Nuova normalità: 10 tecnologie a supporto dell’ufficio ibrido

I leader IT hanno il compito di garantire il successo di nuove strategie sul posto di lavoro che uniscono la collaborazione di persona e quella remota. Ecco gli strumenti a supporto dell'ufficio ibrido che possono aiutare.

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Tra le maggiori sfide che i leader IT devono affrontare in questo momento c’è quella di supportare strategie mutevoli per il luogo in cui si svolge il lavoro in azienda. Ora, i lavoratori stanno tornando negli uffici, almeno in una certa misura, con un lavoro a distanza diffuso che probabilmente è destinato a rimanere.

I dibattiti sul tradizionale lavoro in loco rispetto al lavoro a distanza stanno infuriando all’interno delle C-suite di organizzazioni di ogni tipo, con alcuni leader che credono nel potere del “faccia a faccia” e altri che esaltano la creatività che deriva dal lavorare ovunque e in qualsiasi momento. I CIO in primis sono una parte fondamentale di questa discussione, ma sono anche i principali responsabili del supporto di qualsiasi strategia di forza lavoro ibrida che emerge da questo dibattito.

La buona notizia è che è più facile che mai adattarsi a priorità mutevoli, obblighi di salute pubblica e capi volubili. Ora è comune per certi software supportare la capacità di lavorare ovunque, da un safari in Africa allo stesso cubicolo dove avete lavorato per 10 anni. La sfida è sapere quale approccio/strumento funziona meglio e implementarlo, oltre a facilitare il cambiamento all’interno dell’azienda per garantire che la forza lavoro rimanga produttiva.

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Ecco le 10 tecnologie che i leader IT dovrebbero prendere in considerazione per supportare strategie di ufficio ibride e la flessibilità del posto di lavoro che tali strategie comportano.

Tracciamento dei contatti

Sapere dove sono seduti tutti rende più semplice gestire le epidemie. Un buon software di tracciamento dei contratti può identificare tutti coloro che hanno lavorato vicino a una persona infetta. Alcuni tool tengono traccia dei dipendenti al momento del check-in chiedendo loro di confermare che non hanno manifestato alcun sintomo. Altri usano telecamere a infrarossi per misurare la temperatura. Alcuni strumenti possono difendere dalle infezioni emettendo un allarme se le persone si avvicinano troppo. Esistono diverse opzioni di tracciabilità del contratto per applicare strategie atte a limitare la trasmissione del virus.

Alcune opzioni includono SaferMe e Mobile Programming.

Migliori strumenti di produttività cloud

Tutti i software per ufficio basati su cloud sono progettati per rendere più semplice consentire a un dipendente di accedere da un browser casuale e iniziare a lavorare. Una volta fatto questo salto verso il cloud, il passaggio dall’ufficio alla casa (o al bar) è semplice. Sebbene le aziende possano ancora fornire laptop e altro hardware per le persone che lavorano in remoto, il provisioning di queste macchine e il mantenimento della sicurezza non è mai stato così facile come con gli strumenti basati su browser.

Nuove funzionalità stanno ridefinendo questo spazio di lavoro. La suite Office di Microsoft è ora una serie di applicazioni Web che fa parte di OneDrive. La raccolta di editor e programmi di posta di Google ha superato il vecchio nome G Suite ed è diventata Workspace. Zoho offre tutte le consuete app di produttività per la modifica di documenti e presentazioni, ma aggiunge anche strumenti per la gestione delle relazioni con i clienti, le risorse umane e la contabilità sotto l’ombrello Zoho One.

Software di pianificazione migliore

I software ottimizzati per le attività di smistamento e tracciamento stanno rapidamente diventando essenziali per il lavoro ibrido odierno. Gli strumenti per i team di programmazione agile sono cresciuti per aiutare i project manager a tenere traccia delle varie parti di un determinato progetto con ticket che scorrono su una lavagna Kanban. I responsabili del software enterprise hanno i propri strumenti che tengono traccia di ogni parte del software in esecuzione su ogni macchina. I team di vendita utilizzano da anni sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM).

Nessuno di questi pacchetti è quindi nuovo e nessuno è stato progettato per combattere un’infezione pandemica, ma tutti sono disponibili ovunque si trovino i dipendenti e aiutano a semplificare i flussi di lavoro, riducendo la necessità di incontri faccia a faccia. Anche se le persone entrano in ufficio a volte, potrebbe non esserci mai un momento in cui sono tutte lì contemporaneamente. Se il vostro ufficio ha resistito al passaggio a un sistema di gestione del flusso di lavoro migliore, ora è il momento di aggiornarsi.

I fornitori chiave in questo campo includono Asana, Jira, Monday.com e altri.

Messaggistica migliore

I sistemi di messaggistica e conferenza esistono da molto prima della pandemia, ma vale la pena dare un’occhiata approfondita a questo mercato se ancora non lo avete fatto, poiché sono strumenti ideali per mantenere la coesione del team quando i suoi membri sono raramente in ufficio allo stesso tempo. Inoltre, questi tool sono migliorati aumentando la loro integrazione con altri strumenti per la gestione del flusso di lavoro.

software di collaborazione

Slack è il fornitore dominante, ma tutte le suite di software per la produttività dell’ufficio includono le proprie opzioni di messaggistica. Altri fornitori di messaggistica includono Discord, RocketChat e Flowdock. Ci sono anche una serie di soluzioni open source come Mattermost e Zulip.

Nuove soluzioni di telefonia

Le reti telefoniche degli uffici con telefoni cablati su scrivanie fisse stanno rapidamente scomparendo. Alcune organizzazioni stanno standardizzando i telefoni cellulari personali, rimborsando i dipendenti per il loro costo. Altre aziende stanno acquistando piani per ufficio, cosa che può significare costringere le persone a portare con sé due dispositivi.

Tuttavia, le reti telefoniche degli uffici si stanno evolvendo e ora offrono la flessibilità per adattarsi a team in rapido cambiamento che risiedono in luoghi diversi ogni giorno e talvolta ogni ora. Le reti possono inoltrare le chiamate secondo necessità. E se preferite le dimensioni e il peso di un vecchio telefono da ufficio, alcuni nuovi modelli trasformano i moderni telefoni cellulari in telefoni più grandi con ampi display di facile lettura e i fornitori esaltano la capacità di questi dispositivi di passare dalla scrivania a casa senza ricablare nulla.

Microsoft Teams e Google Voice, ad esempio, dispongono di un bridge per la rete telefonica pubblica commutata (PSTN). Alcuni fornitori di sistemi telefonici includono RingCentral, Ooma, Line2 e DialPad.

Videoconferenze più ricche di funzionalità

Il mondo della videoconferenza sta diventando sempre più sofisticato e i principali fornitori stanno implementando funzionalità che fanno molto di più che consentire alle persone di guardarsi su un display. Ring Central, ad esempio, ha aggiunto trascrizioni dal vivo e uno spazio lavagna apparentemente infinito alle sue sale conferenze virtuali. Google Meet ha appena lanciato sottotitoli tradotti automaticamente per le discussioni tra persone che parlano lingue diverse.

Zoom ha potenziato la capacità degli utenti di controllare i gruppi di lavoro per aggiungere più interazione personale alle grandi riunioni. Allo stesso tempo, Pandemic ha aggiunto opzioni di formattazione più ricche ed evolute per le chat room. L’area più interessante in tale ambito potrebbe essere quella in cui terze parti offrono varie possibilità in diverse dozzine di categorie come l’istruzione o l’assistenza sanitaria.

Spazi per conferenze

Alcune delle più grandi innovazioni in risposta alla pandemia sono quelle che hanno contribuito a sostituire il mondo delle conferenze, dei convegni e degli incontri in presenza. Ora ci sono spazi virtuali progettati per emulare i grandi centri congressi dove potete passare dalla sala di presentazione alla sala di vendita.

Questi spazi non sono adatti solo per grandi eventi pubblici, dal momento che alcune aziende li utilizzano anche per riunioni interne a tutto campo. Alcuni dei nuovi fornitori che definiscono questo spazio includono Aventri, Accelevents, Eventzilla, Demio e Hopin.

Piattaforme di formazione

Anche gli strumenti di onboarding e la formazione continua sono andati oltre la sala conferenze. I moderni software per il training e la formazione includono nuove funzionalità come video a velocità variabile e quiz interattivi per assicurarsi che il messaggio venga trasmesso nel modo migliore. La conoscenza è più strutturata che mai. I dipendenti non devono attendere una nuova sessione di formazione o addirittura andare in ufficio. I principali fornitori in questo ambito come Coursera e Udemy offrono opzioni per supportare la formazione specifica per l’azienda.

Pool di workstation

Molti lavori richiedono poco più di un laptop di livello medio. Alcune attività come l’editing video o il rendering 3D richiedono invece processori più potenti e più RAM. I pool di hardware ad alta potenza prenotati tramite software di hoteling sono spesso una buona soluzione, specialmente quando alcuni lavoratori non devono spremere i loro PC al massimo tutti i giorni.

Nuovi spazi collaborativi

Non tutte le interazioni collaborative devono avvenire tramite la tecnologia video. Le aziende di gaming stanno riutilizzando i loro mondi virtuali per creare spazi di lavoro virtuali progettati per catturare le parti migliori degli ambienti di lavoro reali. Il suono, ad esempio, può obbedire alle leggi della fisica rendendo possibile alle persone di parlare liberamente con chi gli sta accanto nell’ambiente virtuale, anche se si trovano a migliaia di chilometri di distanza nella vita reale.

Ci sono anche alcuni spunti divertenti come un caminetto virtuale che brucia lentamente a meno che non si aggiunga un altro registro virtuale. Il lavoro non sarà mai divertente quanto un gioco vero e proprio, ma non c’è motivo per cui non possiamo provare a rendere questo nuovo mondo ibrido migliore della vecchia vita d’ufficio prima della pandemia. Alcune aziende che sviluppano queste opzioni includono Ronday, Gather e MeetinVR.

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