Tre consigli per digitalizzare il vostro lavoro

Basta carta. Con questo motto il workflow di uffici e aziende sta mutando radicalmente a favore di una completa digitalizzazione. Ecco come approcciarsi a questo nuovo modo di lavorare.

Da quanto tempo sentiamo parlare di “paperless” e in generale di un nuovo approccio alla documentazione che abbandoni finalmente la carta e abbracci interamente il digitale? Questa volta però, dopo numerosi falsi allarmi, sembra proprio che il concetto di paperless stia prendendo un rinnovato slancio sia grazie alla diffusione sempre più capillare di pratiche lavorative come il BYOD, sia perché ormai tantissime aziende si stanno rivolgendo sempre più spesso a servizi cloud.

Non dimentichiamo poi altre ragioni come una rinnovata coscienza ecologista (meno carta si usa, meglio è per l’ambiente), la facilità di collaborazione e la produttività. Ecco perché abbiamo deciso di approfondire questo interessante approccio “all digital” esaminando tutti i vantaggi che si hanno dall’abbandonare la carta e dal digitalizzare l’intero carico di lavoro.

Perché scegliere il digitale?

Uno dei vantaggi per le aziende nell’abbandonare la carta è la convenienza. Ricordiamo infatti che qualsiasi dato di natura digitale è facilissimo da cercare ed è altrettanto semplice immediato da trasferire a chi vogliamo. Inoltre, con l’esplosione dei servizi cloud, un file trasferito online può essere utilizzato su qualsiasi dispositivo (PC, smartphone, tablet) e persino su un browser web di un PC di un familiare, di un amico o di un Internet Café quando siamo in vacanza.

I documenti digitali sono ideali anche per copie e backup. È infatti molto più facile, veloce e conveniente fare copie di un file rispetto a fotocopiare decine e centinaia di copie cartacee e, con le feature offerte da servizi cloud come Dropbox e SugarSync, è anche possibile salvare diverse versioni dello stesso documento in modo da avere a disposizione all’occorrenza anche versioni più vecchie.

Ultimo ma non meno importante fattore di preferenza per un ambiente di lavoro digitalizzato è l’innalzamento dei livelli di collaborazione e produttività tra i dipendenti. Su questo versante oggi il mercato offre davvero tantissimi strumenti online per eseguire i compiti più disparati. Qualche esempio? Gestione del tempo (Toggl), produttività (Asana) e collaborazione (Yammer). Visti i benefici, scopriamo ora le tappe per avvicinarsi nel modo corretto a questa rivoluzione digitale.

1 – Scegliere il giusto software

Microsoft OneNote, disponibile per PC, Mac e dispositivi iOS e Android (ma lo si può utilizzare anche da un qualsiasi browser web), permette di creare documenti con testi, immagini, file multimediali e persino disegni e scritte a mano. Oltre ad avere aggiunto il supporto per Dropbox e OneDrive, l’ultima versione di OneNote disponibile al momento ha introdotto anche la funzionalità OCR (Optical Character Recognition) per le immagini, rendendo così molto più facile e immediata la ricerca di parole specifiche all’interno di immagini.

Evernote è un altro popolare (e gratuito) servizio online per la creazione di note. Offre praticamente uno storage illimitato per i documenti (c’è solo un limite di upload mensile, comunque molto generoso) e il suo vantaggio principale è la compatibilità, visto che Evernote è disponibile per qualsiasi piattaforma (BlackBerry compreso).

Le note possono essere condivise tra molteplici utenti e un documento può essere salvato anche in diverse versioni “temporali”. Gli utenti con un account a pagamento possono inoltre utilizzare il servizio anche offline e sfruttarlo per eseguire ricerche testuali all’interno di documenti Office e PDF.

Per chi invece è interessato a creare liste di cose da fare (le cosiddette “to do list”) e a condividerle con i colleghi di lavoro, sono disponibili servizi online come Trello, Todoist, Google Keep, SimpleNote e la funzionalità Note in Office 365.

Avere gli strumenti giusti per creare note e documenti in digitale è un’ottima cosa, ma non per questo smetterete di avere a che fare con documenti cartacei

2 – Optare per un approccio all digital

Tutto quanto scritto finora non avrebbe alcun significato se il processo di inserimento dei dati in un documento fosse fatto con i vecchi metodi cartacei. Bisogna quindi considerare anche smartphone e tablet come strumenti di data input (soprattutto quando si è in movimento) e, per velocizzare e semplificare il tutto, è caldamente consigliabile l’utilizzo di una tastiera fisica da abbinare a un qualsiasi dispositivo mobile. Ne esistono per tutti i gusti e i prezzi anche per i device iOS.

Con il suo pennino digitale il sistema di scrittura Livescribe permette di scrivere a mano testi, formule e diagrammi su un apposito supporto cartaceo e di trasferire il tutto direttamente su un iPad o un iPhone, con anche la possibilità di sincronizzare le note scritte su OneNote o Evernote. Non dimentichiamo poi che device come il Surface Pro 3 di Microsoft e i phablet Galaxy Note di Samsung vengono venduti con già un pennino integrato, che funziona decisamente meglio rispetto alla maggior parte delle soluzioni di terze parti.

3 – Digitalizzare tutto facilmente

Avere gli strumenti giusti per creare note e documenti in digitale è certamente un’ottima cosa, ma non per questo smetterete di avere a che fare con documenti cartacei come bollette, fatture, biglietti da visita, brochure promozionali e chissà cos’altro. Uno dei modi migliori per minimizzare questa ondata di materiale cartaceo è cercare di digitalizzare tutti i documenti quando ciò sia possibile.

Potete farlo in vari modi. Il modo più semplice è utilizzare un’app per smartphone come Scanner Pro per scansionare qualsiasi cosa, dai biglietti da visita fino a documenti personali. La qualità però varia molto a seconda di fattori come la quantità di luce al momento della scansione e la qualità della fotocamera dello smartphone, ma in generale questa soluzione assicurata anche da altre app simili è più che sufficiente nella maggioranza dei casi.

Per chi però cerca una qualità migliore ci sono alternative più professionali come lo scanner NeatConnect Wi-Fi che scansione fogli stampati direttamente in OneNote ed Evernote. Non mancano poi gli scanner portatili alimentati a batteria come il Doxie Go Wi-Fi e il Doxie Flip; quest’ultimo si caratterizza per un coperchio rimovibile che consente di capovolgere Doxie e posizionarlo direttamente sui documenti originali.

Infine chi ha necessità di scansionare oggetti più complessi può puntare sullo scanner ScanSnap SV600 di Fujitsu (foto in alto). Si tratta di un’unità di scansione a testa mobile senza contatto per acquisire giornali, documenti rilegati, fogli singoli, libri e riviste in formato digitale senza tagliare o danneggiare le fonti. Può scansionare qualsiasi cosa dalle dimensioni di un biglietto da visita fino al formato A3, con in più uno strumento di rimozione dita che permette agli utenti di tenere con fermezza il documento in posizione senza compromettere la scansione.