Ogni progetto IT di successo è il risultato di un lavoro di squadra. Ispirazione, entusiasmo, collaborazione, supporto e brainstorming sono tutti elementi chiave dell’innovazione IT. Ma cosa succede al lavoro di squadra ora che le regole di distanziamento sociale dovute all’epidemia COVID-19 obbligano le persone a lavorare da sole?

Quando le circostanze costringono i team a lavorare separatamente, “i leader IT devono adottare una nuova serie di capacità di team building”, afferma Steven Hatfield, leader dell’area Future of work di Deloitte Consulting. Alcune imprese sono già preparate.

“Le aziende che hanno precedentemente abbracciato pratiche di ‘Future of work’ sono ben posizionate per sostenere le loro operazioni e rispondere rapidamente alle nuove esigenze dovute alla pandemia, inclusa la promozione del lavoro di squadra nonostante il distanziamento sociale”, spiega. All’interno di queste aziende, i team sono supportati da un ecosistema di risorse virtuali, tecnologie e norme comportamentali che definiscono il lavoro come una cosa da fare, non un luogo in cui andare.

Ecco sette pratiche che leader IT di aziende lungimiranti mettono in atto per creare team collaborativi e produttivi nel nuovo ambiente di lavoro “isolato” e sfidante di oggi.

1. Il futuro è ibrido

Benvenuti nella nuova normalità. “In questi tempi, ci stiamo rendendo conto di quanto ci mancano le interazioni di persona”, afferma Kevin Haskew, CIO di ON Semiconductor. “Andando avanti, possiamo combinare i vantaggi del lavoro a distanza e del lavoro in loco/di persona e ottenere i migliori risultati da entrambi gli approcci”.

Il futuro del lavoro è ibrido: “un modello in cui i dipendenti lavorano sia in ufficio che da remoto”, aggiunge Bhushan Sethi, responsabile del personale di PricewaterhouseCoopers. “Ogni dimensione di collaborazione, comunicazione e coaching deve essere ridefinita con l’aumentare del lavoro da remoto”.

“Aiutate i membri del personale ad adattarsi al nuovo modello di lavoro”, suggerisce Pradeep Kumar, general manager di HPE Pointnext Technology Services. Kumar ritiene che tutti gli strumenti di lavoro ampiamente utilizzati dovrebbero essere in grado di fornire un’esperienza di continuità sia ai dipendenti in sede che fuori sede. “Un uso efficace della tecnologia può non solo aiutare i dipendenti a lavorare meglio insieme, ma anche creare un significativo elemento di differenziazione per l’azienda”.

2. Definire gli obiettivi è doppiamente importante

È fondamentale che i leader IT stabiliscano e comunichino chiaramente gli obiettivi all’intero team. Offrendo ai membri del team una comprensione più completa di come il loro lavoro apporti valore all’azienda, la definizione degli obiettivi aiuta il personale a diventare più produttivo e responsabile.

“I dipendenti hanno bisogno di trasparenza sull’impatto della loro parte del processo o del progetto sul successo del dipartimento”, afferma Tyler Cahill, responsabile dello sviluppo organizzativo per la società di reclutamento Addison Group. “Ciò è particolarmente importante in un’era di distanziamento sociale, poiché garantisce che, indipendentemente dalla distanza geografica, tutti siano allineati, consapevoli delle responsabilità individuali e di come il loro lavoro contribuisca al successo dell’azienda”.

Cahill suggerisce anche di definire i traguardi critici che devono essere raggiunti entro i prossimi sei-dodici mesi. “Da qui inizia il reverse engineering di questi traguardi, per suddividerli in obiettivi più piccoli su cui un individuo o un gruppo di dipendenti può lavorare”.

A questo scopo si possono utilizzare strumenti di gestione dei progetti online per garantire la consapevolezza della proprietà individuale e il progresso continuo del team. “In questo modo, indipendentemente da dove si trovano i membri del team, ognuno può accedere e vedere i progressi compiuti verso gli obiettivi”, spiega. “Questo aiuta anche a limitare le email o i messaggi non necessari che sovraccaricano la casella di posta”.

3. Digital first

L’adozione di una forte strategia “digital first” è necessaria per promuovere un efficace lavoro di squadra. I team remoti e interregionali non sono una novità, ma a causa del COVID-19 vengono ora adottati molto più rapidamente e in modo caotico, lasciando poco tempo al personale per adattarsi al nuovo ambiente di lavoro.

“Per mantenere la produttività, poiché alcuni membri del team tornano in ufficio mentre altri continuano a lavorare da remoto, le aziende dovrebbero concentrarsi sulla costruzione di un ecosistema di risorse virtuali, tecnologie e ‘norme culturali’ che aiutino a imitare e fornire lo stesso supporto e collaborazione di un ambiente di ufficio fisico”, sottolinea Hatfield.

Sebbene importanti, le tecnologie digital-first come social, mobile, analytics e strumenti cloud sono utili solo se i dipendenti le utilizzano effettivamente. Spetta ai leader IT incoraggiare e supportare gli utenti mentre si adattano a nuovi tipi di applicazioni, servizi e processi. “Iniziate dalle esigenze dei dipendenti e dall’esperienza utente”, consiglia Hatfield. “Incorporare il design-thinking in tutto il processo contribuirà a massimizzare l’impatto delle nuove tecnologie digitali”.

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La transizione verso un luogo di lavoro digitale può portare a vantaggi a lungo termine. “Lo snellimento dei processi che richiedono molto tempo offre maggiori opportunità alle persone di lavorare in modo creativo e strategico su attività più coinvolgenti”, afferma Hatfield, “e può portare a una maggiore innovazione e collaborazione tra i membri del team”.

4. La comunicazione va incoraggiata

La comunicazione tra i membri del team può deteriorarsi rapidamente quando i dipendenti sono sparsi in luoghi diversi e isolati. Per unire i membri del team, il produttore di robot industriali Vecna Robotics conduce riunioni del personale che rispettano sia i requisiti di distanziamento sociale, sia le preferenze dei dipendenti.

“Per chi è in ufficio, questo significa sedie a due metri di distanza e mascherine indossate sempre”, afferma Kay Perkinson, capo del personale dell’azienda. “Per altri, questo significa partecipare a una call dalla propria scrivania, se si sentono più a loro agio stando lontani, o da casa, se lo preferiscono”.

Il distanziamento sociale può anche portare i dipendenti a sentirsi soli e isolati. Vecna affronta questa preoccupazione con alcune iniziative. “Promuoviamo una serie di attività non lavorative che aiutano davvero a riunire il nostro team”, afferma Perkinson. “Questo include ore di socializzazione a distanza e di persona, chat per una pausa caffè, lezioni di yoga, incontri e altro ancora”.

5. Gli strumenti di collaborazione asincrona sono essenziali

“Gli strumenti di collaborazione asincrona possono essere una tecnologia di lavoro di squadra altamente efficace”, afferma Brian Westfall, analista di Gartner. “Le lavagne digitali e i diagrammi di Gantt sono già stati estremamente utili per collaborare con team remoti che lavorano in fusi orari diversi. Sono efficaci perché non richiedono che le persone si trovino nello stesso posto nello stesso momento e promuovono la parità delle idee”.

Gli strumenti asincroni offrono inoltre a ogni membro del team l’opportunità di contribuire, promuovendo un ambiente di lavoro sicuro. Westfall consiglia di iniziare con un sistema a livello aziendale. “Quindi, i singoli reparti e team possono scegliere il formato asincrono che funziona meglio per le loro esigenze”.

6. Il posto di lavoro è aperto alla sperimentazione

Come sarà il posto di lavoro dopo che la pandemia Covid-19 sarà passata alla storia? “Non sappiamo ancora la risposta”, ammette James McGlennon, CIO di Liberty Mutual Insurance. “Quello che sembra essere chiaro, sulla base di sondaggi e insight del nostro personale, è che la nuova normalità non sarà come prima”.

È probabile che le strutture e i layout degli uffici si trasformeranno rapidamente. “Verranno riprogettati per lo sviluppo delle relazioni interpersonali, le riunioni, la formazione”, afferma McGlennon. “La sperimentazione sarà fondamentale per determinare cosa funzionerà davvero”.

Man mano che la nuova normalità prende piede, McGlennon consiglia di chiedere ai membri del team quali tempi e approcci di pianificazione funzionano meglio per loro. “Dovremo essere ancora più flessibili con gli orari delle riunioni e aiutare le persone a compensare l’orario di lavoro, ove possibile”, afferma. “I team dovranno concordare orari di riunione che vadano bene per tutti e consentire alle persone di avere orari di lavoro flessibili”.

Kim Billeter, responsabile dei servizi di consulenza alle persone presso la società di consulenza EY Americas, suggerisce di abbandonare i concetti tradizionali di lavoro che può essere svolto di persona rispetto al lavoro che può essere svolto a distanza. “Dare potere e consentire ai team di raggiungere il successo in tutti gli aspetti del loro lavoro da tutti i potenziali punti di accesso”, esorta. “È fondamentale differenziare la collaborazione virtuale utilizzando un design accattivante, metodi flessibili e agili e contenuti visivi/audio accattivanti per mantenere l’attenzione e la creatività del team”.

7. Il burnout è il più grande nemico

Il burnout è uno dei principali fattori che contribuiscono alla perdita di produttività. “Le persone temono di perdere il lavoro e vogliono dimostrare il loro valore in un momento in cui le aziende licenziano i lavoratori”, osserva Sethi. Eppure il superlavoro spesso porta a risultati sbagliati o confusi. Con molti dipendenti che lavorano più ore rispetto a prima dell’arrivo della pandemia, è importante incoraggiare i membri del team a prendersi un po’ di tempo libero per ricaricarsi.

Oltre a supportare le attività lavorative quotidiane, “gli strumenti di collaborazione possono essere utilizzati per aiutare il personale a rilassarsi”, suggerisce Cory Colton, executive coach presso Inflection Point Coaching. Per mantenere lo spirito di gruppo, è possibile sostituire le riunioni improvvisate in ufficio e gli incontri alla macchinetta del caffè con luoghi di ritrovo virtuali, dove l’obiettivo è semplicemente essere presenti e rinnovare le relazioni. “Unica regola: vietato parlare di lavoro”, conclude Cotton.

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