Produttività e scalabilità grazie alla gestione della conoscenza

La gestione della conoscenza è un imperativo per le aziende che sperano di mantenere la coesione culturale, migliorare la produttività e allineare i team interfunzionali per portare a termine lavori complessi.

gestione della conoscenza

Poiché la quantità di conoscenza generata all’interno delle organizzazioni continua a crescere, le aziende devono implementare sistemi che consentano ai dipendenti di trovare facilmente le informazioni di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno. Ciò non solo significa migliorare l’esperienza dei dipendenti e aumentare la produttività, ma può anche consentire un livello di agilità e innovazione che può diventare un elemento di differenziazione competitivo.

Eppure i lavoratori della conoscenza (o knowledge workers) dedicano ancora una quantità sproporzionata di tempo alla ricerca di informazioni. Stiamo quasi assistendo al riemergere di alcune delle sfide che hanno guidato l ‘”era intranet” più di 10 anni fa, ovvero una proliferazione di strumenti di produttività che creano silos di conoscenza e contenuti all’interno delle organizzazioni. I dipendenti si lamentano del fatto che la conoscenza è obsoleta, ammesso che sia documentata, e le aziende si preoccupano della perdita della proprietà intellettuale quando i dipendenti se ne vanno.

Affrontare questa sfida non è un’impresa facile e richiede una combinazione di persone, processi e sforzi tecnologici che sottintendono un cambiamento significativo nella cultura. Tuttavia, le aziende che implementano e coltivano adeguatamente le loro pratiche di gestione della conoscenza non solo sbloccheranno la produttività, ma si differenzieranno anche dai loro concorrenti.

Definizione della gestione della conoscenza

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La gestione della conoscenza è il processo consapevole di definizione, strutturazione, conservazione e condivisione della conoscenza e dell’esperienza dei dipendenti all’interno di un’organizzazione. Quando create la vostra strategia di gestione della conoscenza, è importante considerare i tipi di conoscenza esistenti. Ci sono due tipi di conoscenza primaria:

  • La conoscenza esplicita è la conoscenza che è già stata documentata, come documenti di policy e processi, presentazioni di vendita e dati dei clienti. È importante assicurarsi che la propria organizzazione disponga dei giusti sistemi di gestione dei contenuti per gestire e distribuire con successo questa conoscenza.
  • La conoscenza tacita è una conoscenza non scritta che risiede nella mente dei dipendenti. Viene comunemente definito “know-how”. La conoscenza tacita è la più difficile da conservare perché non è stata esplicitamente documentata o articolata da un individuo ad altri nell’organizzazione.

Nella nostra esperienza di lavoro con le aziende per aiutare a risolvere le loro sfide di gestione della conoscenza, consigliamo di pensare al processo di gestione della conoscenza esplicita e tacita come una progressione graduale. La prima fase della maturità della gestione della conoscenza è quella di gestire adeguatamente la conoscenza esplicita. Nel tempo, è possibile ottenere più valore facendo emergere la conoscenza tacita, fornendo contesto e collegando esperti. Indipendentemente dall’approccio, l’obiettivo generale è trasformare la conoscenza tacita in conoscenza esplicita.

Sviluppare una strategia di gestione della conoscenza

Una delle principali sfide che le aziende devono affrontare quando implementano la gestione della conoscenza è integrarla nei flussi di lavoro e nei processi aziendali esistenti. Per fare ciò correttamente, le organizzazioni dovrebbero prima identificare i primi tre-cinque utenti e i loro punti deboli associati. Ad esempio, le esigenze di conoscenza e le preferenze di un rappresentante di vendita sul campo saranno probabilmente diverse da quelle di un impiegato di ricerca e sviluppo.

Un rappresentante di vendita sul campo potrebbe infatti aver bisogno di accedere a conoscenze non strutturate, sotto forma di e-mail o contatti, tramite il proprio smartphone o tablet, la dove invece un dipendente di ricerca e sviluppo presso un’azienda farmaceutica richiede una soluzione che lo aiuti a estrarre grandi quantità di dati strutturati come le riviste accademiche.

Lo sviluppo di una strategia di gestione della conoscenza incentrata sulle persone può aiutare i leader a comprendere le esigenze di conoscenza primarie delle loro organizzazioni e a sviluppare processi che serviranno al meglio gli obiettivi strategici dell’azienda. Consentite ai vostri dipendenti di condividere le informazioni dove desiderano riceverle e accedervi. Iniziare con questo approccio incentrato sui dipendenti può limitare il rischio di creare un archivio di conoscenze non intuitivo e che alla fine non viene utilizzato.

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Affrontare la sfida di gestione e distribuzione

Una volta identificati i tipi di conoscenza e le persone, le organizzazioni dovrebbero occuparsi di come e dove verranno archiviate e gestite tali informazioni. Per le organizzazioni meno mature, spesso si consiglia di affrontare prima la conoscenza esplicita e strutturata. Questa fase del processo è spesso laboriosa, poiché richiede di assicurarsi che il contenuto sia accuratamente indicizzato, etichettato e assegnato ai controlli di accesso corretti in modo che possa essere distribuito correttamente.

Le esigenze di un’organizzazione spesso determinano il modo in cui la conoscenza viene infine distribuita. Spesso vediamo le aziende implementare un’esperienza utente front-end centrale, solitamente sotto forma di una intranet, che può connettersi ad altri repository di conoscenza adatti allo scopo.

Un sottocomponente critico del programma di gestione della conoscenza di un’organizzazione è la strategia di ricerca. Non è giusto presumere che i dipendenti sapranno sempre dove trovare le informazioni che stanno cercando. Piuttosto, i leader devono abilitarli con potenti capacità di ricerca, basate su contenuti e conoscenze accuratamente indicizzati e contrassegnati per argomenti pertinenti.

Sebbene una intranet sia un punto di partenza comune per molte aziende, questa strategia di ricerca si rivolge principalmente al modo in cui i dipendenti “estraggono” le informazioni dai sistemi di gestione dei contenuti. Le aziende che sono mature nelle loro capacità di gestione della conoscenza hanno anche un meccanismo in atto per “spingere” la conoscenza pertinente sulla base delle personalità degli utenti e dei precedenti modelli di consumo della conoscenza.

Nonostante sia importante iniziare con la gestione e la distribuzione della conoscenza strutturata e documentata, ricordate che non tutta la conoscenza all’interno dell’azienda è documentata. La fase successiva della maturità è fornire ai dipendenti un meccanismo per sfruttare la conoscenza tacita. Ciò può avvenire collegando lavoratori della conoscenza con interessi simili o identificando esperti in materia, tra gli altri approcci.

Promuovere l’adozione attraverso la gestione del cambiamento

È importante notare che la gestione della conoscenza non è un esercizio una tantum. Le imprese dovrebbero mettere in atto misure per governare e mantenere la conoscenza nel tempo. Ciò include per prima cosa lo sviluppo della proprietà centralizzata per il processo di gestione della conoscenza e la governance. Come secondo step è poi importante assicurarsi che ci sia una cadenza per l’aggiornamento regolare delle conoscenze in modo che rimangano fresche e pertinenti. I programmi di gestione della conoscenza di successo si basano sulla fiducia. Se la conoscenza è costantemente obsoleta, quella fiducia andrà persa e i dipendenti smetteranno di contribuire.

Uno dei maggiori ostacoli per implementare con successo una strategia di gestione della conoscenza è l’adozione. I dipendenti potrebbero essere riluttanti a portare un altro strumento o processo nel loro flusso di lavoro e possono persino temere che condividere le loro conoscenze con l’organizzazione possa ridurre la loro sicurezza sul lavoro. Ciò sottolinea il fatto che la vera gestione della conoscenza non riguarda solo l’archiviazione e la distribuzione di contenuti, ma anche la guida di pratiche culturali e di gestione del cambiamento che incoraggeranno i dipendenti a svolgere un ruolo attivo nel processo. Ecco allora che diventa necessario incorporare l’importanza della condivisione delle conoscenze nella cultura aziendale e aiutare i dipendenti a comprendere i vantaggi sia per l’azienda, sia per la propria esperienza lavorativa.