Con i tassi di fallimento dei progetti che rimangono problematici, molti project manager si rivolgono ai dati per chiedere aiuto. Un uso corretto dei dati può infatti eliminare le congetture dal processo decisionale e fornire un supporto tangibile che i project manager possono utilizzare per guidare i loro team. I dati possono anche dimostrare valore nell’aiutare i project manager a programmare il lavoro, allocare le risorse, aumentare l’efficienza, ridurre i costi e gestire i rischi in modo più efficace.

Il mezzo chiave con cui i project manager sfruttano i dati è attraverso l’uso della Business Intelligence (BI) e della Business Analytics (BA). La Business Intelligence è una combinazione di software e processo utilizzata per raccogliere, archiviare e analizzare i big data da varie fonti e per convertire tali dati in informazioni utili. La BI è considerata una forma descrittiva di analisi dei dati, in quanto si concentra sui dati passati e presenti per raccogliere informazioni su ciò che è accaduto o su ciò che sta accadendo attualmente in un particolare processo. La BI offre alle aziende e agli uffici di gestione dei progetti (PMO) l’accesso a metriche in tempo reale per supportare un processo decisionale migliore e più rapido e per ottenere una maggiore visibilità su progetti, processi e risultati.

La Business Analytics, d’altra parte, è considerata predittiva, in quanto si concentra sul “perché” per aiutare a fare previsioni più informate sul futuro. Con la BA, i dati vengono analizzati per prevedere meglio le sfide e adattarsi per fornire risultati migliori. I PMO lungimiranti stanno riconoscendo la necessità che le decisioni e le azioni di progetto siano supportate da solidi dati concreti. Diventare un project manager veramente data-based significa intensificare tutti gli aspetti della pianificazione e dell’esecuzione del progetto, specialmente quando si tratta di allocare e gestire risorse scarse ma preziose.

Ecco uno sguardo a come l’integrazione della BA nelle pratiche di gestione dei progetti può portare grandi vantaggi ai risultati del progetto.

Abbinamento, allocazione e pianificazione delle risorse

La gestione delle risorse è un’area delicata per i project manager perché le risorse sono spesso scarse e in continua evoluzione, rendendo difficile la pianificazione e l’allocazione dell’utilizzo delle risorse in un determinato progetto, figuriamoci quando più progetti competono per le risorse. I dati sono fondamentali per guidare decisioni efficaci sulla disponibilità e l’allocazione delle risorse. Il successo dei progetti si basa sulla capacità di abbinare le competenze, allocare le migliori risorse e programmare le risorse disponibili.

Avere accesso ai dati dei progetti passati e attuali consente ai project manager di allocare meglio le risorse per i progetti attuali e pianificare meglio quelli futuri. Raccogliendo e analizzando i dati in un unico luogo, i project manager possono identificare quali risorse sono sottoutilizzate o sovrautilizzate; ciò consente loro di spostare le risorse dove necessario e programmare di conseguenza.

Le aziende che utilizzano fogli Excel standalone anziché strumenti BI integrati nelle loro suite di gestione dei progetti sono spesso svantaggiate. Gli strumenti di BI integrati possono non solo ridurre le possibilità che il personale venga sovrautilizzato e quindi sovraccaricato e possibilmente esaurito, ma possono anche aiutare a garantire che le tempistiche di pianificazione del progetto siano realistiche e identificare i fattori di rischio che potrebbero diventare ostacoli al raggiungimento di tali scadenze. I project manager possono utilizzare i dati per sviluppare KPI di gestione delle risorse come indicatori di conflitti di risorse o completamenti puntuali delle attività.

Social collaboration

Aumentare l’efficienza

La BI può aiutare i PMO a scoprire e migliorare flussi di lavoro interni ingombranti o efficienze basate sulla tecnologia, avvisando così i project manager dei cambiamenti che devono essere intrapresi per migliorare il modo in cui le parti interessate ei team di progetto si connettono, lavorano insieme e comunicano. Scoprendo e affrontando le inefficienze, i team di progetto possono concentrarsi su un lavoro di valore superiore e consegnare più rapidamente i progetti.

È solo nella capacità di raccogliere dati sui processi esistenti e sulle inefficienze che i project manager possono identificare i colli di bottiglia e altri ostacoli basati sui processi e creare un percorso verso il cambiamento. La BI può isolare processi inefficaci o inefficienti e migliorare l’efficienza complessiva del processo decisionale. Aiuta anche a sviluppare KPI come il tempo pianificato rispetto al tempo effettivo speso per attività, errori umani o il numero di richieste di modifica.

Gestire i rischi

I rischi possono presentarsi in molte forme diverse e da fonti sia interne che esterne. La minaccia che un rischio può rappresentare può avere un impatto minore o maggiore sui progetti, su un intero programma o su un portafoglio. Molte aziende mantengono un atteggiamento reazionario quando si tratta di rischio e conformità e non anticipano potenziali rischi utilizzando strumenti di BI.

La gestione del rischio e della conformità è una delle aree più critiche in cui la BI può svolgere un ruolo chiave nell’identificazione dei problemi. I dati forniscono ai project manager informazioni concrete che possono isolare molti tipi di rischi da progetti passati e attuali e consentire loro di ripensare le loro strategie di gestione del rischio.

Utilizzo di strumenti BI e BA

La chiave per ottenere informazioni utili è determinare i tipi di dati necessari per prendere decisioni cruciali, specialmente durante i periodi di incertezza. È essenziale valutare attentamente le caratteristiche degli strumenti BI e BA per assicurarsi che forniscano ai PMO le informazioni pertinenti in tempo reale per supportare il progetto e gli obiettivi di portafoglio della tua azienda.

Avere una pletora di funzionalità BI e BA incorporate o integrate con strumenti di gestione dei progetti non dovrebbe essere una priorità assoluta; invece, è più vantaggioso concentrarsi sull’avere le giuste funzionalità, tra cui:

  • La possibilità di importare e aggiornare i dati con un click
  • La capacità di avere analisi integrate “what if” per la pianificazione e la gestione delle risorse
  • Funzionalità di modellazione e previsione
  • Dashboard a colpo d’occhio personalizzabile in tempo reale
  • Accesso sicuro basato sui ruoli
  • Semplice interfaccia drag and drop
  • Perfetta integrazione con altre applicazioni
  • Accesso mobile sicuro per chi lavora da remoto
  • Opzioni self-service facili e veloci per tutti i ruoli
  • Capacità di condividere facilmente le informazioni con altri stakeholder
  • Funzionalità di reportistica

Sebbene le caratteristiche e le capacità della BI possano differire a seconda del progetto, i project manager dovrebbero garantire che le capacità essenziali per migliorare i loro particolari risultati del progetto siano enfatizzate nelle loro strategie sui dati. Ciò consentirà loro di sfruttare efficacemente la business intelligence per ottenere informazioni utili, sia che si tratti di gestione delle risorse, valutazione del rischio o di stabilire processi e comunicazioni più efficienti.