Guida al Project Portfolio Management, la strategia per allineare i progetti agli obiettivi aziendali

Il project portfolio management (PPM) permette di valutare i progetti per garantire l'allineamento strategico con gli obiettivi aziendali. In questa guida illustriamo vantaggi, best practice e i migliori software per il PPM

project portfolio management

Il project portfolio management (PPM) è un processo che permette di valutare ed eseguire progetti garantendo l’allineamento strategico con gli obiettivi aziendali. Il PPM offre a dirigenti, project manager, team e parti interessate una visione globale dei loro progetti, compreso il modo in cui si inseriscono nelle direttive e nella strategia dell’azienda, fornendo così informazioni sui potenziali rischi e ritorni.

Nell’ambito del PPM i progetti sono raggruppati in programmi in base alla pertinenza e alle somiglianze. Tali programmi e i rispettivi progetti dovrebbero rientrare in una strategia di portafoglio avviata dall’ufficio di gestione del progetto (PMO) per soddisfare gli obiettivi aziendali generali. In questo modo, il PPM non si limita ad allineare i progetti con la strategia aziendale: fornisce uno strumento per allineare l’approccio dell’azienda al project management, comprese tutte le politiche e i processi del progetto, con i suoi obiettivi.

I vantaggi del PPM

La gestione del portfolio di progetti consente alle aziende di raggiungere tassi di successo più elevati allineandoli agli obiettivi aziendali a medio e lungo termine. Il PPM porta anche ai seguenti risultati positivi.

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Chiarezza di intenti e visione d’insieme. Il PPM consente ai membri del team non solo di eseguire a livello dettagliato, ma anche di comprendere e visualizzare come la gestione di progetti, programmi e portfolio si lega alla visione e alla missione dell’azienda. Ricollegando ogni passaggio e attività del progetto agli obiettivi più ampi dell’organizzazione, il PPM favorisce la visione del quadro d’insieme.

Migliore pianificazione della capacità e gestione delle risorse. Lo spreco delle risorse è uno dei maggiori problemi che incontrano le aziende quando si tratta di navigare nell’ambito del progetto. Il PPM riduce la possibilità di sprechi assicurando che le risorse siano allocate in base alla priorità e vengano efficacemente sequenziate e sfruttate per raggiungere gli obiettivi previsti.

Gradi di produttività più elevati. I PMO che spiegano il motivo per cui le attività del progetto sono vitali nella creazione di valore hanno maggiori probabilità di aumentare la produttività. I dipendenti che comprendono il loro ruolo nel raggiungimento di obiettivi più grandi lavorano meglio, in generale, e prestano più attenzione alla qualità dei loro risultati.

Maggiore agilità. Allineando le attività del progetto con la strategia, le aziende diventano più agili, facilitando la gestione del cambiamento e l’adattamento all’emergere di opportunità e ostacoli.

ROI migliorato. Aiutando a ottenere chiarezza sugli obiettivi aziendali, migliorando la gestione delle risorse e aumentando la produttività e l’agilità, il PPM migliora notevolmente il ritorno sull’investimento (ROI) di qualsiasi progetto. Con il PPM, è più probabile che gli investimenti nei progetti ripaghino le aziende e pongano basi migliori per il futuro.

I software dedicati per il project portfolio management

Gli strumenti giusti sono essenziali per avere successo con il PPM e qui presentiamo una selezione dei migliori. Ognuno di essi offre funzionalità come dashboard di facile accesso, gestione del portafoglio, pianificazione del progetto, gestione dei requisiti, collaborazione, gestione del budget e dei problemi, gestione delle attività e monitoraggio dello stato.

  • Clarizen One è una soluzione per la gestione di progetti e portfolio per le aziende IT e di servizi professionali più grandi.
  • Mavenlink è più adatto a piccole imprese di servizi professionali, in particolare all’interno di settori come marketing, pubblicità, pubbliche relazioni, architettura, ingegneria, servizi IT, consulenza gestionale e istruzione.
  • monday.com è uno strumento di gestione del portfolio di progetti scalabile progettato per team fino a 200 utenti.
  • ProjectManager.com funziona bene per manager e team di tutti i settori ed è disponibile in quattro livelli (Personal, Teams, Business ed Enterprise).
  • Targetprocess è una soluzione di pianificazione aziendale progettata per aziende di medie e grandi dimensioni.

Fasi del processo del PPM

Per avere successo con il project portfolio management, i PMO dovrebbero sviluppare e implementare un processo per garantire che tutto funzioni con continuità e secondo le previsioni. Ecco i passaggi chiave da includere nel processo PPM.

  • Identificare tutti i progetti esistenti e potenziali. Senza una visione completa dei progetti attuali e futuri, è praticamente impossibile stabilire una strategia PPM di successo. Questo è il primo passo per ottenere il miglior ROI.
  • Determinare l’impatto di ogni progetto sulla strategia aziendale. Ogni progetto deve fornire un chiaro valore nel promuovere la strategia aziendale nel medio e lungo termine. Questo valore dovrebbe essere facile da riconoscere, documentare e comunicare a tutte le parti interessate.
  • Stabilire la priorità di ogni progetto. Una volta che il valore dei progetti è stato motivato, il PMO deve stabilire in quale ordine eseguire i progetti e perché. Il “perché” è cruciale: non capire perché un progetto è una priorità rispetto ad altri può essere costoso se la sequenza di esecuzione è sbagliata.
  • Allocare risorse. Una volta che i progetti sono stati selezionati e prioritizzati, bisogna allocare e gestire le risorse. L’allocazione riduce le possibilità di spreco di risorse. Identificate con attenzione e precisione tutte le risorse disponibili e assegnate ciascuna in modo da non causare sovraccarichi e potenziali conflitti.
  • Adeguare la strategia del progetto secondo le necessità. Poiché il cambiamento è costante, è importante rivedere periodicamente gli obiettivi aziendali, ogni progetto all’interno di ciascun programma e tutte le risorse disponibili per garantire l’allineamento con la strategia.

Le best practice del PPM

Le best practice possono non solo aumentare la probabilità di successo del PPM, ma anche fornire alle aziende garanzie sul valore di ciascun progetto. Ecco le best practice suggerite dagli esperti.

Identificare e sollecitare la partecipazione di tutti i potenziali stakeholder. Dal team dirigenziale ai dipendenti in prima linea, la piena partecipazione è fondamentale per garantire che siano presi in considerazione tutti gli aspetti importanti. Spesso, alcune parti interessate che sono state trascurate avrebbero potuto far risparmiare alle aziende tempo, frustrazione e risorse.

Andare alla giusta velocità. La pianificazione del successo richiede tempo. Garantire che tutte gli aspetti chiave siano coperti fin dall’inizio è molto importante per ridurre lo stress, gli sprechi e fallimenti parziali o totali lungo la strada.

Identificare i migliori metodi, tecniche, tecnologie e risorse. Attingete a esperti all’interno e all’esterno dell’azienda per individuare i migliori metodi, tecniche, tecnologie e risorse necessari per aumentare le possibilità di successo. Individuate i punti di forza e di debolezza, le opportunità e le minacce eseguendo un’analisi SWOT.

Documentare tutto. Una documentazione accurata e completa evita malintesi e interpretazioni errate.

Comunicare nei tempi giusti. Non c’è alcun vantaggio nell’avere un piano o nel documentare tutto se nessuno lo sa. Né c’è alcun vantaggio nel comunicare informazioni alle persone sbagliate o al momento sbagliato. Assicuratevi di comunicare tempestivamente le informazioni necessarie alle parti interessate.

Metodologie PPM

Le metodologie di gestione del PPM possono avere un impatto positivo sulla sua strategia ed esecuzione. I framework PPM più diffusi includono quanto segue.

Agile PPM: le aziende di tutto il mondo stanno riconoscendo e adottando un approccio Agile al PPM. Secondo Accenture, i vantaggi di Agile PPM includono maggiore efficacia intorno ai flussi di valore, migliore capacità di selezionare le iniziative giuste, capacità di creare e mantenere una visione d’insieme,
maggiore trasparenza degli elementi di lavoro e delle risorse, capacità di guidare continuamente il valore e le metriche.

Prince2: sviluppato nel Regno Unito, Prince2 (Projects in a Controlled Environment) si concentra su casi aziendali piuttosto che su progetti. Prince2 funziona bene in aziende con un PMO definito e dove c’è un focus sulla scomposizione di un progetto in fasi che sono più gestibili e controllabili. Prince2 è considerato facile da imparare e da usare, anche per chi ha poca esperienza.

PMBOK: Project Management Body of Knowledge, sviluppato dal Project Management Institute (PMI), è considerato lo standard di riferimento per i project manager. PMBOK adotta un approccio basato sulla conoscenza che dipende fortemente dall’esperienza e dalla conoscenza del project manager. È incentrato sulla documentazione e funziona bene se l’azienda preferisce lasciare la maggior parte del processo decisionale ai professionisti formati all’interno del PMO.

Certificazioni per il PPM

Il Project Management Institute è il gold standard per le certificazioni di progetti, programmi e portfolio riconosciuti a livello mondiale. Offrono una credenziale Portfolio Management Professional (PfMP), che fornisce “competenze avanzate nella gestione coordinata di uno o più portafogli per raggiungere obiettivi strategici”.

La certificazione richiede un minimo di otto anni di esperienza aziendale. E’ necessario avere un diploma di scuola secondaria e 10.500 ore di esperienza nella gestione del portafoglio, o una laurea quadriennale e 6.000 ore di esperienza nella gestione del portafoglio.

Il PMI offre anche un elenco di enti accreditati per la formazione nella gestione di progetti, programmi e portfolio.

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