Process improvement: come migliorare efficienza e produttività

Un processo aziendale sbagliato può costare tempo e denaro, ma con il process improvement si possono individuare esattamente il problema e il modo per migliorare il processo.

Process improvement

Il process improvement prevede la pratica aziendale di identificare, analizzare e migliorare i processi di business esistenti per ottimizzare le prestazioni, soddisfare gli standard delle best practice o semplicemente migliorare la user experience per clienti e utenti finali. Il process improvement può avere diversi nomi come business process management (BPM), business process improvement (BPI), business process re-engineering (BPR) e continual improvement process (CIP), solo per citarne alcuni. Indipendentemente dalla nomenclatura, perseguono tutti lo stesso obiettivo: ridurre al minimo gli errori e gli sprechi, migliorare la produttività e ottimizzare l’efficienza.

Tecniche di process improvement

Esistono diverse metodologie progettate per aiutare la vostra azienda ad affrontare il process improvement. Ognuna ha lo scopo di identificare i problemi di processo, risolverli e analizzare il successo o il fallimento di tali cambiamenti.

Nonostante questo obiettivo comune, ogni metodologia soddisfa esigenze diverse. Alcuni framework si concentrano su come mettere la cultura della vostra azienda nel posto giusto per il miglioramento dei processi, ma esistono anche metodologie che aiutano le aziende a mappare visivamente i flussi di lavoro.

csp

  • Kaizen: Kaizen promuove il miglioramento continuo con una forte enfasi su pratiche snelle e agili. Kaizen si concentra sul miglioramento della qualità, della produttività e dell’efficienza attraverso piccoli cambiamenti nel lavoro quotidiano o nella cultura aziendale per promuovere un ambiente che non punisce errori o errori, ma lavora invece per impedire che si ripetano.
  • 5S: il modello 5S fa parte delle metodologie Kaizen e Lean e si distingue per cinque fasi principali: ordinare, raddrizzare, brillare, standardizzare e sostenere. Il modello 5S aiuta a garantire maggiore coerenza al miglioramento dei processi e può standardizzare il process improvement.
  • PDCA: anch’esso parte della metodologia Kaizen, PDCA è sinonimo di pianificazione, esecuzione, controllo e azione. Aiuta le organizzazioni a essere più efficienti nell’identificare i processi che richiedono miglioramenti. Prima dovete identificare il problema (pianificare), creare e implementare una soluzione (fare) e valutare l’efficacia dei dati (controllare); quindi documentare i risultati finali e implementare il piano se ha successo (agire).
  • Six Sigma: Six Sigma è una popolare metodologia di process improvement che porta i lavoratori in alto nelle classifiche con il metodo delle cinture di karate. Si inizia come una cintura verde e si impara a diventare una cintura nera. Six Sigma prevede due modi per scomporre il miglioramento del processo attraverso fasi specifiche. Questi passaggi includono definire, misurare, analizzare, migliorare e controllare (DMAIC) e definire, misurare, analizzare, progettare e verificare (DMADV).
  • Analisi di causa ed effetto: un altro strumento nato da Six Sigma è l’analisi di causa ed effetto, che prevede l’utilizzo di un metodo di diagramma per risolvere i problemi la prima volta identificando il problema, scoprendo gli ostacoli e individuando perché il motivo per cui il processo non funziona.
  • Analisi SIPOC: come formato del diagramma che rientra nella metodologia Six Sigma, l’analisi SIPOC avviene durante la fase di “misura” di DMAIC o DMADV. SIPOC aiuta le organizzazioni a definire e stabilire un progetto di miglioramento del processo, nonché a identificare i requisiti e gli elementi necessari prima di iniziare.
  • Value stream mapping (VSM): VSM aiuta le organizzazioni a rappresentare visivamente le percezioni dei clienti nei confronti di un processo aziendale, cosa che aiuta a identificare il valore di un prodotto, processo o servizio per l’organizzazione. Simile ad altre metodologie, è fortemente focalizzata sull’eliminazione di sprechi, ridondanza e sull’essere estremamente snella.
  • Total Quality Management (TQM): focalizzata sulla coltivazione del successo a lungo termine attraverso la soddisfazione del cliente, la metodologia TQM aiuta le organizzazioni a coinvolgere l’intera azienda con un continuo miglioramento dei processi. È una metodologia che abilita i lavoratori promuovendo una cultura in cui i dipendenti non hanno paura di sbagliare e sono spinti verso un obiettivo aziendale condiviso.
  • Kanban: Kanban è uno strumento per la visualizzazione del flusso di lavoro dei processi che consente di riunire unità aziendali, leadership e dipendenti nella stessa pagina per migliorare i processi. È un’altra metodologia che incorpora e incoraggia il miglioramento del processo snello.
  • Mappatura dei processi: un’altra visualizzazione del flusso di lavoro che aiuta le aziende a mappare un piano per il process improvement è la mappatura dei processi. Può anche essere chiamata diagramma di flusso di processo, diagramma di processo, diagramma di flusso funzionale e modello di processo. In definitiva, è il processo di creazione di un diagramma di flusso che fornisce informazioni vitali su un flusso di lavoro dall’inizio alla fine.

automazione

Il ruolo dell’automazione nel process improvement

Poiché uno dei modi più semplici per migliorare i processi è eliminare la fatica manuale e ridurre l’errore umano, l’automazione svolge un ruolo significativo nel process improvement. L’automazione dei processi aiuta infatti le organizzazioni a capire dove devono migliorare e cosa funziona come dovrebbe.

L’automazione dei processi robotici (RPA) è un argomento caldo nell’automazione e le aziende hanno abbracciato questa pratica per semplificare i processi. Consente alle organizzazioni di imitare le azioni umane per attività o passaggi coinvolti in processi complessi. L’automazione avviene attraverso una serie di regole e trigger che eliminano la necessità di lavoro manuale in parti specifiche del processo e consentono all’RPA di fare ciò che un essere umano doveva fare in precedenza.

Alcuni miglioramenti del processo automatizzati con RPA includono risposte automatizzate via e-mail, elaborazione degli ordini online, categorizzazione dei ticket di help desk, trasferimento di dati tra sistemi e gestione delle buste paga. Ciò non solo aiuta a creare maggiore efficienza nei processi aziendali, ma aiuta anche i lavoratori a concentrarsi su attività più complesse che l’automazione non è ancora in grado di gestire.

Formazione per il process improvement

Esistono molti modi per prepararsi al process improvement. Se la vostra azienda aderisce a una metodologia specifica, come Six Sigma o Kaizen, potete ottenere la certificazione o la formazione in tale ambito. Se la vostra azienda non aderisce a una metodologia specifica, ci sono altre certificazioni di miglioramento del processo che potete ottenere e corsi che potete seguire per essere sempre aggiornati.

  • BPM Essentials: modello di processo aziendale e metodo di notazione (BPMN) e corso di formazione sullo stile
  • BPM Institute: certificazione Business Process Management Professional (BPMP)
  • BPTrends Associates: principi di gestione dei processi aziendali e introduzione alla modellizzazione, all’analisi e alla progettazione dei processi aziendali
  • Coursera: gestione delle operazioni e gestione della strategia per l’era digitale
  • Learning Tree International: Introduzione alla formazione sul miglioramento dei processi aziendali (BPI)
  • Udemy: miglioramento del processo aziendale e mappatura dei processi
  • Watermark Learning: miglioramento dei processi aziendali