Il M5S taglia i costi del Comune di Parma grazie a Sharepoint e Gruppo-Infor

Niente più carta e messi comunali: convocazioni e documenti del Consiglio ora viaggiano in rete

Office364 Cloud Sharepoint e Outlook

Le bizantine procedure della pubblica amministrazione, la lentezza e l’inefficacia che ne derivano sono motivo di lamentela per tutti i cittadini, ma chi è abituato a lavorare nel settore IT di un’azienda moderna soffre di un ulteriore livello di frustrazione, perché ha ben chiaro come le cose si potrebbero e si dovrebbero fare, come il livello di servizio al pubblico potrebbe essere migliore, più efficiente e meno costoso, se solo ci fossero una chiara intenzione e le competenze necessarie. Ebbene, in quel di Parma, sembrano aver trovato entrambi gli ingredienti necessari.

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L’intenzione chiara di Federico Pizzarotti, primo sindaco eletto tra le fila del Movimento 5 Stelle, si è concretizzata nella creazione di una delega specifica all’Informatica e Innovazione Tecnologica, affidata all’assessore Giovanni Marani. Le competenze sono invece state trovate tra i ranghi di Gruppo Infor, azienda locale e partner Microsoft nel progetto CityNext dedicato alle smart city, che ha realizzato una soluzione per rendere più efficienti i processi legati alle attività del Consiglio Comunale.

Finora, infatti, ogni riunione del Consiglio portava con sé una serie di attività di produzione di materiale cartaceo, dalla convocazione all’ordine del giorno, ai documenti in discussione, rigorosamente consegnati a mano da un messo comunale a tutti i consiglieri e archiviati in Comune per consultazione. Chili di carta e ore e ore di lavoro dei dipendenti sono stati sostituiti da una soluzione basata su calendari, gestione e condivisione documentale e automazione dei processi sviluppata sulla piattaforma SharePoint di Office365.

Oggi tutti i documenti e le attività delle commissioni sono disponibili sulla piattaforma Sharepoint, i consiglieri possono accedere a tutte le informazioni e i documenti e le notifiche di convocazione alle Giunte avvengono in forma elettronica.

I risultati? Totale annullamento dei costi legati agli spostamenti dei messi comunali, che ora gestiscono le notifiche da remoto; un aumento stimato del 50% della produttività dei team di lavoro; dimezzamento del tempo impiegato nella ricerca e condivisione dei documenti. Tutto il tempo risparmiato può quindi essere impiegato in attività più importanti per la città.

Il tempo di realizzazione del progetto è stato particolarmente veloce. Il merito, secondo il Presidente del Gruppo Infor Fabrizio Montali, va alla filosofia cloud e a Sharepoint di Microsoft, che “hanno permesso di rilasciare in tempi rapidissimi la soluzione integrando la posta elettronica Exchange e potendo garantire un elevatissimo livello di sicurezza dei dati”. Il periodo di sviluppo  è durato tre mesi, e il sistema è entrato in produzione dopo un mese di test.  Molto soddisfatto anche l’assessore Giovanni Marani, che evidenzia “miglioramenti che si riassumono nella semplicità di amministrazione e nella significativa diminuzione dei costi legati alla gestione e organizzazione”, ma anche gli utenti finali (i consiglieri.

Certo, per noi che lavoriamo più a stretto contatto con sistemi di collaborazione avanzati, ma anche e più banalmente con calendari e inviti di Outlook e condivisione di documenti su intranet/extranet, il progetto può non sembrare così rivoluzionario. Beh, prima di esprimere giudizi, proviamo a pensare a quando è stata l’ultima volta che abbiamo potuto contattare un sindaco, un assessore o un funzionario via email, ricevere un invito Outlook o iCal per un appuntamento in una struttura pubblica, o avere accesso a documenti organizzati in modo organico su un sito. Il passo fatto nel piccolo comune non sarà un “balzo da gigante”, ma di sicuro è un bel passo nella direzione giusta.

Andrea Grassi
Editor di Computerworld e CIO Italia Giornalista professionista, ma con una formazione tecnico-scientifica, dal 1995 ha lavorato per alcune delle più importanti testate di informatica in Italia. È stato redattore di .Net Internet Magazine, il Mio Computer e MacFormat, responsabile di redazione di Computer Magazine, PC Magazine, Hacker Jorunal, Total Computer e del portale CHIP Download. Come publisher ha curato l’edizione italiana di CHIP, PC World, Macworld e ha ideato e lanciato le riviste mensili iPad Magazine e Android Magazine. È autore dei libri Windows XP per tutti e Mac OS Tiger pubblicati da McGraw-Hill e ha tradotto svariati altri manuali di programmazione, cybersecurity e per software professionali. Dal 2015 cura per Fiera Milano Media le testate Computerworld e CIO Italia dell’editore americano IDG. Ha seguito in particolar modo l’evoluzione di Internet, dagli albori della sua diffusione di massa, analizzandone gli aspetti tecnici, economici e culturali, i software di produttività, le piattaforme web e social, la sicurezza informatica e il cybercrime. Più di recente, segue le tematiche relative alla trasformazione digitale del business e sta osservando come l’intelligenza artificiale stia spingendo ogni giorno più in là il confine della tecnologia. Puoi contattarlo via email scrivendo ad andrea.grassi@cwi.it e seguirlo su Twitter (@andreagrassi) o Linkedin.