (controlla) e Do (fai).

Il raccogliere aiuta a liberare la mente ed è seguito dall’elaborazione per fare ciò che si può subito, programmare o delegare e archiviare o persino eliminare il resto.
Il terzo principio, l’organizzazione, si divide in quattro categorie. Per prime le “prossime azioni”, una lista nuda e cruda dei singoli compiti. Ci sono poi i “progetti”, contenitori flessibili per operazioni in corso che verranno portate a termine in un periodo più o meno lungo. Abbiamo poi l’”agenda”, con il calendario in cui si attende una data o la mossa di qualcuno o un evento esterno, ad esempio in ambiti burocratici. Per ultime le cose “in forse” e appunti vari che necessitano di tempi lunghi o ulteriore riflessione o maturazione.
Quarto e quinto principio sono il controllare periodicamente le liste per ottimizzarle e naturalmente il “fare” vero e proprio, che dovrebbe divenire un’attività “semplice, facile e divertente” (!) grazie all’efficace gestione del metodo GTD.

Gli strumenti

Moleskine per GTDAllen usa e suggerisce l’impiego di un PDA Palm e ci sono software per altri palmari ma il suo metodo si può applicare facilmente anche ad altri strumenti: si va dai più semplici ma altrettanto efficaci taccuini cartacei (le Moleskine sembrano essere particolarmente graditi) allo schermo del computer, che sia con software o servizi online tramite browser.

È possibile implementare il GTD in Outlook ma c’è chi usa etichette di Gmail o i calendari di Google Calendar per archiviare email e impegni tra le “prossime azioni” piuttosto che tra i “progetti”. La posta elettronica in particolare è uno dei campi che più possono guadagnare dalla metodologia del GTD, aiutando a farsi largo nella mole di comunicazioni, contatti ed impegni che si accumulano giornalmente.

Le risorse online

Per non ha problemi con l’inglese Internet offre diversi approfondimenti sul GTD. Il punto di partenza è una ottima scheda su Wikisummaries che funziona sia da introduzione che riassunto schematico del libro di Allen e delle pratiche che suggerisce.

Per chi invece vuole spazi periodici la scelta non può che ricadere su Lifehack e su 43 Folders. Entrambi pubblicano giornalmente articoli con guide e tutorial, esplorando ed espandendo le idee originarie. Inoltre 43 folders, il cui nome è sinonimo di GTD e fa riferimento ad una tecnica di archiviazione ideata da Allen, offre una risorsa-archivio collaborativa via wiki.

Scegliere il software

Il panorama delle offerte per implementare il metodo Getting Things Done e vasto e conta prodotti di ogni tipo.
Si va dai software mono e multipiattaforma per Windows, Linux o Macintosh a plugin aggiuntivi a programmi per palmari (sopratutto Palm ma anche PocketPC, BlackBerry e addirittura Newton) fino a numerosi siti web. Decisamente ben assortita è anche la scelta per l’e-mail: abbiamo estensioni per Outlook, per l’uso di Gmail con Firefox e esistono anche tre guide per chi usa Gmail, Lotus Notes o Entourage.
Su Wikipedia inglese si trova una stringata ma efficace tabella comparativa dei software mentre un lungo articolo di ATPM fa un ottimo excursus con recensioni di moltissime se non addirittura di tutte le offerte esistenti.