Onboarding da remoto: come sfruttare al meglio questa opportunità

L’onboarding da remoto, come altre modalità di lavoro indotte dalla pandemia, è qui per restare. Ecco come semplificare il processo e far sentire i benvenuti i nuovi assunti

smart working

Selezione e inserimento di nuovi talenti sono processi impegnativi già in circostanze normali. Assumere durante una pandemia globale, quando tutte le interazioni con manager e colleghi avvengono online, è una situazione che può diventare stressante.

Nell’ultimo anno diverse aziende in tutto il mondo hanno perso posti di lavoro, ma altre hanno continuato ad assumere, dove i budget lo consentivano. Queste ultime hanno dovuto capire come fornire attrezzature informatiche ai nuovi assunti, formarli su nuove tecnologie e processi di lavoro, farli sentire parte del team, il tutto senza contatti di persona.

Alcune aziende hanno avuto un vantaggio, avendo iniziato ad aggiornare e migliorare i loro processi di onboarding nel 2019”, ha affermato Jason Cerrato, direttore di ricerca di Gartner. Ma la maggior parte delle organizzazioni non era pronta ad accogliere nuovo personale, reclutato interamente virtualmente, per iniziare un lavoro in un ambiente remoto, quando tradizionalmente quel ruolo veniva svolto in presenza. “I nuovi dipendenti sono entrati a far parte di team che potrebbero non aver avuto la possibilità di incontrare di persona o di entrare in aziende che potrebbero non aver mai visitato fisicamente”.

adv
Cloud Communication Business

Nell’era digitale il centralino va in Cloud

La telefonia di nuova generazione è in software-as-a-service: non richiede di installare centralini hardware, gestisce fisso e mobile, e consente di attivare nuove linee o filiali con un clic, abilitando Smart Working e Unified Communication. SCOPRI DI PIÙ >>

Il lavoro a distanza oggi è diventato la nuova normalità ed è probabile che rimanga anche dopo la fine della pandemia. Per questo le aziende devono aggiornare le loro tecnologie e processi di onboarding per garantire un ingresso agile e produttivo ai nuovi assunti. Ecco i consigli di analisti e leader IT di aziende che stanno assumendo per gestire al meglio il processo di onboarding virtuale.

La distribuzione dei dispositivi necessari per il lavoro

Secondo Cerrato, gli aspetti più impegnativi dell’onboarding da remoto durante la pandemia sono stati il provisioning, la consegna dei dispositivi e l’accessibilità del sistema per i nuovi assunti. L’impossibilità di accogliere i dipendenti in ufficio ha posto nuove sfide di tempistica e logistica che richiedono una pianificazione aggiuntiva e soluzioni creative.

Jo Drake, CIO del rivenditore online The Hut Group (THG), ha affermato che la sua azienda ha implementato un processo di onboarding automatizzato per sostituire i sistemi manuali in modo più efficiente e scalabile. “Sebbene avere una configurazione virtuale in atto abbia indubbiamente contribuito a rendere la transizione al lavoro da casa molto più agevole”, spiega, “sono sorti altri problemi che non avevamo mai considerato”.

Prima della pandemia, la natura in rapida crescita di THG significava che l’onboarding virtuale era già un’opzione per i nuovi assunti. L’opzione è diventata una necessità quando è entrato in vigore il lockdown nel marzo 2020 e doveva essere offerta a tutti i dipendenti, ovvero un migliaio di persone, considerando sia i nuovi assunti che il personale proveniente da acquisizioni.

Abbiamo anche dovuto adottare rapidamente un processo di provisioning zero-touch”, ha affermato Drake. “Volevamo creare un processo fluido per l’utente finale, in cui il kit di attrezzature necessarie sarebbe andato direttamente dalla fabbrica alla casa del nuovo lavoratore, fornendo automaticamente tutto ciò di cui aveva bisogno con il giusto accesso e le applicazioni installate”. Le macchine dovevano anche essere protette: crittografate, registrate nei sistemi di gestione degli endpoint di THG e con il giusto software anti-malware installato per la gestione da remoto dell’azienda.

THG utilizza Jamf per garantire il funzionamento su Mac e Microsoft Intune per i PC; le due piattaforme di gestione vengono utilizzate anche per applicare e gestire tutte le policy e il software di sicurezza, oltre all’installazione di eventuali altre app richieste. Okta fornisce l’autenticazione single sign-on e a più fattori. Questi sistemi erano già in uso prima della pandemia e si sono dimostrati determinanti nell’aiutare THG a portare a pieno regime il suo processo di onboarding virtuale.

Le apparecchiature aziendali vengono fornite fornite con una “guida rapida” di istruzioni passo passo per l’accensione e il login. Non appena i nuovi dipendenti effettuano il login, i dispositivi vengono automaticamente registrati a loro nome e gestiti in un ambiente sicuro. La gestione è effettuata in background dal team IT dell’azienda.

Il processo di onboarding di THG prevede un periodo di inserimento in cui i nuovi dipendenti ricevono formazione per le risorse umane, presentazioni specifiche per il lavoro e informazioni pratiche sulla loro giornata lavorativa. Prima della pandemia, questo sarebbe avvenuto di persona. Oggi, il nuovo processo virtuale include una fase di inserimento (online), che è preceduta da un “forum aperto” attraverso il quale i dipendenti possono porre le loro domande al team IT.

Più recentemente, THG ha creato app store aziendali per Windows e Mac, offrendo al personale l’accesso self-service a prodotti verificati e con licenza, aggiornati con le ultime versioni del software che l’azienda gestisce a livello globale.

La formazione di nuovi assunti

Tra i primi compiti che i manager devono affrontare nell’inserimento di nuovi dipendenti è addestrarli nelle loro mansioni quotidiane e nelle tecnologie che consentono di svolgere il lavoro, un processo reso più macchinoso senza il contatto di persona.

Sean Collison, responsabile clienti per una compagnia di assicurazioni con sede nel Regno Unito. Durante tutta la pandemia ha assunto e formato il personale per l’assistenza clienti. L’azienda aveva già iniziato a utilizzare Microsoft Teams come piattaforma di comunicazione predefinita all’inizio del 2020, poiché lo strumento di chat e videoconferenza rendeva facile comunicare simultaneamente qualsiasi problema, anche a grandi gruppi di dipendenti. “Quando è entrato in vigore il lockdown”, ha affermato Collison, “trasformare le comunicazioni dei dipendenti in modalità virtuale era solo un caso di espansione dell’uso di Teams”.

Tuttavia, sebbene disporre di una piattaforma di comunicazione uniforme abbia contribuito a semplificare il modo in cui i dipendenti ricevono le informazioni, la formazione dei nuovi assunti è diventata più difficile, nonostante l’uso di alcune piattaforme specializzate come Impact 360 e uno strumento basato su Microsoft Excel costruito internamente e distribuito tramite SharePoint.

Siamo stati in grado di tradurre il processo in una soluzione virtuale, ma le sessioni di formazione che coinvolgono grandi gruppi sono decisamente più complicate”, ha detto Collison. “Facciamo molte sessioni di gruppo basate su esempi concreti e sulle domande dei partecipanti. Queste sono molto più difficili da ottenere virtualmente, proprio a causa della mancanza di contatto”.

Ma c’è un lato positivo in queste sfide: dover rendere il processo virtuale ha fornito all’azienda l’opportunità di evolvere il proprio programma di formazione e mettere in atto un sistema più strutturato.

Ci siamo resi conto che prima della pandemia la nostra formazione era un po’ caotica; non c’era una vera struttura o direzione una volta terminate le sessioni iniziali”, ha spiegato Collison. La pandemia e il passaggio al lavoro da casa hanno costretto l’azienda ad assicurarsi che le giornate lavorative fossero meglio strutturate, poiché la flessibilità offerta dalla formazione di persona non era più praticabile.

Accogliere nuovi membri nel team

Oltre a formare i nuovi dipendenti sulle tecnologie e sulle attività quotidiane, assimilarli nella cultura aziendale si è rivelato difficile da remoto. Secondo una ricerca condotta dalla piattaforma di coinvolgimento dei dipendenti TINYpulse, le persone assunte durante la pandemia hanno sperimentato legami più deboli con i loro colleghi e si sono sentite meno coinvolti nei valori aziendali. Non sorprende che i nuovi assunti nel 2020 abbiano dato il 34% in meno di riconoscimento ai loro colleghi rispetto alle loro controparti del 2019.

Cerrato di Gartner ribadisce questo punto, osservando che una sfida persistente dell’onboarding da remoto è trasmettere ai nuovi assunti la cultura aziendale e creare un senso di appartenenza. “L’inserimento in azienda spesso passa attraverso l’osservazione e le interazioni informali, oltre che attraverso processi formali”, ha sottolineato l’analista. Creare un ambiente virtuale in cui avvengano interazioni e scambi informali è spesso difficile”.

Le piattaforme tecnologiche

Durante la pandemia, la tecnologia è stata un elemento chiave per mantenere il funzionamento di un’ampia varietà di processi aziendali. Il coinvolgimento di nuovi dipendenti non fa eccezione.

Sebbene siano disponibili piattaforme di onboarding dedicate come SilkRoad Technology, Click Boarding, Enboarder e AllOnboard, la maggior parte delle aziende ha cooptato le tradizionali piattaforme di collaborazione e risorse umane per assumere nuovi assunti.

Gli strumenti di gestione dei servizi delle risorse umane hanno contribuito a promuovere l’automazione e la collaborazione attraverso una varietà di input, output e stakeholder”, ha precisato Cerrato. “Strumenti aggiuntivi come chatbot, assistenti virtuali e soluzioni di gestione elettronica dei documenti hanno contribuito a coordinare e digitalizzare un processo altamente amministrativo. Anche i video e i corsi online sono diventati essenziali, poiché le aziende sono dovute diventare virtuali con la messaggistica e la formazione”.

Il futuro dell’onboarding

Con la campagna di vaccinazione lanciata a livello globale, la prospettiva della riapertura degli uffici potrebbe non essere troppo lontana. Tuttavia, diversi sondaggi mostrano che la maggior parte dei dipendenti non vuole tornare a tempo pieno in ufficio, anche quando può farlo in sicurezza. Aziende come Dropbox hanno annunciano che continueranno a supportare il lavoro da remoto e Salesforce ha dichiarato che la giornata lavorativa 9/17 è definitivamente morta. E’ chiaro che l’onboarding virtuale, come molte altre modalità di lavoro indotte dalla pandemia, è qui per restare.

Molte aziende hanno fatto leva sui loro dipendenti per assistere nel processo di inserimento di nuovi assunti”, afferma Cerrato. Oltre a partecipare a videochiamate, formare nuovi dipendenti o agire come mentori, “i colleghi esperti potrebbero essere utilizzati per generare video o altri contenuti per guidare i nuovi dipendenti attraverso le tappe fondamentali dell’inserimento in azienda”.

Dal punto di vista del management, Drake e Collison ritengono che essere stati costretti ad adottare strategie di onboarding e formazione virtuali abbia migliorato l’esperienza per i nuovi assunti.

Collison si aspetta che una grande quantità di formazione rimanga virtuale, poiché la sua azienda ha scelto di mantenere l’opzione del lavoro da remoto. I suoi nuovi assunti traggono indubbiamente vantaggio dall’essere in ufficio e seguire i loro colleghi, “ma, una volta conclusa la fase di inserimento, il lavoro sarà una combinazione di presenza in ufficio e lavoro da remoto”.

Drake ritiene che il processo di onboarding di THG sia migliore oggi rispetto al passato, e le lezioni apprese durante la pandemia sono state utili per impostare un percorso di selezione e inserimento più strutturato ed efficace.

Se questo articolo ti è stato utile, e se vuoi mantenerti sempre aggiornato su cosa succede nell’industria ICT e ai suoi protagonisti, iscriviti alle nostre newsletter:

CWI: notizie e approfondimenti per chi acquista, gestisce e utilizza la tecnologia in azienda
CIO:
approfondimenti e tendenze per chi guida la strategia e il personale IT
Channelworld: notizie e numeri per distributori, rivenditori, system integrator, software house e service provider

Iscriviti ora!