5 consigli per applicare con successo il modello Technology Business Management (TBM)

Il framework TBM può aiutare le aziende ad allineare meglio la spesa IT con gli obiettivi aziendali, riducendo al contempo i costi inutili. Ecco i suggerimenti per un'implementazione di successo

ambiente multi-generazionale

Studiato per allineare le iniziative IT con la strategia aziendale, il modello Technology Business Management (TBM) può essere un prezioso alleato per CIO e responsabili IT. Il TBM è un framework flessibile progettato per acquisire una maggiore comprensione di spesa, budget e risorse IT, trovare modi per ridurre i costi e le inefficienze, facendo emergere le spese che non si allineano alla strategia aziendale. La spesa infatti è uno dei maggiori ostacoli per i leader IT che devono giustificare budget più elevati per mantenere la tecnologia legacy e adottare tecnologie nuove o innovative in futuro.

Le aziende che adottano il TBM possono favorire una maggiore trasparenza tra IT e business, offrendo dati concreti che mostrano come la spesa IT avvantaggi l’intera azienda e specifici obiettivi di business. “Il modello TBM consiste nel coinvolgere personale del dipartimento IT e delle linee di business per collaborare in merito a spese, risorse e priorità”, afferma Jarod Greene, General Manager del TBM Council, che ha sviluppato il modello. “Ciò significa comprendere non solo il portafoglio di progetti o le spese dell’IT; si tratta di gestire entrambe le spese per supportare e innovare il business”.

Il TBM Council è un’organizzazione non profit istituita nel 2012 per offrire collaborazione, standardizzazione e formazione sulle pratiche di Technology Business Management, ed è composta da CIO e dirigenti IT senior. L’organizzazione ha collaborato con McKinsey & Co. per sviluppare il TBM Index, che permette alle aziende di valutare il proprio ambiente per capire quali elementi TBM già utilizzano, quali hanno il maggiore impatto e quali potrebbero essere adottati per migliorare la collaborazione tra business unit. L’indice è stato sviluppato raccogliendo dati di benchmarking da oltre 250 imprese in Europa, Nord America e Australia.

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Le aziende possono completare un sondaggio di 30 minuti che confronta le risposte con quelle di altre imprese. “Il sondaggio valuta un insieme olistico di capacità che devono essere in atto per gestire il business dell’IT”, spiega il TBM Council. “Questi includono il modello operativo, l’orientamento al servizio, l’organizzazione, gli strumenti e le capacità di gestione. Il sondaggio valuta anche l’impatto finanziario e la soddisfazione del TBM”.

Sulla base dell’esperienza di manager che hanno adottato il framework TBM nella loro azienda, ecco alcuni suggerimenti per ottenere il massimo da questo modello.

1. Ottenere l’appoggio dei leader aziendali

Per avere successo, il modello TBM deve essere prima accettato e sostenuto dal management come “parte della strategia aziendale”, afferma Jeri Koester, CIO di Marshfield Clinic Health System.

Il TBM ha bisogno di leader che capiscano i suoi principi e ne facciano una priorità all’interno dell’azienda. Ciò significa dedicare risorse allo sviluppo di ogni area di applicazione”, sottolinea Koester, che ha sostenuto l’implementazione del framework TBM presso il fornitore di servizi sanitari nel 2018. “Una forte leadership è la chiave per avviare il cambiamento culturale richiesto dal TBM”.

Come in tutte le aziende, presso la Marshfield Clinic il tempo è prezioso, quindi Koester e il suo team hanno fatto uno sforzo per incontrare gli altri dipartimenti “dove si trovavano”, lavorando a stretto contatto con loro per “trovare punti di forza, grandi e piccoli, all’interno dei loro progetti e lavori esistenti”. Ciò ha favorito la comunicazione tra i vari dipartimenti, risparmiando anche il tempo trascorso nelle riunioni. Ha inoltre fornito a Koester e al suo team informazioni dirette e di prima mano sulla tecnologia di cui ciascun dipartimento aveva bisogno e dove potevano essere eliminati gli sprechi.

2. Sfruttare la flessibilità del TBM

L’implementazione del modello TBM non richiede un processo complicato o un approccio troppo rigido.

Non è necessario aver capito tutto per andare avanti. Scegliete una o due aree del TBM in cui avete già qualche esperienza o alcune risorse dedicate e approfondite questi aspetti”, suggerisce Koester. “Raggiungete i primi obiettivi ed elaborate i successivi traguardi”.

Poiché il TBM non è un modello rigido con rigorose linee guida, è possibile utilizzare ciò che funziona per la propria azienda e ignorare ciò che non è in linea in qual momento. Se non sapete da dove iniziare, potete confrontarvi con la rete di professionisti IT e dirigenti aziendali che hanno abbracciato TBM, guardando l’esperienza di altre aziende per capire cosa ha funzionato per loro, gli errori che hanno fatto e come prendere esempio dalla loro strategia per costruire la propria.

Il TBM è sviluppato sulla base di decine e decine di best practice di diverse aziende. E’ una risorsa preziosa che permette di imparare le lezioni già apprese dagli altri che ti hanno preceduto, senza ripetere i loro errori”, afferma Gerry Imhoff, vicepresidente senior e CIO di Maritz. “Il TBM non è un modello prescrittivo che impedisce di adattare le cose alla tua azienda: è un progetto che ti consente di seguire il sentiero che altri hanno tracciato davanti a te”.

3. Partire dalla gestione dei costi IT

Per Koester il passaggio al modello TBM ha richiesto alcuni adattamenti, ma il suo team aveva già una solida base. Marshfield Clinic gestiva da diversi anni un modello di costo IT e il suo team aveva già lavorato a stretto contatto con altre unità aziendali per sviluppare un portafoglio di servizi dettagliato e comprendere meglio spese e costi IT. Quando Koester decise di abbracciare la tassonomia del TBM per “catalogare e applicare la proprietà” alle applicazioni, il lavoro di classificazione precedentemente svolto dal team è stato un ottimo punto di partenza.

La curva di apprendimento dipende da dove ti trovi oggi. La maggior parte delle aziende sta già attuando grandi parti del TBM. Quasi tutti fanno budget e previsioni di spesa IT. Molti eseguono un benchmark annuale dei costi IT. Ma potrebbero non fare queste cose in modo efficiente e ripetibile”, afferma Greene del TBM Council. “Il modello TBM risolve questo problema, partendo da una base semplice che si sviluppa nel tempo”.

4. Allineare l’IT con le esigenze aziendali

Il framework TBM può aiutare i dirigenti ad “allineare l’IT con la strategia aziendale”, secondo Imhoff di Maritz. Il framework consente all’IT di conoscere i problemi e gli obiettivi dei colleghi e stabilire un rapporto di collaborazione. Una volta implementato, il TBM richiede di fornire opzioni che risolvano tali problemi aziendali e aiutino l’impresa a sfruttare la tecnologia in modo efficace per raggiungere i suoi obiettivi. Man mano che il reparto IT diventa più profondamente integrato nell’azienda e nell’attività quotidiana attraverso il TBM, è importante considerare l’IT stessa come un’azienda.

Questo consente l’allineamento tra l’IT e il business, evitando i silos tra i gruppi IT. TBM consente un approccio di portafoglio a strategia, pianificazione e investimenti IT, consentendo ai suoi responsabili di concentrarsi e investire in aree che offrono valore aziendale e di riconoscere quelle che non lo fanno”, afferma Imhoff. “Elimina dal processo decisionale scelte emotive e soggettive. Fornisce un linguaggio e una base comuni per la comprensione tra IT e business”.

5. Trarre valore dalla community TBM

Il vantaggio del TBM è anche la rete di aziende e leader IT che stanno già impiegando il modello. Il TBM Council è un’organizzazione senza scopo di lucro, a cui si può liberamente aderire, che offre accesso alla ricerca e alle risorse, nonché alla sua community TBM Connect.

Per il team di Koester questa rete di professionisti TBM si è dimostrata preziosa. “Possiamo attingere alle competenze e all’esperienza di coloro che lavorano all’interno e all’esterno del nostro settore per imparare da chi ha già sviluppato processi ed è più avanti rispetto noi”, afferma Koester.

Ricevere consulenza da altri leader e responsabili IT su come gestiscono il framework TBM, quali ostacoli hanno dovuto affrontare e cosa ha funzionato per loro può aiutare a modellare la propria strategia TBM.

Confrontati con chi ti ha preceduto”, suggerisce Imhoff. “Il TBM Council può metterti in contatto con CIO, CFO e leader IT che sarebbero entusiasti di condividere le loro esperienze, poiché il potere di TBM è la comunità di professionisti, costruita nel corso degli anni, che continuano ad affinare la pratica attraverso lezioni imparate sul campo”.