Il successo di un CIO (e le prospettive di impiego a lungo termine) dipende in gran parte da come i singoli responsabili di reparto svolgono il loro lavoro. Poiché le prestazioni non possono essere misurate con precisione sulla base di percezioni istintive o sulle assicurazioni dei manager, è importante utilizzare metriche e indicatori per quantificare l’efficacia a breve e lungo termine dei responsabili di reparto.

I responsabili IT stanno facendo tutto il possibile per raggiungere le aspettative e i livelli di prestazioni previsti quando stati nominati? I seguenti sei strumenti e approcci permettono scoprirlo.

1. Adottare un approccio a 360 gradi

I manager che supervisionano i dipartimenti svolgono diversi ruoli”, osserva Tim Skelly, senior manager presso la società di consulenza EY. Tra le altre attività, i responsabili di dipartimento definiscono la direzione quotidiana dei loro team, aiutano i dipendenti a capire come i loro incarichi permettono all’azienda di raggiungere gli obiettivi di business, fungono da mentori. “Tenendo a mente questi diversi ruoli, i CIO dovrebbero considerare vari fattori quando misurano il successo, o il fallimento, dei responsabili dei reparti IT”, consiglia Skelly.

Può essere difficile per un CIO trovare una metrica specifica che riveli le prestazioni di un particolare manager IT. “Per esempio, un manager potrebbe essere molto bravo nel consegnare il lavoro rispettando i tempi e il budget, ma il morale del suo team potrebbe non essere buono”.

Data la sfida del compito, Skelly suggerisce di elaborare sondaggi che consentono un certo livello di anonimato. Combinati con revisioni a 360 gradi, possono essere strumenti eccellenti per identificare le aree in cui i manager hanno successo, dove potrebbero aver bisogno di miglioramento e dove può essere richiesto un intervento diretto. Molte aziende prevedono revisioni annuali, ma Skelly ritiene che valutazioni più frequenti, preferibilmente su base trimestrale, siano più efficaci.

Se una valutazione rivela che un reparto sta vivendo un problema, è importante affrontare la situazione in modo rapido e deciso. Potrebbe essere utile una formazione mirata per aiutare il manager in difficoltà. In alternativa, il CIO potrebbe discutere la situazione con il manager per affrontare e, se necessario, perfezionare gli obiettivi, fornire una guida e riportare il dipartimento nella giusta direzione.

2. Definire indicatori di raggiungimento degli obiettivi

Il raggiungimento coerente degli obiettivi è il miglior indicatore del successo di un manager IT”, afferma Jon Check, responsabile delle soluzioni di protezione informatica presso Raytheon Intelligence and Space. “Gli obiettivi si declinano in molte forme, inclusi quelli incentrati sulle persone, finanziari e orientati alla consegna”.

La definizione degli obiettivi è una parte fondamentale del successo. “I manager che sono consapevoli del tempo dei dipendenti e promuovono un forte equilibrio tra lavoro e vita privata in genere trovano il modo di essere efficienti nel proprio lavoro, ispirando anche i propri team a fare lo stesso, il tutto continuando a produrre ottimi risultati”, spiega Check.

Check rileva che condurre sondaggi periodici sui dipendenti che consentono un feedback sia quantitativo che qualitativo è un modo intelligente per acquisire informazioni e misurare il successo e l’efficacia di un manager.

3. Valutare la soddisfazione del personale

Il successo di un team IT inizia da dipendenti qualificati e soddisfatti. Scott Howitt, CIO di McAfee, esamina regolarmente i punteggi di soddisfazione dei dipendenti di ciascun dipartimento per misurare il livello di coinvolgimento del personale. “Nel corso degli anni ho scoperto che un alto punteggio di soddisfazione dei dipendenti è generalmente correlato a un reparto ad alte prestazioni”, afferma.

Dato che la tecnologia evolve rapidamente, i responsabili di reparto dovrebbero essere valutati il ​​più frequentemente possibile e ricevere feedback per assicurarsi che supportino gli obiettivi aziendali chiave. “Le prestazioni scadenti dovrebbero essere affrontate immediatamente”, dice Howitt. “Troppo spesso vedo CIO che rimandano una conversazione difficile, il che non è giusto nei confronti del manager e del team di cui è responsabile. In molti casi, il manager potrebbe non essere consapevole del fatto che la sua prestazione è scadente o potrebbe non aver mai ricevuto un feedback costruttivo”. Secondo Howitt, istruire un leader e seguire le sue prestazioni è fondamentale.

Rajesh Jethwa, CTO della società Digiterre, ritiene che le metriche relative alla capacità di un manager di accelerare l’avanzamento di carriera del team siano particolarmente importanti. “Per esempio, si può misurare il numero di membri del team che un manager propone o supporta per la promozione, o le opportunità di condivisione delle conoscenze, coaching o mentoring che crea”.

4. Valutare la soddisfazione dei clienti interni

Molti manager, in particolare quelli che guidano lo sviluppo di applicazioni, infrastrutture o team operativi, sono responsabili dell’assistenza clienti interna. Alan Zucker, fondatore e presidente della società di consulenza Project Management Essentials, ritiene che il modo migliore per misurare il successo di tali manager sia parlare con i loro clienti e misurare la loro soddisfazione in modo costante nel tempo.

Zucker ricorda che diversi anni fa, mentre era a capo di un’organizzazione di gestione dei progetti IT, aveva l’abitudine di incontrarsi regolarmente con i suoi project manager. “Molti svolgevano bene il loro lavoro, ma i clienti interni non erano soddisfatti”.

Lavorando in collaborazione con i team di sviluppo e i suoi clienti, è stato elaborata una lista di 10 domande, che ha portato a un sondaggio condotto ogni sei mesi. “I team di progetto valutavano il project manager; il project manager valutava le prestazioni dei team, così come il loro responsabile diretto”, afferma Zucker. I risultati sono stati raccolti e condivisi. Nel giro di un anno, Zucker ha notato che le prestazioni del team erano migliorate e il divario di percezione tra project manager e clienti si era ridotto.

Zucker consiglia inoltre ai CIO di incentivare momenti di confronto regolari tra manager, team leader, altre parti interessate e rispettivi clienti, su base bisettimanale o mensile. “Questi incontri sono fondamentali per sviluppare relazioni di fiducia e raccogliere feedback sulle prestazioni dei team”, osserva.

Ola Chowning, partner della società di consulenza e ricerca tecnologica ISG, suggerisce di andare oltre i generici sondaggi sulla soddisfazione dei clienti e per sfruttare il più precisoNet Promoter Score (NPS), un indice che va da -100 a +100 e misura la propensione dei clienti a consigliare un prodotto o un servizio ai colleghi.

5. Monitorare in modo sistematico il raggiungimento degli obiettivi

Amanda Alwy, vicepresidente IT di Manpower Group Nord America, ritiene importante avere una visione sia dall’alto che dal basso degli obiettivi su breve e lungo periodo. “Adottare un approccio sistematico per misurare il successo dei singoli responsabili dipartimento garantisce che sia i piani di sviluppo del progetto che gli obiettivi di consegna siano chiaramente definiti, con benchmark e punti di controllo registrati su scadenze trimestrali e settimanali”, afferma Alwy. “Ciò consente un dialogo continuo durante tutto l’anno”.

Alwy sottolinea che è particolarmente importante dare ai manager l’opportunità di ottenere chiarezza su tutto ciò che viene loro chiesto. “Questo è il motivo per cui il feedback e il coaching per lo sviluppo dovrebbero essere sempre presenti”. Alwy consiglia inoltre di creare una sequenza temporale che tenga traccia dei cambiamenti comportamentali e di concordare in anticipo con ciascun manager il raggiungimento di obiettivi di miglioramento specifici. Se un manager sembra essere in ritardo in un’area specifica, indagare rapidamente sulla possibile causa: “potrebbe esserci un gap di competenze che deve essere affrontato”.

Forse la considerazione più importante nella valutazione delle prestazioni di un responsabile di reparto è la sua capacità di stabilire le priorità e delegare. Alwy suggerisce di utilizzare un sistema informativo integrato delle risorse umane (HRIS) in grado di collegare le prestazioni e gli obiettivi di sviluppo in un sistema di monitoraggio.

6. Pianificare in modo regolare sessioni di feedback

Indipendentemente dalle prestazioni o dal carico di lavoro attuali, “il CIO dovrebbe incontrare i manager per sessioni di feedback almeno una volta al mese”, consiglia Allison Straker, analista presso la società di ricerca e consulenza Info-Tech Research Group. “Le occasioni di feedback informali dovrebbero offrire al manager l’opportunità di considerare nuovi modi di gestire i problemi, nonché l’accesso a strumenti e risorse per supportare meglio il suo team”.

La profondità e la regolarità complessive di una sessione sono molto più importanti della sua frequenza”, osserva Jethwa. “Puoi avere una serie di check-in e valutazioni con un manager per un periodo di tempo, ma la sequenza e il flusso di queste sessioni sono cruciali. Check-in regolari, su base mensile o trimestrale, aiutano a garantire coerenza, trasparenza e sostenibilità dell’interazione”.

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