Dropbox vs Box: quale sceglie per la propria azienda?

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Dropbox ha lanciato Dropbox Enterprise come aggiornamento del prodotto Dropbox Business. In termini di funzionalità si tratta di un aggiornamento minore, ma è significativo in quanto l’azienda sembra voler competere con il servizio rivale Box.

L’offerta di livello enterprise include strumenti di gestione di dominio, insights granulari di collaborazione per i responsabili, integrazioni personalizzate e supporto per la distribuzione.

Box è il prodotto più consolidato per la condivisione di file e la collaborazione all’interno di grandi aziende. La società è sempre stata focalizzata sul segmento business, sia per quanto riguarda le caratteristiche del prodotto che per le relazioni con i clienti. Dropbox, invece, si affaccia al mercato enterprise dopo aver dominato il mercato consumer.

Con due vendor che puntano al redditizio mercato enterprise, le aziende oggi possono scegliere tra diverse opzioni per l’archiviazione in cloud. Mettiamo a confronto per capire quale risponde meglio alle esigenze aziendali.

Caratteristiche

L’ingresso di Dropbox nel segmento enterprise lo mette in concorrenza diretta con Box. Entrambi offrono spazio di archiviazione illimitato, accesso sicuro ai file da diversi dispositivi e strumenti standard di collaborazione.

I giganti Google e Microsoft offrono prodotti simili tra loro, ma con alcuni inconvenienti. Il vantaggio di prodotti come Google Drive e Microsoft OneNote è che i dipendenti lavorano già con questi sistemi e applicazioni, quindi possono rimanere nello stesso ambiente.

Lo svantaggio è che queste applicazioni possono non essere flessibili quando si tratta di archiviare e collaborare su tipi di file non nativi, quindi può essere complicato lavorare su file video o documenti di testo che non sono documenti di Google o Microsoft.

Dropbox ha cercato di risolvere questi problemi con il rilascio di Smart Sync e Paper. Smart Sync consente ai dipendenti di accedere a tutti i loro file, sia memorizzati localmente che nel cloud Dropbox, attraverso Windows File Explorer (compatibile con Windows 7) o Mac OS X Finder senza il ritardo di un’unità di rete e senza occupare prezioso spazio sui dispositivi.

In pratica, ciò significa che i file salvati in locale vengono visualizzati con il familiare segno di spunta verde e i file memorizzati in Dropbox appariranno accanto, ma con il simbolo grigio del cloud. Gli utenti possono sincronizzare i documenti sui loro dispositivi e possono lavorarci sia online che offline.

Paper è simile a Google Docs; si tratta di un’applicazione nativa per la creazione di documenti e la collaborazione in tempo reale, sia attraverso il browser che applicazioni mobili standalone. Paper è stata rilasciata il 30 gennaio 2017.

Box ha rilasciato il proprio strumento di collaborazione per i documenti, denominato Notes, il 24 gennaio 2017.

L’annuncio principale di Box nel 2016 è stato Shuttle, con cui la società ha affrontato il problema di trasferire volumi di file da un complesso sistema legacy al cloud. Shuttle promette piani di migrazione su misura per i clienti, il che significa che la governance, i metadati e le autorizzazioni restano in vigore durante la migrazione. La disponibilità generale di Shuttle risale a dicembre 2016.

Entrambe le aziende si sono concentrate anche sulle cartelle condivise, consentendo ai dipendenti di condividere e collaborare su documenti aggiornati in hub dedicati, con controlli granulari per l’IT per la gestione degli accessi. “Stiamo ridisegnando Dropbox perché sia fondamentalmente progettato per i team”, ha dichiarato il CEO di Dropbox Drew Houston lo scorso gennaio.

Integrazioni

Dropbox ha introdotto l’integrazione di Microsoft Office nel novembre 2014, seguita da Box nel giugno 2015. Come membri del Cloud Storage Partner Program di Microsoft, Box e Dropbox hanno annunciato una nuova serie di integrazioni nel gennaio 2016.

Gli utenti di entrambi i servizi possono lavorare sui documenti Microsoft, e le modifiche vengono salvate in Box o in Dropbox in tempo reale. Grazie alla nuova integrazione di iOS i documenti possono essere creati, modificati e salvati in Box o Dropbox tramite le applicazioni Microsoft per iOS. Infine, i clienti possono allegare contenuti salvati in Box o Dropbox direttamente in un messaggio di posta elettronica Outlook, anziché dover salvare i documenti sul desktop per poi allegarli in una mail.

Gli utenti di Dropbox Basic, Pro e Business con una licenza Microsoft Office 365 possono utilizzare immediatamente queste integrazioni. Lo stesso vale per gli utenti privati e aziendali di Box.

Box è stata la prima delle due aziende a lanciare un’applicazione Windows 10 (compatibile con Windows 8) che consente ai clienti di integrare i loro file Box con il sistema di scansione di Windows. Ciò significa che gli utenti possono lavorare su un file Microsoft Office Word, Excel o Powerpoint e salvare tali modifiche in Box senza lasciare l’ambiente di Windows 10, sia da desktop che su dispositivi mobili.

Dropbox ha lanciato un’applicazione gratuita di Windows 10 (compatibile con Windows 7) nel gennaio 2016. In modo simile a Box, gli utenti possono accedere e lavorare sui file salvati in Dropbox senza soluzione di continuità all’interno dell’applicazione Windows 10. Gli utenti possono anche utilizzare i controlli di accesso a Windows Hello, anziché utilizzare una password per Dropbox.

Sia Box che Dropbox si integrano con le applicazioni Google.

Box ha annunciato una nuova serie di integrazioni con la piattaforma Salesforce CRM dovuta per l’estate 2016, a seguito della partnership avviata nel 2009, mentre Dropbox è stata integrata con Salesforce a ottobre 2014. I dipendenti sono in grado di integrare entrambe le piattaforme con Salesforce per accedere ai file e collegare questi documenti direttamente a record, utenti e gruppi all’interno di Salesforce.

Box ha annunciato Box Zones al suo evento Box World Tour Europe a Londra quest’anno. Il prodotto è stato progettato per sfruttare le partnership con Amazon Web Services (AWS) e IBM Cloud, e consente ai clienti di scegliere dove archiviare i contenuti. Attualmente il servizio è disponibile in otto zone: Regno Unito, Germania, Irlanda, USA, Canada, Giappone, Singapore e Australia.

Strumenti di amministrazione

Dropbox ha lanciato un aggiornamento dei suoi strumenti di amministrazione chiamato AdminX nell’agosto 2016. La società ha completamente ridisegnato la console di gestione, dando la possibilità agli amministratori di avere maggiore controllo sulle modifiche individuali. Inoltre, gli amministratori possono gestire le autorizzazioni fino al livello delle sotto-cartelle, assicurandosi che le persone all’interno e all’esterno dell’azienda possano accedere solo a determinate cartelle.

Anche la gestione dei dispositivi è stata modificata in modo che il team IT possa limitare il numero di dispositivi collegati che un dipendente può utilizzare per i documenti di lavoro. Questa funzione è progettata per completare, non competere con, le offerte esistenti di gestione della mobilità aziendale (EMM). E la nuova gestione della sincronizzazione consente agli amministratori di controllare quali contenuti vengono sincronizzati automaticamente per risparmiare spazio sul disco rigido.

Per la sicurezza, gli amministratori possono scollegare i dispositivi dei dipendenti e persino eseguire una cancellazione online nel caso di perdita di un dispositivo. Gli amministratori possono anche abilitare la firma singola, la verifica in due passaggi, la reimpostazione della password e le opzioni di condivisione per tutti i gruppi e i singoli membri. Gli amministratori possono sospendere da remoto o eliminare completamente l’account di un dipendente (per esempio nel caso di dimissioni o licenziamento), quindi possono trasferire tutti i file del dipendente a un nuovo membro del team.

Per quanto riguarda gli analytics, gli amministratori possono fare un drill-down utilizzando la versione desktop di Dropbox e creare report aziendali. Questi vengono scaricati come file CSV e includono dati come nome, orario, indirizzo IP e attività da parte di membri esterni, in modo da poter monitorare la condivisione dei collegamenti esterni. Questi report possono essere facilmente integrati con una piattaforma di analytics come Splunk, offrendo una visualizzazione completa dei dati.

Box offre un insieme altrettanto robusto di strumenti di amministrazione. Gli amministratori possono scaricare report dettagliati, gestire l’utilizzo e le autorizzazioni, anche su mobile, e controllare i contenuti aziendali.

Per rafforzare la conformità, Dropbox ha assicurato che il suo prodotto enterprise è in linea con gli standard e le normative di governance. Questo è stato tradizionalmente un punto di forza di Box, ma adesso entrambi i servizi sono conformi a standard quali HIPAA/HITECH, ISO 27001, ISO 27018, SOC 1 e 2, PCI DSS e gli accordi Safe Harbor. Entrambe le società sono membri di Cloud Security Alliance.

Piani e prezzi

I costi dei due servizi sono simili. Il servizio base di Box costa 12 euro per utente al mese, Dropbox chiede 10 euro al mese per il livello standard e 15 euro per l’avanzato, che include funzioni di amministrazione, controllo e integrazione. I costi dei servizi di livello enterprise sono valutati in base alle singole esigenze delle aziende clienti.

Box e Dropbox funzionano entrambi in modalità software-as-a-service (SaaS), quindi non ci sono costi iniziali, i contratti sono flessibili e possono essere rinnovati su base mensile o annua.

Box richiede una tariffa aggiuntiva per il supporto premium, che Dropbox offre invece come servizio standard.

I numeri

Dropbox ha dichiarato di avere oltre 200.000 clienti aziendali, mentre Box ne ha 62.000 (secondo i dati rilasciati ad agosto 2016).

La disparità tra questi numeri potrebbe dipendere dalla dimensione delle imprese che fruiscono dei servizi: Box vanta infatti tra i suoi clienti il 59 per cento delle imprese Fortune 500.

Il verdetto

I due giganti tecnologici continuano a puntare sugli annunci di prodotto per conquistare il mercato dello storage e della collaborazione aziendale, e competono sui costi e sulle funzionalità.

Allo stato attuale, i servizi offerti dalle due società sono comparabili tra di loro per tutti gli aspetti esaminati, e da questo confronto non emerge un vero vincitore.

Anche se Dropbox avrà sempre i suoi sostenitori che sottolineano la facilità di utilizzare un prodotto familiare, quando si tratta di decisioni di acquisto le relazioni con i clienti sono un fattore critico. Se la società riesce a migliorare questo aspetto della sua offerta, parallelamente al fatto che il suo è un prodotto molto diffuso, allora potrà competere con Box, attualmente più consolidato nell’ambito enterprise.

AUTOREScott Carey
FONTEComputerworld UK
CWI.it
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