Lavoro da remoto da più di 15 anni e ho pensato che con così tante persone costrette a lavorare in questo modo in risposta al coronavirus possa essere utile condividere alcune delle cose che ho imparato e che mi hanno aiutato a rendere il lavoro a distanza produttivo e utile.

Primo passo: definite il vostro tempo

È troppo facile finire per lavorare troppo duramente quando lavorate da casa. In parte questo è perché è anche troppo facile lasciarsi trasportare dai pensieri durante il giorno, solo per scoprire che è necessario lavorare tutta la notte per raggiungere la scadenza del mattino. Dovete quindi essere duri con voi stessi e assicurarvi di definire il vostro tempo, creando confini chiari e coerenti tra il tempo di lavoro e quello domestico.

Naturalmente, questa è anche un’opportunità per collaborare con il vostro datore di lavoro per vedere se è possibile definire orari di lavoro che si fondono con i vostri periodi più produttivi: alcune persone lavorano meglio a tarda notte, mentre altre preferiscono la mattina presto, ad esempio.

Il lavoro a distanza senza tali limiti concordati entra rapidamente nella vostra vita personale, generando stress personali e relazionali. Gli strumenti di tracciamento del tempo e delle attività come Slack, Trello e altri possono fornire ottimi risultati su questo versando, offrendo ai datori di lavoro una buona visione di ciò che fate e dandovi una serie chiara di obiettivi da cercare di raggiungere. Ancora una cosa: dovete collaborare con la vostra famiglia per assicurarvi che capiscano e rispettino quando siete in “modalità lavoro”.

Usate la tecnica Pomodoro

Uno dei metodi più efficaci che utilizzo per lavorare da casa è usare la “tecnica Pomodoro”, un metodo di lavoro altamente efficace in cui dovete concentrarvi sui vostri progetti per brevi periodi di tempo, fare una pausa e poi concentrarvi di nuovo. È efficace perché le pause facilitano il mantenimento della concentrazione.

Il mio approccio consiste nell’elencare le attività che devo svolgere ogni giorno e quindi utilizzare la tecnica per ruotare tra di loro fino al completamento. Trovo che questo approccio mi aiuti a migliorare la mia concentrazione sia in un ambiente ad alta distrazione come un bar, sia seduto da solo e perso nei miei pensieri sulla mia scrivania. Focus è un’app gratuita che vi insegnerà come utilizzare questa tecnica ed è disponibile per iPhone, iPad, Mac e Apple Watch.

La comunicazione conta

I datori di lavoro tendono a pensare che, poiché lavorate in remoto da casa, hanno il diritto di mettersi in contatto con voi tramite la messaggistica istantanea in qualsiasi momento del giorno o della notte. Questo è il motivo per cui è così importante stabilire precocemente i limiti al fine di garantire che si mantenga una divisione di protezione dell’integrità tra orario di lavoro e tempo personale.

Il fatto è che questo tipo di controllo basato sulla messaggistica istantanea può anche ostacolare il completamento delle attività, così come l’aspettativa che sarete sempre disponibili utilizzando tutti gli strumenti di comunicazione disponibili utilizzati nella vostra azienda.

Ecco tre suggerimenti.

  • Convincente il team all’utilizzo di una forma di comunicazione immediata: Slack, e-mail, FaceTime? È importante essere coerenti e assicurarsi che tutti coloro con cui lavorate utilizzino la stessa soluzione o finirete per passare la giornata a passare tra più conversazioni in più applicazioni che influiscono sulla concentrazione.
  • Qualunque strumento di comunicazione usiate, mettetelo a dieta. Potreste voler disattivare l’e-mail push per verificare la presenza di nuovi messaggi solo in momenti specifici o utilizzare gli indicatori di presenza nel software di messaggistica istantanea per chiarire quando state lavorando a qualcosa.
  • Tutto ciò funziona solo se vi assicurate di controllare le comunicazioni in orari coerenti. Il modo più semplice per farlo è utilizzare l’app Promemoria sul vostro dispositivo Apple per ricordarvi di leggere i messaggi per prima cosa al mattino, poco prima di pranzo e ancora alla fine della giornata.

Infine, ha senso partecipare a una breve riunione quotidiana di videoconferenza con il resto del team del progetto (temporaneo o permanente): ciò aiuta infatti a scongiurare i sentimenti di isolamento e aumenta i sentimenti di collaborazione.

Conference Call Network Communication Concept

Gestione dei compiti

La gestione delle attività è molto importante quando si lavora da remoto. A casa infatti siete più inclini a essere distratti dai partner e i figli per esempio (il passaggio tra una distrazione e l’altra può ridurre la produttività del 40% secondo l’American Psychological Association).

Ha senso pianificare parti specifiche della giornata per le diverse attività. Impostate i tempi per la scrittura, la ricerca, le comunicazioni, le riunioni e così via. Un ulteriore vantaggio di questo approccio è che aiuta a identificare se state diventando troppo impegnati prima che ciò diventi un problema. A tal proposito consigliamo l’app Things, che si integra con Calendario ed è disponibile su tutte le piattaforme Apple.

Gestire le applicazioni

Siete soliti perdervi sui social media? Molto probabilmente sì ed è follemente facile perdere preziosi pezzi di tempo quando sapete che dovreste concentrarvi sul lavoro svolto. Questa è la natura umana, temo. Fortunatamente esiste una soluzione a questo problema che si trova all’interno di ogni dispositivo Mac o iOS: Screen Time App Limits. Serve per pianificare a quali app potete accedere (o per quanto tempo) durante la giornata. In questo modo aiuterete voi stessi a evitare le distrazioni. E già che ci siete, cancellate l‘app di Facebook.

Condividete il vostro carico di lavoro

Trovo Trello uno strumento prezioso quando si lavora in gruppo. Sono un fan della sua interfaccia di gestione delle attività basata su carta. La cosa migliore di tutto ciò è che semplifica la condivisione dei vostri obiettivi con il resto del team e fornisce a tutti i soggetti coinvolti una buona visione della pianificazione del progetto.

Condividere i vostri obiettivi target con gli altri (anche virtualmente) può aiutarvi a rispettare il programma che vi siete prefissati e rende anche più facile identificare quando le persone stanno rimanendo indietro e potrebbero aver bisogno di aiuto. È molto meno invasivo di quel datore di lavoro che vi infastidisce con infinite chiamate che finiscono con il rovinare la tua concentrazione.

Creare un buon spazio di lavoro

Naturalmente, il passo più grande da fare è definire dove lavorare in casa. La maggior parte dei lavoratori a domicilio afferma infatti di beneficiare di uno spazio di lavoro definito. Aiuta a creare un supporto psicologico per aiutarvi a distinguere tra il vostro tempo e l’orario di lavoro.

Alcuni si spingono oltre e indossano un abito durante la loro giornata di lavoro da remoto poiché credono che ciò li aiuti a concentrarsi. Questo potrebbe funzionare se trovate difficile entrare in “modalità di lavoro” quando lavorate da casa. Lo spazio di lavoro che definite nella vostra casa dovrebbe essere un’area relativamente tranquilla in cui non sarete interrotti dal frastuono della vita domestica.

È molto importante scegliere una sedia e un piano di lavoro (scrivania, tavolo o altro) che siano l’altezza giusta per voi (qui trovate uno strumento utile per aiutarvi a ottenerla). Non farlo potrebbe farvi male alla schiena e generare anche altri problemi fisici.

Non state seduti tutto il giorno

Uno dei rischi del lavoro a distanza è quanto sia facile rimanere seduti tutto il giorno. Ci sono molte ricerche che dimostrano come sedersi per lunghi periodi di tempo possa generare significativi problemi fisici. Un rapporto ha recentemente affermato che il 70% dei lavoratori statunitensi soffre di mal di schiena correlato alla postura proprio a causa di ciò.

Se avete un Apple Watch, il promemoria che vi ricordate di alzarvi è un modo inestimabile con cui i lavoratori a casa (e tutti gli altri) possono alleviare questo problema. Attivatelo nell’app Watch sul vostro iPhone in MyWatch> Attività> Promemoria In Piedi. L’orologio vi ricorderà quindi di alzarvi per un paio di minuti ogni ora. L’Apple Watch vi aiuterà anche a rimanere attivi durante la giornata, come dovreste, poiché l’esercizio aumenta la concentrazione e i livelli di produttività, migliorando al contempo le sensazioni di benessere personale.

Fate pause, stretching ed esercizio fisico

Oltre ad alzarsi regolarmente, è importante fare pause regolari, proprio come se foste in ufficio. Raggiungere questo obiettivo non è difficile, ma anche ricordarsi di farlo potrebbe esserlo. Dovreste impostare regolari promemoria di interruzione utilizzando il timer sul vostro iPhone o un’applicazione di promemoria di interruzione come Take a Break, Please.

Un altro consiglio che trovo utile è di dedicare del tempo a fare stretching con semplici esercizi di yoga ogni giorno, usando Yoga for Beginners. Eseguite anche questi esercizi quotidiani per le mani.

Quando lavorate da solo nessuno vi sente… dettare…

Avete notato che nessuno può sentirvi quando parlate con voi stessi ora che lavorate da remoto? Questa è l’occasione perfetta per imparare a utilizzare gli strumenti di dettatura integrati che troverete sui dispositivi iOS e sul vostro Mac. L’uso della dettatura ridurrà drasticamente la quantità di battitura che dovete fare, facendo inoltre riposare le vostre povere mani. Ecco un elenco scaricabile di comandi di dettatura che potete utilizzare su iOS e Mac. Scrivere lettere, e-mail e memo diventa molto più facile una volta che si usa la dettatura.