Project manager: 8 consigli per gestire al meglio un progetto da remoto

Alcuni project manager esperti in smart working offrono suggerimenti e trucchi per coordinare la gestione e la produttività dei team da remoto.

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Nelle ultime settimane avete realizzato un’impresa che una volta credevate impossibile: senza preavviso, pianificazione o formazione siete diventati project manager per un team remoto che non avete mai visto di persona. La gestione remota è un’abilità specializzata che richiede capacità di comunicazione e mediazione, strumenti digitali e un’eccellente pianificazione e visualizzazione. Quando costruito da zero, un team remoto opera infatti in modo diverso da quello che lavora in un ufficio.

Non tutti però prosperano in un ambiente di lavoro da casa. Secondo un recente studio del National Research Group, il 51% della Generazione Z trova lavoro da casa distraente e il 41% afferma di non avere le risorse necessarie. “Ci sono vantaggi e svantaggi nel lavoro remoto” concorda Kenny Johnston, direttore delle operazioni di prodotto presso GitLab. GitLab è un’azienda completamente remota con team in oltre 65 Paesi. “Alle persone che assumiamo il lavoro da casa piace e ci aspettiamo che siano proattive, definiscano il proprio lavoro e siano responsabili dei propri progetti.”

Se la gestione di un team remoto è per voi un’assoluta novità, dovrete affinare alcune abilità. A tal fine abbiamo parlato con alcuni project manager che gestiscono team remoti da anni. Ecco i loro consigli.

Comunicare intenzionalmente

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Tutti quelli con cui abbiamo parlato concordano sul fatto che la comunicazione remota è un animale diverso dalle interazioni di persona. “Esistono tutti questi modi leggeri, sfumati e sottili in cui parliamo con i colleghi di un ufficio” afferma Ethan Fast, CTO e co-fondatore di Nash. Fast gestisce un team remoto di 33 persone dislocate in tutto il mondo. “Quando lavori in remoto, non puoi più fare affidamento su queste sfumature. Devi essere proattivo e intenzionale riguardo alla comunicazione”.

Un modo per sostituire un po’ di quella ricca comunicazione di persona è con le videoconferenze, ma anche queste (e tutti i vostri canali di comunicazione) richiedono una strategia chiara e abilità specializzate. “Direi che la migliore pratica è quella di avere un punto di contatto quotidiano” afferma Kelley Ervin, Project Manager presso Talent Path. Ervin gestisce un team remoto di oltre 10 persone in tutto il Paese. Dovrete anche fare molto affidamento sulla comunicazione scritta per chiarire, documentare e aggiungere follow-up, qualunque sia il programma della riunione video che scegliete.

Praticare una buona igiene delle riunioni video

Create una strategia (o una buona igiene delle riunioni) per la gestione delle riunioni video in modo che tutti vengano ascoltati e il caos non possa regnare. Tutti i Project Manager con cui abbiamo parlato concordano sul fatto che dovreste insistere affinché tutti accendano la videocamera durante le riunioni in modo da poter vedere che tutti stanno bene, sia fuori dal letto e siano impegnati.

Ma la chiave di una videoconferenza utile è inviare un ordine del giorno prima della riunione e dare seguito alle note che vengono inviate successivamente. Iniziate definendo cosa renderebbe questo incontro un successo. In questo modo, alla fine, tutti avranno la soddisfazione per un lavoro ben fatto. Ci sono chiari indizi che qualcuno vuole parlare quando vi incontrate di persona. Si siedono, attirano la vostra attenzione, alzano una mano o si schiariscono la gola. Tutto ciò, naturalmente, va perso in una videochiamata, durante la quale potreste però fare comunque dei “segnali fisici” per attirare l’attenzione.

Scrivere con precisione chirurgica

Quando così tante comunicazioni avvengono tramite canali scritti, “dovete essere molto più organizzati riguardo alla comunicazione con il vostro team” afferma Adam Matas, responsabile della gestione dei progetti e direttore di un team remoto presso Taulia. “Mentre è importante essere accurati e organizzati nella vostra documentazione, è altrettanto importante essere concisi nella comunicazione.”

Sia che preferiate Slack, Skype o e-mail per le comunicazioni quotidiane, cercate di essere precisi, concisi e chiari. Lunghe e dettagliate missive sopraffanno un pubblico che è già distratto. Assicuratevi inoltre che sia facile rispondere rapidamente. Non racchiudete troppo in un messaggio. Rendete chiaro ciò che è richiesto in modo che il destinatario possa spostarsi rapidamente tra una comunicazione e l’altra.

E tenete presente che le continue interruzioni, soprattutto da parte di qualcuno che il team ritiene di non poter ignorare, incidono seriamente sulla produttività. Secondo uno studio, sono necessari 23 minuti e 15 secondi per tornare al lavoro dopo ogni interruzione.

Cercate i conflitti

Ci sono problemi che non si presentano se non siete voi a stanarli. “Il punto dolente che vedo più spesso”, afferma Johnston di GitLab, “è ciò che chiamo sofferenza in silenzio e sarebbe bene notarla il prima possibile. Più i conflitti durano, più diventano intensi. I membri del team finiscono per lottare e avere un alto livello di ansia che però non è immediatamente visibile”.

“Quindi, come manager, ho preso l’abitudine su base regolare di chiedere ai membri del mio team come vanno le cose a casa e al lavoro”. Se la vostra caccia al conflitto rivela problemi, le tattiche per risolverlo sono probabilmente le stesse di quelle che usavate in un ufficio. Il rischio maggiore rimane quello di non sapere.

Allontanate l’ansia

Se tendete a essere ansiosi, il difficile e improvviso passaggio al lavoro da casa potrebbe farvi approfondire ogni progetto, esaminare ogni dettaglio e provare a controllare tutti gli aspetti di tutto ciò che fanno tutti. Resistete a questo impulso. “È una sfida” afferma Rachel Happe, co-fondatrice e direttrice di The Community Roundtable. “All’improvviso dovete fidarvi delle persone che non riuscite a vedere e questo tipo di gestione può creare dell’ansia, che è l’esatto contrario della produttività”.

Invece di cadere vittime dell’ansia, cercate di comunicare. Coinvolgete tutti e risolvete i problemi. Pianificate una routine, programmate le riunioni, affinate le vostre abilità da “maestro Scrum”. Riunite l’intero team e chiedete come vogliono lavorare insieme. Ciò calmerà le persone. Abbassare il livello di ansia è la vostra prima priorità.

Non dimenticare l’empatia

Tutti quelli con cui abbiamo parlato hanno affermato che i gestori remoti devono tenere meeting uno a uno regolarmente con tutti perché alcune cose non saltano fuori in una riunione o in una pausa. “Dovete entrare in empatia con le persone del vostro team” afferma Tim Macek, direttore delle operazioni tecniche e delle infrastrutture di Sterling Trading Tech che gestisce un team remoto di 15 persone.

“Ho una squadra in Serbia”, afferma Macek. “Quando sono arrivato qui, ho scoperto che tutti i giorni i membri del team dovevano partecipare a un incontro quotidiano alle 19. Mi sono messo nei loro panni e ho cambiato l’orario della riunione scegliendone uno che fosse più ragionevole per tutti”.

Questo vale anche per il tipo di lavoro svolto dalle persone. “Il tempo di un manager e il tempo dei programmatori vengono utilizzati in modo diverso” afferma Spencer Waldron, direttore delle comunicazioni globali di Prezi. “I manager tendono ad organizzare una riunione o una chiamata negli slot liberi del calendario. Ma qualcuno il cui compito è creare codice ha bisogno di molta concentrazione nel lavoro e chiamarli anche solo per un’ora per partecipare a una riunione può far perdere un intero pomeriggio di lavoro”. Incoraggiate quindi i membri del team a riconoscere il tipo di tempo di cui hanno bisogno e a segnarlo sul loro calendario, in modo che non siano costantemente allontanati dal lavoro.

Produttività

Non abbiate paura di parlare con il vostro team di un tema come la produttività. Se non lo fate emergere, nessuno lo farà. “Le persone pensano che sia tabù parlare di produttività” afferma Matas di Taulia. “Ma ci sarà un adattamento ai processi lavorativi quotidiani che più persone stanno vivendo in prima persona in questo clima. È giusto parlarne.”

La produttività è facile da minare, specialmente quando si lavora in remoto. Lavorare troppo, tuttavia, può essere un problema più grande a lungo termine. Senza indicatori chiari tra lavoro e casa, molte persone cadono in questa trappola. Tutti quelli con cui abbiamo parlato incoraggiano il loro team a fissare orari reali, a creare uno spazio di lavoro o un sistema che segnali quando stanno lavorando e attenersi a esso.

In GitLab la produttività è un argomento molto sentito. “Per questo utilizziamo delle “issue board” per vedere se qualcuno ha risorse insufficienti. Un manager può anche guardare una di queste bacheche per vedere quando qualcuno è sovraccarico di lavoro.” Il superlavoro non è infatti qualcosa che l’azienda incoraggia. Fa male al morale, alla salute e alla produttività e il manager deve intervenire per correggerlo.

Aiutate la vostra cultura a prosperare

“Ci piace regalare a tutti una carta regalo Starbucks e fare una pausa caffè insieme” afferma Tara Gilbert, responsabile del team di esperienza dei clienti su monday.com che gestisce un team di customer experience completamente remoto. “L’intero team utilizza Zoom o Slack e ci divertiamo moltissimo a confrontarci su cose che non riguardano solo il lavoro.”

GitLab prende sul serio la costruzione della cultura da remoto. “Abbiamo creato un sistema per questo”, afferma Johnston. “Abbiamo incontri su Zoom due volte a settimana che in pratica sono chat “libere”. Abbiamo infatti canali per giochi da tavolo, birra, viaggi, animali domestici, genitori e molte altre cose. Abbiamo anche programmato incontri video su Zoom in cui i figli dei membri del team si riuniscono”, afferma Lenneville di GitLab. “È divertente, un po’ folle e piace a tutti.”

L’azienda incoraggia infine le persone ad avere una vita anche durante le riunioni. “Se vostro figlio vi sale sulle ginocchia quando siete in riunione, va benissimo. Abbiamo persino gli animali domestici nelle riunioni. Ci piace. Ci aiuta a conoscerci.” Portare la sfera personale al lavoro, anche da remoto, crea cultura. E rende il lavoro da casa molto più divertente.