Scegliere una soluzione in outsourcing per la gestione delle Risorse Umane è un passo importante nell’evoluzione di un’azienda. Tuttavia sono numerosi i criteri decisionali, le implicazioni e i quesiti che possono intervenire a ostacolare questo processo. ADP, società specializzata nella fornitura globale di servizi di Gestione del Capitale Umano (HCM), ha indagato i comportamenti delle aziende in tema di outsourcing HR, individuando in questo rapporto i 7 errori che le aziende commettono più di frequente nella scelta per l’esternalizzazione dei processi HR.

1 – Fraintendere la vera natura del BPO

Il termine BPO (Business Processing Outsourcing) viene spesso confuso con altre soluzioni di outsourcing. Se non viene attuato alcun trasferimento di rischi e responsabilità non si tratta di BPO ed è, invece, importante per le aziende esaminare l’intero ventaglio di opzioni prima di scegliere il proprio fornitore, ma soprattutto chiarirsi se serve semplicemente un nuovo software o se invece c’è necessità di un processo esternalizzato che garantisca la gestione di tutti gli aspetti legati all’organizzazione delle risorse umane.

2 – Paura di perdere il controllo

La preoccupazione di perdere il controllo sulle informazioni sensibili è una preoccupazione che coinvolge il dipartimento HR a tutti i livelli. Tuttavia il BPO è in grado di creare un sistema migliore rispetto a una gestione in-house. I fornitori di rilevanza mondiale dispongono infatti di personale con costante formazione ed esperienza in fatto di trattamento dei dati e normative locali e di sicurezza delle informazioni.

3 – Confondere la competenza umana con l’interfaccia di un computer

Secondo alcune ricerche a livello globale un giorno i computer gestiranno ogni aspetto del payroll, senza bisogno della supervisione o delle competenze umane. Pur individuando nei servizi software che fanno uso del self-service e dell’automazione il futuro dei processi HR, gli strumenti informatici non riusciranno mai a sostituire completamente la competenza umana nella fornitura di HR e payroll.

4 – Il prezzo come unico fattore determinante dell’acquisto

La trasformazione in ambito HR deve concentrarsi non solo sulla riduzione dei costi, ma anche sulla necessità di liberare tempo a disposizione dei dipendenti impiegandolo invece per la pianificazione strategica, la soddisfazione dei clienti, i processi decisionali e lo sviluppo delle competenze di base. Se la scelta di esternalizzare l’HR si fonda esclusivamente sul prezzo offerto, non avrà benefici per il clienti interni sacrificando la qualità del servizio.

5 – Valutazione inadeguata del partner

Dalle analisi svolte da ADP è emerso che solo il 25% delle organizzazioni è soddisfatto delle soluzioni implementate, mentre il 40% appare deluso dall’attuale partner di outsourcing a tal punto da considerare la sua sostituzione. Come essere certi della propria scelta? I tre fattori chiave che determinano la qualità di un fornitore sono l’accuratezza, il livello generale di servizio e l’affidabilità. Eppure il 44% delle aziende non ritiene di ricevere questo tipo di servizio dall’attuale fornitore.

6 – Piano di transizione inadeguato

Nella speranza di sbarazzarsi di un problema il prima possibile, molte aziende si precipitano dal fornitore in grado di offrire i tempi di implementazione più brevi. Questo approccio però difficilmente porta risultati positivi poiché è necessario prima identificare i problemi e i costi in collaborazione con il fornitore di BPO e solo successivamente concentrarsi sulla fornitura della soluzione e sul progetto del sistema.

7 – Termine affrettato di entrata in servizio

Una volta presa la decisione di esternalizzare HR e payroll, le aziende potrebbero cedere alla tentazione di attuarla il prima possibile. Tuttavia, affinché il BPO dell’HR si riveli di successo, richiede una pianificazione accurata, una gestione proattiva del cambiamento e una partnership stretta e collaborativa con il fornitore.

“La funzione HR all’interno delle aziende ha subito negli ultimi anni profonde trasformazioni, assumendo un ruolo sempre più attivo in cui i responsabili HR sono chiamati a promuovere processi innovativi che agiscono in modo determinante sullo sviluppo del business, dove il taglio dei costi non è più l’elemento principale. Prima di effettuare una scelta, le aziende e i loro dipendenti devono assicurarsi di disporre delle informazioni giuste, di essere orientati dal business case, di individuare il giusto partner con competenze internazionali con il quale instaurare una relazione di fiducia, di essere pronti al cambiamento” ha dichiarato Nicola Uva, Strategy & Marketing Director di ADP Italia.

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