Tre cose importanti da sapere sulle presentazioni online

Le presentazioni online hanno requisiti unici per il successo. Ecco tre cose importanti da tenere a mente durante la preparazione e la consegna di una presentazione online.

presentazioni online

Le presentazioni online sono state l’eccezione piuttosto che la regola per la maggior parte delle presentazioni aziendali. Ma a partire dalla scorsa settimana, quasi tutti i professionisti negli Stati Uniti stanno lavorando in remoto almeno una parte del tempo e saranno probabilmente chiamati a creare e consegnare presentazioni tramite videoconferenze online, che potrebbero presto diventare la norma.

La virtù principale di una presentazione online (o presentazione virtuale) è la capacità di raggiungere un pubblico più ampio e più ampiamente erogato, comprese le audience business ora “sequestrate” nelle loro case. Ma è un errore comune pensare al contenuto e alle prestazioni di una presentazione virtuale come:

  • Sempre un sostituto efficace per una presentazione classica, dal vivo e di persona (presentazione classica).
  • In sostanza, la stessa presentazione in entrambi i casi
  • In definitiva, solo una versione in qualche modo troncata di una presentazione classica (o presentazione leggera)

Le presentazioni virtuali sono generalmente asincrone in termini di spazio e sincrone o asincrone in termini di tempo. Sono più adatte a contenuti incentrati su idee facilmente accessibili con un’implementazione semplice, come operazioni quotidiane e lievi modifiche tattiche. E gli aspetti virtuali della presentazione influenzano le prestazioni in modi sottili ma profondi.

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Una presentazione classica è un evento condiviso che si svolge in tempo reale e nello spazio. Una presentazione virtuale avviene in molti spazi. È un mosaico di spazi unici occupati dal relatore e da ogni membro del pubblico.

Le persone possono accedere a questa rete virtuale di spazi solo se hanno accesso a una piattaforma tecnologica comune. Ma i dispositivi, la connettività e l’ambiente ambientale di ciascun membro del pubblico non sono comuni. Ogni dispositivo, connessione e ambiente varieranno notevolmente in termini di esperienza che offrono e quindi ogni membro del pubblico avrà un’esperienza unica della presentazione.

Il presentatore sta, in effetti, creando finestre sui molti diversi universi occupati da ciascun membro del pubblico. L’obiettivo è raggiungere oltre “Mi sentono tutti? Tutti vedono il mio desktop?” per catturare l’attenzione di ogni membro del pubblico e attirarli attraverso quella finestra. Questo è l’obbligo del relatore.

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Il relatore deve andare oltre la logistica dell’accesso (avvio di un’app, accesso, navigazione, attivazione del microfono (e/ovideocamera) per sapere come utilizzare la tecnologia come mezzo di comunicazione efficace. È il modo in cui applicate la tecnologia la vera chiave.

Tutto riguarda la voce

Può essere controintuitivo con tutte le opzioni di videoconferenza mobile ora disponibili, ma la voce rimane il mezzo di comunicazione più importante in una presentazione virtuale. È facile per il relatore fissare le diapositive che appaiono sul desktop e dimenticare che c’è un pubblico presente. Ma dovete ricordare che: a) c’è un pubblico presente e b) che non è un pubblico “prigioniero”.

Non date per scontato che il pubblico vi stia dando la sua totale attenzione o che solo perché iniziate a parlare, vi stiano prestando attenzione. Dovete attirare e mantenere la loro attenzione. Non potete fare affidamento su diapositive statiche per farlo. La maggior parte dei dirigenti aziendali non è addestrata a utilizzare la propria voce in modo efficace per sostenere l’interesse del pubblico. Ritmo, articolazione, varietà e dinamiche vocali e l’uso strategico delle pause diventano fondamentali. Ascoltare è importante quanto parlare.

Una presentazione virtuale è come una trasmissione radio o un podcast. Vogliamo imprimere idee nelle menti del pubblico. E lo facciamo con l’uso intenzionale delle nostre voci.

Maggiori dettagli ma meno idee

La maggior parte delle slide in una presentazione virtuale è un’esperienza di primaria importanza per il presentatore e il pubblico. Ciò dovrebbe consentire di inserire molti dettagli sulle nostre slide, ma non tutti gli schermi sono uguali. Alcuni membri del pubblico stanno seguendo su un laptop o notebook. Alcuni sono su tablet o sui loro smartphone, dove certi fogli di calcolo diventano difficilmente comprensibili.

L’assenza di modelli comportamentali da parte del relatore e dei membri del pubblico partecipante (che non possono osservarsi facilmente al di fuori di una miniatura) sopprime ulteriormente la coesione, l’impegno e la risposta del pubblico.

La soluzione semplice è di rimanere brevi e concisi. È giusto avere maggiori dettagli su ogni slide, purché si evidenzi ciò su cui il pubblico dovrebbe concentrarsi, ridurre il numero e la complessità delle idee che si stanno presentando e concentrarsi sulle transizioni dinamiche da slide a slide.

Le presentazioni virtuali di successo sono in genere quelle che:

  • Fanno un uso efficace del mezzo per catturare l’attenzione di un vasto pubblico in spazi remoti
  • Sono caratterizzate da una voce forte con un senso di urgenza
  • Sono compatte, focalizzate e di breve durata.

È difficile eccitare il senso di impegno del pubblico e mobilitare l’azione con una presentazione virtuale, anche in questi tempi urgenti: la lontananza può portare alla percezione di un impegno inferiore da parte del presentatore. Ma creare e distribuire presentazioni online di successo è qualcosa che tutti dovremo fare e sarà più facile per tutti se inizi a ricordare queste tre cose.