Si parla da così tanto tempo del lavoro ibrido che la creazione di un ambiente di lavoro “da qualsiasi luogo” sembra un successo scontato. Ma le soluzioni e i processi messi in atto rapidamente durante i primi giorni di lockdown non bastano per abilitare a lungo termine il lavoro ibrido. Anche se i dipendenti si aspettano flessibilità e capacità di lavorare da remoto, molte organizzazioni faranno fatica a supportare un ambiente di lavoro misto nei prossimi mesi.

Secondo il report Predictions 2022: The Future Of Work di Forrester un terzo delle aziende fallirà e non sarà colpa del virus, ma dell’incapacità di supportare adeguatamente il lavoro ibrido. “I leader confermano a parole l’etica del lavoro da qualsiasi luogo, ma tornano ai sistemi e ai processi tradizionali man mano che più dipendenti tornano, anche parzialmente, in ufficio”, si legge nel report.

Inoltre, abilitare il lavoro ibrido è più complicato che supportare ambienti completamente remoti. “Quando i dipendenti sono tutti da remoto, le dinamiche sono chiare e anche le aspettative”, sottolinea J. P. Gownder, analista di Forrester e coautore del report. “Il ritorno in ufficio apre la strada a nuove sfide. Coloro che tornano in ufficio potrebbero essere frustrati da agende piene di chiamate Zoom. Coloro che lavorano a casa possono essere irritati quando i dipendenti in ufficio tornano ai comportamenti del 2019, come scarabocchiare su una lavagna”.

Costringere tutti a tornare in presenza non è più un’opzione. Quel 30% delle organizzazioni che pianificano di far rientrare fisicamente al lavoro i propri collaboratori, secondo i numeri di Forrester, probabilmente vedrà i tassi di abbandono superare più alti della media, che è già elevata.

Il lavoro da qualsiasi luogo è il futuro e il 2022 è l’anno in cui prepararsi e farlo funzionare. I CIO svolgeranno un ruolo fondamentale in questi sforzi. Affrontare questioni di responsabilità e autorità, tra le altre sfide, tuttavia, rischia di portare a una serie di passi falsi. Di seguito sono riportati alcuni degli ostacoli che i leader IT potrebbero incontrare e i suggerimenti per facilitare la transizione verso un ambiente di lavoro ibrido.

Riposare sugli allori

Ciò che andava bene nella primavera del 2020 oggi non è più sufficiente. Il lavoro ibrido è diverso dal lavoro a distanza, e molte delle soluzioni messe in atto negli ultimi due anni potrebbero non essere sufficientemente flessibili o scalabili a lungo termine.

Quando è scoppiata la pandemia le aziende hanno dovuto reagire rapidamente. I servizi sono stati implementati con velocità e agilità, non dando necessariamente priorità a scalabilità e affidabilità”, afferma Bob Lamendola, vicepresidente senior della tecnologia e responsabile del centro di servizi digitali di Ricoh USA. “Le organizzazioni IT già estese ora dovranno supportare l’infrastruttura ibrida e per i lavoratori da remoto con la stessa priorità assegnata alle infrastrutture dei sistemi business-critical”.

Nel 2022 i responsabili IT dovranno rivalutare gli investimenti, le risorse e le priorità per soddisfare le esigenze di lavoro ibrido attuali e future. “C’è ridondanza? Ci sono più punti di accesso? Sono in atto procedure di sicurezza? Sono tutte domande critiche da porsi”, dice Lamendola. “La sfida ora è garantire che i servizi implementati per consentire il lavoro ibrido siano permanenti, scalabili e, soprattutto, sicuri per stare al passo con la nostra nuova realtà remota e ibrida”.

Non garantire un investimento adeguato

Che si tratti di operazioni, progetti, collaborazione o eventi virtuali, l’ibrido è un dato di fatto”, afferma Ron White, CIO di Avanade. “Il fallimento, come si suol dire, semplicemente non è un’opzione e convincere i dirigenti aziendali senior di questo fatto potrebbe essere la sfida più grande. Una volta accettato questo ‘fatto’, si iniziano a valutare gli strumenti disponibili e a determinare se l’esperienza dei dipendenti corrisponde alle loro aspettative”.

Trascurare le disparità tecnologiche

La connettività remota è uno dei maggiori squilibri nell’esperienza dei dipendenti nell’ambiente di lavoro ibrido. È anche uno dei gap di esperienza più difficili da colmare per le organizzazioni IT.

Con così tante opzioni per la connessione remota dei lavoratori, è una sfida garantire la qualità del servizio e la ridondanza che sono fuori dal controllo dell’organizzazione IT”, afferma Lamendola. “La larghezza di banda è facilmente controllabile all’interno di un ufficio; tuttavia, all’interno di aree residenziali, multi-tenant e di vasta portata, garantire un livello di servizio coerente è una sfida”.

Non di affrontare il cambiamento culturale

Non c’è dubbio che investire in nuove tecnologie migliori i processi di lavoro ibridi. Più telecamere e microfoni nelle sale conferenze, lavagne digitali, software per la gestione degli spazi in ufficio sono solo alcuni esempi degli investimenti che le organizzazioni probabilmente faranno per supportare ambienti di lavoro misti.

Ma non è principalmente un problema tecnologico”, afferma Gownder di Forrester. “È una questione di cultura e leadership. Bisogna sviluppare una nuova serie di aspettative e comportamenti affinché i dipendenti da remoto non siano cittadini di seconda classe”.

Per fare ciò, “i leader IT devono affrontare le incongruenze culturali e comportamentali, oltre a quelle tecnologiche”, afferma Lamendola di Ricoh USA. “Le organizzazioni devono considerare come comprendere rapidamente le lacune di esperienza esistenti e mettere insieme un piano da affrontare”. Tra gli elementi importanti per il successo indica la definizione di norme di conformità, dare l’esempio, formazione/riqualificazione costante e sperimentazione.

Mancata collaborazione con le risorse umane

L’IT può stabilire norme e dare l’esempio”, afferma White di Avanade, “ma l’esperienza dei dipendenti è una responsabilità della funzione Risorse umane”.

Di conseguenza “molti CIO scopriranno di dover lavorare a stretto contatto con altri responsabili aziendali e delle risorse umane per cambiare la cultura e ottenere budget da investire nelle innovazioni a sostegno di quella nuova cultura”, afferma Gownder di Forrester.

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Restare indietro rispetto al ritmo del cambiamento

I fornitori stanno apportando molti cambiamenti ai loro set di strumenti ed è difficile capire davvero come adattarsi a questo cambiamento costante”, afferma White di Avanade.

I responsabili IT dovranno comprendere le roadmap dei fornitori e anticipare le funzionalità chiave. L’IT deve garantire che la sua infrastruttura sia in grado di accogliere questo livello di cambiamento e aiutare i dipendenti a tenere il passo; anche gli utenti aziendali più esperti potrebbero avere difficoltà a incorporare il numero di nuovi strumenti e funzionalità in arrivo.

Perdere il polso del coinvolgimento dei dipendenti

Il lavoro a distanza ha messo a dura prova il morale e il coinvolgimento. Misurare la temperatura della forza lavoro sarà fondamentale per abilitare correttamente il lavoro ibrido.

Il fenomeno della Great Resignation ha spostato il focus: oggi ci chiediamo come impedire ai talenti che abbiamo di uscire dalla porta per condividere le proprie capacità e competenze con un concorrente”, afferma Jay Upchurch, CIO di SAS. “Si tratta di una discussione su ciò che conta per i dipendenti e su come l’organizzazione può utilizzare la tecnologia per soddisfare le loro esigenze”.

Lavorando con altri dirigenti della C-suite, i CIO devono sottoporre regolarmente i dipendenti a sondaggi. “Ora non è il momento di passare al pilota automatico”, afferma Upchurch. “Senza monitoraggi regolari si potrebbe essere colti di sorpresa da errori paralizzanti, bassa produttività e dipendenti chiave che vengono conquistati da un concorrente”.

I dipendenti sono ancora coinvolti e appassionati nel loro lavoro? Fanno del loro meglio? Hanno gli strumenti necessari per essere produttivi? “Se non puoi rispondere affermativamente a queste domande, forse il tuo ambiente di lavoro ibrido non è pronto”, dice Upchurch. “Ascolta quello che dicono i dipendenti. Ascolta di più quello che non stanno dicendo. L’IT deve essere in grado di anticipare e soddisfare le loro esigenze”.

Non riconoscere le esigenze del team IT

Parlando dello tsunami del fatturato, assumere e trattenere i talenti tecnologici è essenziale per supportare il lavoro ibrido.

In un ambiente di lavoro in continua evoluzione è fondamentale coltivare, far crescere e premiare i talenti per mantenere i team motivati”, afferma Nicola Morini Bianzino, CTO globale di EY. “E’ fondamentale che i team IT si sentano supportati, apprezzati e compresi. Prevedo che la guerra dei talenti tecnologici continuerà nel nuovo anno e rimarrà la priorità numero uno per le organizzazioni a livello globale”.

I CIO dovrebbero concentrarsi sull’incentivazione dei loro team di leadership nel 2022. “Sbloccate il potenziale innovativo del vostro team incoraggiando una calibrata assunzione di rischi e premiando iniziative di innovazione”, afferma Bianzino. “Inoltre, assicuratevi che i leader tecnologici sappiano che comprendete le sfide che vi attendono, come trattenere i talenti tecnologici”.

E’ importante anche stabilire o rafforzare linee di comunicazione in modo che tutti nell’IT possano esprimere le proprie esigenze. “Se il vostro team non ha una base di fiducia e trasparenza, incanalata attraverso linee di comunicazione aperte, quella sensazione di supporto verrà meno”.

Sebbene la tecnologia svolga un ruolo essenziale nell’efficace funzionamento dell’ambiente di lavoro ibrido, i leader IT devono riconoscere che questa transizione, come qualsiasi altro cambiamento significativo basato sulla tecnologia, richiederà di più dall’organizzazione IT.

Per offrire davvero un’esperienza differenziata è necessario rispettare le giuste priorità”, conclude White di Avanade. “Prima le persone, poi i processi e infine la tecnologia”.