Il CIO Ted Ross crede che la vertiginosa produttività del lavoro ibrido sia ormai agli sgoccioli e non è l’unico a pensarla così. I dipendenti del reparto IT della città di Los Angeles che sono stati costretti a lavorare da remoto nei primi giorni di pandemia sono stati molto efficienti secondo Ross. “Nel pieno della pandemia abbiamo avuto un aumento del 34% nella consegna dei progetti, ma da allora la produttività e l’innovazione sono diminuite, in parte a causa del gran numero di nuovi dipendenti IT (45 nell’ultimo anno) che non hanno ancora costruito relazioni umani forti con gli altri membri del team”.

“In realtà siamo molto favorevoli al telelavoro ibrido”, continua Ross. “Si tratta solo di trovare un equilibrio tra ciò che può essere fatto efficacemente da remoto e ciò che deve essere fatto in ufficio”. Per affrontate la diminuzione di produttività e innovazione, Ross ha iniziato a formare dipendenti e supervisori su come creare quelle relazioni con dei “checkpoint” digitali per mantenere la produttività ad alti livelli.

Alla compagnia assicurativa National Life, il CIO Nimesh Mehta afferma che il suo team IT ha visto aumentare la produttività del 26% durante la pandemia “perché penso che le persone non avessero niente di meglio da fare che lavorare. Ora invece che l’emergenza sanitaria si è molto attenuata, sto osservando un calo della produttività.” Lo stesso vale per l’innovazione. “Siamo un team di persone a cui piace lavorare e risolvere problemi insieme”, continua Mehta. “Quando con la pandemia abbiamo perso questo stretto legame umano, ho chiesto al mio team di dirmi una cosa innovativa che abbiamo creato durante il COVID e non idee che avevamo in passato e che abbiamo messo in pratica più velocemente. La risposta? Un silenzio tombale”.

Produttività del lavoro ibrido in calo

È uno scenario familiare per molti CIO. La produttività è aumentata notevolmente durante il passaggio al lavoro remoto, ma ora è in netto calo e i leader IT si stanno chiedendo come poter rimanere produttivi anche in questa “nuova normalità” post-pandemica. Nella prima metà del 2022, la produttività (la misura di quanta produzione in beni e servizi un dipendente può produrre in un’ora) è precipitata negli USA al livello più basso mai registrato dal 1947, secondo i dati del Bureau of Labor Statistics.

Quando si tratta di produttività ibrida nel mondo della tecnologia e dei servizi, percezione e realtà sono spesso disallineate. In un recente sondaggio condotto su oltre 20.000 persone, Microsoft ha rilevato che l’87% dei dipendenti afferma di essere produttivo sul lavoro, mentre solo il 12% dei leader ha fiducia che i propri lavoratori siano davvero produttivi. L’azienda ha anche scoperto che per il lavoratore medio riunioni, chat, lavoro fuori orario e fine settimana sono aumentati negli ultimi due anni.

In effetti, alcuni lavori basati sulle attività IT possono essere eseguiti in modo produttivo da casa, ma le attività basate sulle relazioni come innovazione, pianificazione strategica e costruzione di relazioni con clienti sono difficili da svolgere da remoto. Per aumentare i livello di produttività e innovazione, diverse aziende stanno richiamando i lavoratori in ufficio alcuni giorni alla settimana, dando ai team leader maggiore libertà con la gestione dei propri team e semplificando un eccesso di strumenti di collaborazione introdotti frettolosamente durante la pandemia, sperando in questo modo che la produttività possa tornare ai livelli pre-pandemia e che l’innovazione torni a crescere.

Ecco alcune modifiche che i leader IT stanno apportando per aiutare le modalità di lavoro ibride a funzionare meglio per le loro organizzazioni.

Migliore distribuzione del carico di lavoro

La società di ingegneria e gestione delle costruzioni TRC Companies non è riuscita a sfuggire agli effetti delle Grandi Dimissioni negli ultimi due anni. Al culmine della pandemia, il vicepresidente IT Rob Petrone stava perdendo un dipendente IT ogni poche settimane. A peggiorare le cose, “eravamo molto dipendenti da poche persone che dovevano fare molte cose e quando un dipendente ha improvvisamente lasciato l’azienda, abbiamo dovuto assumere più persone per ricoprire il suo ruolo“, dice Petrone. Col senno di poi, dare a una persona (per quanto produttiva fosse) troppe responsabilità “non si è rivelato l’approccio giusto”. Petrone ha quindi riorganizzato il team e le responsabilità individuali per bilanciare meglio i carichi di lavoro.

lavoro ibrido

Credit: Canon

Potenziare il personale con l’aiuto esterno

TRC Companies sta mantenendo la produttività anche potenziando il proprio team IT con personale di sviluppo all’estero quando possibile. I leader dei gruppi IT possono rivolgersi a questi sviluppatori secondo necessità per diversi tipi di progetti e questo fenomeno di “sourcing dinamico” sta crescendo in popolarità negli ultimi tempi, anche perché consente alle organizzazioni IT di aumentare il personale in base alle necessità.

Ripensare il ritorno in ufficio

Dopo diverse false partenze, molte organizzazioni IT hanno seguito le direttive di ritorno in ufficio, almeno con un modello part-time. “Penso che il lavoro remoto abbia i suoi meriti, ma nella nostra organizzazione è la cultura che unisce le persone e senza questo elemento di vicinanza umana non si va lontani”, afferma Mehta.

Oggi il personale IT di National Life è in ufficio tre giorni alla settimana, dal martedì al giovedì. Mehta ha già osservato un grande aumento della collaborazione, dell’innovazione e della risoluzione dei problemi. “Le questioni che avrebbero richiesto da tre a quattro mesi per essere risolte durante le chiamate su Zoom o le riunioni di Teams ora richiedono 20 minuti”. Il ritorno parziale in ufficio ha però avuto anche alcune conseguenze negative; Mehta ha infatti perso meno del 2% del suo personale IT che non voleva tornare al pendolarismo pre-pandemico.

Semplificazione degli strumenti di collaborazione

Le organizzazioni che sono passate al lavoro remoto a causa delle restrizioni indotte dalla pandemia e continuano a consentire il lavoro da qualsiasi luogo, hanno implementato molti strumenti di collaborazione per aiutare i lavoratori a svolgere il loro lavoro. Ma Eric Johnson, vicepresidente esecutivo e CIO di Momentive, non ritiene che queste tecnologie offrano tutti i benefici sperati.

“L’intento degli strumenti di collaborazione è quello di aiutare i lavoratori a essere più efficienti, più coinvolti e a svolgere meglio il lavoro, ma quando si introduce ogni caso d’uso immaginabile si inizia anche a dover destreggiarsi tra 12 strumenti diversi per portare a termine il lavoro”, afferma Johnson. Secondo Gartner, quasi l’80% dei lavoratori utilizzava strumenti di collaborazione per il lavoro nel 2021, rispetto a circa il 50% nel 2019 (un aumento del 44%).

Molti leader IT stanno adottando misure per ridurre questi strumenti in modo da semplificare il lavoro. A Los Angeles “abbiamo trovato un vantaggio nel fornire strumenti e metodi standardizzati”, afferma Ross. La città inizialmente utilizzava una miriade di soluzioni per la gestione dei progetti e l’assegnazione del lavoro, mentre ora si è focalizzata su Google Workspace e Google Suite.

Guardando al futuro, Ross vede una spinta sempre più forte per una maggior quantità di lavoro da fare in ufficio, ma ha anche la sensazione che il telelavoro ibrido dovrebbe rimanere. “Credo che il telelavoro ibrido possa essere fatto in modo molto efficace, soprattutto per il fatto che questo modello porta a un miglior equilibrio tra vita lavorativa e vita privata”, conclude Ross. “Penso infatti che per molte persone la vita stesse diventando insostenibile prima del COVID, mentre ora questo equilibrio è tornato a livelli ottimali. Gli strumenti digitali ci consentono di lavorare da remoto, ma per avere un rapporto di lavoro a lungo termine ci sono alcune cose che vogliamo continuare a fare di persona nel costruire strategie, innovazione, progetti e collaborazioni”.