Mai prima d’ora i pro e i contro del lavoro da casa sono diventati più ovvi che nel 2020, con il coronavirus che ha avviato un esodo di massa dagli uffici aziendali di tutto il mondo. Le giornate lavorative si sono allungate in assenza di spostamenti quotidiani e gli occhi dei lavoratori sono sempre più vitrei dopo l’ennesima maratona di riunioni giornaliere su Zoom.

Gli effetti di tutto ciò sulla produttività, sul benessere e su altri aspetti meritano attenzione. Mentre il 63% dei 20.000 dipendenti intervistati da Lenovo a maggio affermava di sentirsi più produttivo lavorando da casa, molti citavao la riduzione delle connessioni personali con i colleghi, i problemi nel bilanciare il lavoro e la vita domestica e le distrazioni domestiche come svantaggi.

“La distinzione tra vita lavorativa e vita personale è scomparsa” afferma Kumud Kalia, CIO di Guardant Health. “Le cose che sei mesi fa sembravano poco professionali ora sono viste come una routine.” I CIO che hanno visto il buono, il brutto e il cattivo di questo nuovo modo di lavorare offrono i loro suggerimenti per mantenere i dipendenti concentrati e produttivi durante il periodo di lavoro da casa.

Essere flessibili

“Questo esperimento di work from home (WFH) è nuovo per la maggior parte dei lavoratori e quindi bisogna mostrare pazienza con il personale che fatica a bilanciare famiglia e lavoro”, continua Kalia. Inoltre, lo stress aumenterà man mano che i genitori si preparano a rimandare i figli a scuola per la prima volta da mesi. “Non esiste una soluzione valida per tutti”, afferma Kalia.

Spetta inoltre ai leader IT facilitare le transizioni di nuovi assunti. Questo è uno dei motivi principali per cui Kalia ha lanciato Barista, un chatbot che aiuta con l’onboarding remoto rispondendo a domande sui vantaggi aziendali, supporto tecnico, dove ricevere formazione sulla sicurezza informatica e altre domande. I dipendenti accedono al software tramite l’interfaccia Slack dell’azienda.

Facilitare le comunicazioni regolari

Il CIO di NetApp Bill Miller comunica regolarmente con il suo team e chiede che i suoi dipendenti facciano lo stesso per offrire supporto, aiuto nelle sfide e rimanere in contatto tra di loro. Ciò ha migliorato le relazioni del suo personale IT. “Abbiamo bisogno dell’interazione umana ed essere consapevoli che ciò accada è importante per mantenere alto il morale”, dice Miller. “Siamo tutti sulla stessa barca.”

Lo staff di Oldcastle APG scandisce la propria settimana lavorativa con pause caffè virtuali, pranzo e TED Talks, afferma Kim Trevisan, CIO della società di costruzioni. Se non altro, queste uscite virtuali mantengono le persone che normalmente si vedrebbero quotidianamente più in contatto con i loro colleghi.

L’incontro prima dell’incontro

Bisogna rendere le riunioni più significative offrendo materiale “pre-letto” attraverso canali di collaborazione e dando a ogni persona il tempo di condividere, afferma Miller. “Questo è qualcosa che non è sempre accaduto in una sala conferenze perché le voci di chi conta di più hanno spesso dominato la conversazione”, dice Miller.

“Ciò aiuta a mantenere le riunioni più brevi e produttive, offrendo in più ai dipendenti “timidi” un maggiore comfort nella condivisione e portando alla luce più idee, più prospettive e più approfondimenti”, continua Miller. La CIO di CommScope Karen Renner limita le sue riunioni a 50 minuti e le registra in modo che il personale che non è in grado di partecipare a ogni riunione possa recuperare il ritardo sulla propria tempistica.

lavoro da remoto

Informalizzare le riunioni

Il CTO di Equifax, Bryson Koehler, incoraggia il personale individuale ad avviare videochiamate improvvisate che durano solo 5 minuti circa, una tregua dalla routine delle chiamate back-to-back. “Una videochiamata di cinque minuti sostituisce una conversazione in corridoio”, afferma Koehler. “Le persone sono mentalmente esauste, quindi stiamo cercando di essere più attenti alle riunioni.”

A Land O’Lakes, il CIO Ted Bekele esorta il suo staff a eseguire le riunioni virtuali direttamente dallo smartphone e non solo da un PC desktop o da un laptop, in modo da muoversi un po’ e sgranchirsi le gambe. Quando possibile, inoltre, Bekele limita le riunioni a 6 o 7 persone, il che incoraggia più persone a impegnarsi in quello che stanno facendo.

Scrivere una volta, leggere domani

A meno che non si tratti di un’emergenza, non è necessario rispondere a un’email a tarda notte. “Se invio le e-mail a mezzanotte, tutti gli altri sentiranno di dover fare lo stesso” afferma Karen Renner, CIO di CommScope. “L’equilibrio tra lavoro e vita privata inizia con gli esempi che diamo”. Il consiglio? Scrivete un’email di sera, ma programmatela per l’invio il giorno successivo. In questo modo il personale non sentirà l’ansia di leggere (e soprattutto rispondere) un’email di lavoro prima di andare a letto.

Monitorare la produttività sul posto di lavoro

Il burnout si presenta spesso come un lento, insidioso logorio piuttosto che come un crollo improvviso. Se la cadenza dei dipendenti ad alte prestazioni inizia a rallentare, potrebbe essere un segnale di avvertimento.

Land O’Lakes monitora le tendenze di produttività dei dipendenti con Microsoft Workplace Analytics, che tiene traccia di qualsiasi cosa, dal modo in cui i dipendenti sono coinvolti attraverso dispositivi di lavoro, fino alle sessioni di Microsoft Teams e ai messaggi istantanei. Con questi dati, Bekele può vedere se il personale sta lavorando più ore e consigliare di prendersi una pausa per perseguire un più sano equilibrio tra lavoro e vita privata.

Facilitare il divertimento in famiglia

Il fatto che ora il lavoro si svolga in casa significa che la vita domestica dei dipendenti si sovrapporrà con quella lavorativa come mai prima d’ora e quindi bisogna incoraggiare le persone a condividere di più. I dipendenti di Equifax condividono ad esempio le foto di come passano il tempo in relax, mentre quelli di Guardant si prendono ogni tanto un momento per leggere delle favole ai figli dei colleghi. Sono tutti modi divertenti per alleggerire il carico, legare e prendersi del tempo per rilassarsi.

Consigliare riposo e relax

I dipendenti di CommScope sono incentivati a prendersi tutto il tempo delle ferie a disposizione ogni anno per riposarsi e ricaricarsi regolarmente e i promemoria automatici nelle e-mail ricordano al personale di programmare regolarmente le ferie sui loro calendari.