8 consigli per CIO e IT manager che stanno per andare in vacanza

Molti CIO e IT Manager non sono a proprio agio nel lasciare il proprio ufficio scoperto, anche quando sono in vacanza. Allo stesso modo, l’assenza dei propri collaboratori chiave può essere un problema anche per chi resta. C’è sempre qualche processo che richiede assistenza, e inevitabilmente accade sempre qualche imprevisto che richiede l’intervento del reparto IT.

Considerando che ogni funzione e processo aziendale oggi è fortemente basato sull’IT, ogni interruzione di servizio può portare a costi o perdite di profitto importanti.

Ecco nove suggerimenti per prepararsi (e preparare i propri collaboratori) al periodo estivo con serenità.

Passate presto la staffetta

Se l’impiegato che si occupa di gestire un processo critico va in vacanza e deve subentrare un sostituto temporaneo, assicuratevi che le consegne siano passate con largo anticipo, in modo che il rimpiazzo abbia la possibilità di verificare di aver compreso le istruzioni, e che il titolare sia ancora presente quando inevitabilmente sorgeranno dubbi e domande.

Gestire aspettative e pianificare in anticipo

Alcuni membri dello staff hanno competenze specifiche in alcune aree chiave da cui dipende tutta l’azienda. In loro assenza, alcuni progetti possono arrivare a un momento di stallo, a meno che la continuità non sia stata pianificata in qualche modo.

Spesso, nell’IT ci sono molte relazioni di dipendenza tra le varie persone coinvolte, specialmente se hanno competenze rare o speciali. Anche se la persona responsabile del progetto è in servizio, potrebbe aver bisogno in alcune fasi di fare ricorso a operazioni che solo la persona in vacanza può effettuare. Bisogna quindi verificare questo tipo di dipendenze, conoscendo le aspettative di chi deve portare a termine il progetto.

“Staccare la spina” per davvero

Un team ben riposato è molto più produttivo e meno prono a commettere errori, e questa affermazione vale per tutto lo staff. Assicuratevi di staccare davvero la spina durante le vacanze, e che i vostri collaboratori possano fare altrettanto. Se non potete fare a meno di controllare l’email ogni tanto, fatelo la mattina presto o in tarda serata.

Fornite il vostro numero di cellulare solo a persone fidate, in modo che possano raggiungervi solo in caso di una effettiva emergenza che richieda la vostra attenzione, e non per ogni facezia.

Alleggerite il carico sull’IT con gli App Store

A volte sembra che i picchi di richieste per servizi IT arrivino sempre quando parte dello staff è in vacanza, o comunque non disponibile. Un app store self-service può servire a liberare risorse dello staff per altri compiti.

Dare ai dipendenti la possibilità di scegliere app verificate e approvate autonomamente può farli sentire più responsabili ed efficaci, riducendo al contempo la quantità di lavoro per lo staff IT, ed evitando che questo si trasformi in un collo di bottiglia nei momenti in cui parte del personale è assente.

Tenete in ordine le licenze software

Non lasciate che la vostra giornata in spiaggia venga rovinata dall’arrivo inatteso di un auditor in azienda. Mantenete in ordine tutte le licenze software in modo che il personale presente possa rispondere a ogni richiesta senza dover richiedere il vostro aiuto da remoto.

Se lascerete tutto in ordine, potete stare tranquilli che il vostro secondo in comando potrà gestire autonomamente e senza problemi un auditing inaspettato.

Tagliare gli sprechi di energia

Siamo onesti. Molti dipendenti lasciano il PC acceso quando se ne vanno la sera, e qualcuno lo fa anche quando parte per le vacanze. Qualcuno afferma che solo così può impedire che la casella email si riempia durante l’assenza (ed è il caso di risolvere questo problema in modo più radicale, con strumenti più moderni per la gestione della posta), ma in altri casi è pura pigrizia.

Per evitare costi inutili, è necessario mettere in campo strumenti per il monitoraggio e la gestione dell’utilizzo dei pc, in modo da individuare ed eliminare gli sprechi, soprattutto da parte di quei pc lasciati inutilmente acceso. Con gli strumenti giusti, sarà anche possibile risvegliare i pc per eseguire aggiornamenti programmati, e spegnerli subito dopo.

Accesso ai file importanti

Non lasciate che il lavoro si fermi solo perché un impiegato in vacanza è l’unico ad avere accesso a un file o o documento importante.

Se qualche dipendente o gruppo di lavoro fa uso di risorse cloud come Dropbox, Google Apps o strumenti come Salesforce, è fondamentale che lo staff IT abbia accesso a queste risorse per assicurare backup e continuità nel servizio anche in caso di assenza dei titolari degli account.

Automatizzate la governance delle informazioni

Le necessità di compliance e gestione del rischio dell’azienda non possono concedersi pause, nemmeno quando voi siete in vacanza. Fortunatamente molti dei processi coinvolti possono essere automatizzati attraverso una piattaforma specifica.

La information governance è un processo continuo, perché le aziende acquisiscono regolarmente nuovi dati. È importante disporre di una piattaforma per gestire questo tipo di informazioni in modo conforme ai regolamenti e alle policy stabilite.