Un Project Management Office (PMO) è un gruppo, interno o esterno a un’azienda, che definisce, mantiene e garantisce gli standard per la gestione dei progetti all’interno di tale organizzazione. In pratica un “custode” centralizzato delle migliori pratiche, dello stato e della direzione dei progetti.

Secondo una recente ricerca di PM Solutions, l’85% delle aziende aveva un PMO nel 2016 (un aumento del 5% rispetto al 2014), mentre il 30% di quelle che ne erano ancora prive avevano comunque un piano per istituirne uno. Il ruolo del PMO potrebbe cambiare man mano che l’intelligenza artificiale e la trasformazione digitale prendono piede, ma nel clima economico di oggi vi spieghiamo cosa dovrebbe fare un PMO, quale tipologia dovreste prendere in considerazione e chi ne ha davvero bisogno.

Ruoli e responsabilità di un PMO

Un PMO assicura che le procedure, le pratiche e le operazioni aziendali vadano nel modo giusto, puntuale e preventivato. “I PMO servono per garantire il successo di progetti e programmi e questo è fondamentale visto che le organizzazioni offrono valore attraverso progetti e programmi” ha affermato Brian Weiss, vicepresidente e responsabile dello sviluppo della carriera del Project Management Institute. “Il modo in cui lo fanno dipende da come sono inseriti all’interno dell’organizzazione”.

Secondo il report Pulse of the Profession di PMI del 2017, le aziende che allineano il loro PMO aziendale alla strategia aziendale hanno non solo il 38% in più di progetti che raggiungono gli obiettivi rispetto a quelli che non lo fanno, ma anche il 33% di progetti in meno considerati falliti.

Michael Fritsch, vice presidente PMO di Confoe, che fornisce servizi PMO e aiuta le aziende a creare i propri PMO interni, afferma che un buon PMO:

• Fornisce vantaggi tangibili, ripetibili e a lungo termine all’azienda
• Si allinea con la strategia e la cultura aziendale
• È abbastanza agile da adattarsi ai cambiamenti di strategia
• È un elemento chiave per l’organizzazione ad alte prestazioni
• Integra dati e informazioni da progetti strategici aziendali
• Consente la condivisione di risorse, metodologie, strumenti e tecniche per il successo del progetto all’interno dell’azienda
• Identifica e sviluppa la metodologia di gestione del progetto, le migliori pratiche e gli standard
• Istruisce e fornisce supervisione per i project manager e il personale

Sebbene tutto ciò sia importante, Fritsch afferma che l’ultimo elemento è anche un modo per le aziende di sviluppare talenti anche al di fuori del PMO.

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Diversi tipi di PMO

Le tre principali tipologie di PMO sono supporto, controllo e comando.

Un PMO di supporto fornisce aiuto solo se necessario. Una sorta di “vi daremo le idee e vi forniremo le migliori pratiche, ma potete anche ignorarci completamente e non vi diremo nulla”.

Un PMO di controllo invece, oltre a essere il più comune e diffuso, fornisce modelli, procedure e report aziendali. È un po’ una via di mezzo tra il far rispettare alcuni standard e il fornire l’intero spettro di supporto, pur non essendo ancora responsabile di tutto.

Un PMO di comando indirizza invece la gestione del progetto del lavoro, supporta e controlla l’intero progetto e non lascia spazio a manovre per allontanarsi dai modelli, le procedure e i requisiti di reporting delineati dal PMO. Questa è la modalità più comune in ambienti altamente regolamentati e ad alto rischio.

I PMO possono essere anche interni o esterni. I PMO interni colmano il divario tra i team che stanno facendo uno sviluppo agile e uno sviluppo molto ripetitivo. Sono comuni nelle aziende che eseguono programmi di grandi dimensioni nella trasformazione dei processi di business. I PMO esterni hanno molte delle stesse caratteristiche di quelli interni, ma sono anche abili nel comunicare con i clienti e gli azionisti.

Avete bisogno di un PMO?

La prima cosa a cui pensare se state considerando di dotarvi o meno di un PMO è osservare attentamente come opera la vostra azienda e vedere se i diversi comparti stano già lavorando insieme e in sintonia attraverso sistemi e gruppi, oppure se operano come silos separati con differenti sistemi e non parlano spesso l’uno con l’altro.

Se la vostra azienda fa parte di questo secondo scenario, allora un PMO può aiutarvi. Se inoltre state per implementare progetti significativi o cambiamenti di strategia, o se la strategia che avete già in atto non viene soddisfatta, quella di un PMO potrebbe essere una scelta giusta per la vostra azienda. Naturalmente più grandi sono i progetti, più grande è il budget e più progetti ci sono, più si può beneficiare di un PMO.

Ciò che le aziende riconoscono oggi come PMO potrebbe però non essere più tale in futuro. Gartner stima ad esempio che il numero di PMO diminuirà in seguito alla rivoluzione digitale, anche se alcuni si trasformeranno in funzioni di gestione dei cambiamenti e diventeranno parte della funzione di strategia del C-level.

Sempre Gartner si aspetta che, entro il 2030, le partnership tra umani, macchine intelligenti e intelligenza artificiale elimineranno circa l’80% di quel lavoro che rappresenta oggi la maggior parte della disciplina e delle attività di gestione di un progetto e per i PMO ciò significa adeguare comportamenti e pratiche.