L’ottimizzazione della produttività del team IT è sempre una sfida, ma nello straordinario ambiente aziendale di oggi garantire che l’IT raggiunga o superi gli obiettivi definiti è qualcosa di ancor più complesso e rischioso. Questi sono infatti tempi che metterebbero alla prova il coraggio di qualsiasi leader IT.

Il lato positivo di ciò è che chiunque sia in grado di guidare abilmente il proprio dipartimento attraverso le acque agitate di oggi emergerà dall’attuale crisi con una solida reputazione per il successo ottenuto in condizioni di estrema difficoltà. Ecco 7 modi per ottimizzare la produttività del team IT anche quando sembra che il mondo intero stia andando in pezzi.

Essere aperti e disponibili

Ora non è il momento di nascondersi dietro una porta dell’ufficio chiusa. Jay Upchurch, CIO della società di software di analisi SAS, consiglia di comunicare presto e frequentemente con i membri del team, di essere empatici e di prendersi un po’ di tempo ogni giorno per esprimere apprezzamento per il duro lavoro. “Se aderiamo a questo modello, la nostra produttività IT dovrebbe rimanere elevata in questo momento difficile”.

Non è nemmeno il momento di essere troppo pressanti. Mentre il timeclock e altre metriche sono utili indicatori di performance, dovrebbero essere considerati un meccanismo di supporto e pianificazione, non una punizione, afferma Steph Crowe, capo dell’apprendimento globale presso il fornitore di soluzioni di pagamento Ingenico. “Ora è il momento di fare il check-in con il vostro personale, non di controllarlo.”

Restare calmi

I team IT si aspettano che i leader forniscano assistenza e supporto e quindi è importante non perdere il controllo o essere considerati titubanti. “Siate diligenti nel monitorare voi stessi e la vostra ansia” consiglia Kevin J. Bailey, assistente preside di marketing/comunicazione e CIO presso la Martin J. Whitman School of Management dell’Università di Syracuse. Non lasciate che la vostra ansia porti al micromanaging. “Può essere molto demotivante per il vostro team avere la sensazione che non vi fidiate di loro”.

Anche quando regna il caos globale, è importante promuovere ambienti di lavoro stabili in loco e remoti. “Tutti hanno a che fare con problemi personali in relazione a questa pandemia, quindi è importante cercare di mantenere un senso di calma e fornire ai team le istruzioni per aiutarli ad adattarsi a una forza lavoro mobile” afferma Sheila Carpenter, CIO presso il fornitore di servizi di sicurezza e-mail Zix . “Dal punto di vista aziendale, disporre di un piano di crisi e garantire la continuità aziendale è fondamentale”.

Restare in stretto contatto con il vostro team

Durante l’attuale crisi è essenziale che i team IT rimangano in costante contatto con leader e colleghi attraverso tecnologie di comunicazione e collaborazione come Zoom, WebEx, Slack e Microsoft Teams. La gestione accurata di progetti e attività è essenziale per garantire che tutti lavorino prima sugli elementi con la massima priorità.

“I team IT dovrebbero istituire un processo di valutazione per le questioni più critiche per gli utenti finali” suggerisce Tim Bowers, fondatore e socio dirigente dello studio legale virtuale VLP Law Group. “Il nostro team IT utilizza anche un metodo specifico per tenere traccia e documentare i progressi relativi alle attività, in modo che una persona possa iniziare un’attività e un’altra possa riprendere senza problemi proprio da dove si era interrotta la persona prima.”

Siate inoltre regolari per quanto riguarda il check-in del vostro team. L’unità IT della Whitman School of Management ha una riunione del team programmata alla stessa ora ogni mattina nei giorni feriali. È il momento per tutti di ottenere risposte alle domande di cui hanno bisogno per iniziare la giornata nel migliore dei modi.

Bailey afferma di impegnarsi a mantenere una routine regolare progettata per promuovere produttività, professionalità e altri comportamenti positivi. Oltre a consentire al personale e al management di stabilire e tenere traccia degli obiettivi, discutere compiti e risolvere problemi, la videoconferenza incoraggia anche i partecipanti a pettinarsi e indossare abiti decenti. “Li aiuta psicologicamente a prepararsi per andare a lavorare”, osserva Bailey.

Coordinamento

I leader IT dovrebbero lavorare per garantire che tutti i membri del team siano consapevoli dei loro compiti e sappiano come e quando dovrebbero lavorare su di essi. “Le priorità sono cambiate e non dovreste presumere che il vostro team sappia cosa è importante durante questa transizione” afferma Jason Viera, CTO di Carousel Industries, un fornitore di servizi gestiti e di servizi cloud. “Descrivete chiaramente le priorità e fate sapere a tutti come verranno misurati i progressi e il successo.”

Viera raccomanda inoltre di tenere aggiornati i membri del personale sul lavoro completato e sulle attività future. “Ciò mantiene tutti concentrati sugli obiettivi giusti”, spiega. Viera sottolinea inoltre l’importanza di limitare i gruppi di lavoro a dimensioni gestibili. “Se la vostra piattaforma per conferenze ha una funzione di sala riunioni, utilizzatela in modo che le persone possano parlare in gruppi più piccoli di problemi mirati senza far deragliare la conversazione più ampia”. Ai membri del team dovrebbe anche essere chiesto di astenersi dallo svolgere attività secondarie, come inviare e-mail o inviare messaggi di testo durante le riunioni di gruppo. “Concentrandosi sulla discussione, tutti realizzeranno di più”.

mondo del lavoro

Stabilire processi efficienti

Crowe afferma di essere fermamente convinta di utilizzare un approccio di supporto a più livelli che abbina le attività più difficili ai membri del team IT in possesso delle competenze di massimo livello. “Le domande pratiche e le questioni ricorrenti dovrebbero essere realmente supportate attraverso brevi, ma pertinenti, aiuti o infografiche di lavoro, o anche brevi video di formazione facilmente accessibili”.

Mentre un sistema di ticketing ben progettato ottimizza la produttività IT durante i periodi ordinari, dimostra davvero il suo valore quando i membri del team sono sparsi in tutte le sedi. “Il sistema o l’applicazione deve solo avere la capacità di tracciare le richieste, essere visibile a tutti i membri del team, assegnare il personale IT al lavoro e aggiornare lo stato del lavoro mentre scorre il processo”, suggerisce Ilona Davis della società di contabilità e consulenza Baker Newman Noyes.

Rich Gilbert, vicepresidente senior e responsabile delle informazioni digitali presso la compagnia assicurativa Aflac, afferma che l’attuale crisi lo ha costretto a reinventare il modo in cui lavorano i suoi team agili. “Per i team IT agili, ciò significa utilizzare strumenti di collaborazione come Microsoft Teams e Slack per mantenere il ritmo dei nostri progetti”, spiega. “Nonostante la disruption portata dalla pandemia, la nostra produttività ha tenuto il passo su tutta la linea”.

L’automazione è un altro modo in cui i leader IT possono massimizzare la produttività senza affidarsi al personale locale. “L’automazione di attività e il monitoraggio e la gestione remoti delle macchine si traducono in notevoli aumenti di efficienza”, afferma Bowers. “Con il nostro team, se un laptop remoto ha un avviso di poco spazio libero su Hard Disk, apre automaticamente un ticket e dà il via a uno script per cancellare i file temporanei non necessari”. VLP utilizza inoltre l’automazione tramite script per disinstallare app legacy e installarne di nuove. “Ciò consente al nostro team di distribuire nuove app nel fine settimana, con un impatto minore sugli utenti finali”.

Riconoscere e premiare gli obiettivi raggiunti

Riconoscere i risultati, grandi e piccoli, incoraggia la produttività affermando che il lavoro individuale e di gruppo è importante e apprezzato. “Questo tipo di comunicazione gioca un ruolo importante nel mantenere dipendenti coinvolti e produttività complessiva”, consiglia Gilbert.

Con quasi tutti i membri del team che lavorano a distanza, Gilbert ammette che ha dovuto escogitare alcuni modi creativi per mantenere l’impegno dei dipendenti e aumentare il morale. “Abbiamo trascorso alcuni happy hour virtuali durante la videoconferenza e ho inviato messaggi video a tutta la mia divisione“, osserva. “Faccio anche check-in personali con la mia squadra.”

Bowers suggerisce di offrire micro-bonus ai membri del team per vari tipi di risultati. “Ad esempio, se un utente finale attribuisce a una tecnologia di supporto un buon punteggio, tale tecnologia guadagna qualche dollaro in più”, spiega. A Bowers piace anche l’idea di consentire ai membri del team di concedersi reciprocamente piccoli premi in denaro per fornire assistenza. “Questi premi possono essere incassati per buoni regalo o altri premi”, afferma.

Supportare

Sottolineando l’importanza di mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata, i membri del team possono sentirsi supportati e apprezzati. “Offrire flessibilità ed essere solidali con il cambiamento dei programmi o delle priorità della vita domestica durante questo momento difficile aiuterà i dipendenti a rimanere produttivi”, raccomanda Carpenter.

Considerate infine le circostanze uniche di ciascun membro dello staff. Potrebbe essere necessario, ad esempio, pianificare i turni per soddisfare le esigenze della vita personale, come quando ci sono bambini a casa, dice Davis. “I leader IT dovrebbero abbracciare la flessibilità offerta dalla tecnologia per l’ambiente di lavoro remoto e adeguare le aspettative di conseguenza”.