Leader IT: 5 consigli per guidare al meglio un team remoto

La leadership in quarantena sta andando incontro a profonde trasformazioni mentre i dirigenti IT si trovano a supervisionare le operazioni IT da casa. Ecco come guidare il vostro team remoto.

team remoto

Sempre più persone lavorano in remoto come mai prima a causa della pandemia di COVID-19. Questo mette i dirigenti nella difficile situazione di guidare i loro dipendenti da casa. Tradizionalmente, la leadership implica incontri faccia a faccia con altri dirigenti e avere una presenza fisica all’interno dell’organizzazione che aiuta a costruire la fiducia con i dipendenti.

Con le riunioni e il lavoro quotidiano che si spostano online man mano che i dipendenti iniziano a lavorare da casa, come possono i dirigenti IT mantenere una forte presenza di leadership in questa nuova organizzazione remota?

Tenersi aggiornati su tecnologia, sicurezza e supporto

Il primo passo per promuovere la fiducia organizzativa nella capacità di guidare l’IT da casa è garantire che le operazioni IT e il supporto vengano eseguiti in modo regolare e sicuro. Ciò significa assicurarsi che ogni dipartimento abbia accesso a ciò di cui ha bisogno per lavorare in remoto.

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Per la maggior parte delle organizzazioni ci sono buone probabilità che alcuni dipartimenti siano più esperti tecnicamente di altri afferma Michael Coakley, CIO di White Plains. È importante comunicare con i responsabili di reparto uno a uno o in videoconferenze per capire quali dipartimenti abbiano bisogno di più aiuto per preparare i dipendenti a lavorare in remoto.

Una volta che le persone sono ben attrezzate per lavorare a casa, si deve considerare la sicurezza. Con i lavoratori fuori dal loro ambiente tipico, lavorare a casa con figli, coniugi, coinquilini, animali domestici e altre distrazioni potrebbe portare a diversi problemi di produttività e sicurezza. Per evitare ciò, il team di Coakley ha inviato regolarmente e-mail ai dipendenti con promemoria su problemi di sicurezza, individuando tentativi di phishing e consigli per evitare link sospetti.

Coakley ha anche cercato di assicurarsi che tutti sapessero che il reparto IT sarebbe stato accessibile come prima del lockdown. Il suo team ha adottato misure per istituire un sistema che invia e-mail e ticket di help desk a più canali, creando un “livello di ridondanza” in modo che le persone non rimangano in attesa e vengano aiutate il prima possibile.

Costruire la fiducia virtualmente

Costruire un rapporto di fiducia con i vostri dipendenti è un aspetto importante della leadership ed è qualcosa che di solito accade a livello personale, afferma Patrick Kinsella, CTO e vicepresidente senior di Onepath. Senza quel “tempo di interazione faccia a faccia”, i leader IT troveranno probabilmente più difficile “costruire e mantenere quella relazione”, afferma Kinsella.

Per mantenere virtualmente questo tipo di connessione, il team di Kinsella partecipa a una rapida videochiamata all’inizio della giornata per fare il punto della situazione. Ogni giorno, scelgono una domanda a cui tutti rispondono durante la chiamata, un rituale che “si traduce sempre in una storia divertente e termina con la squadra che ride spesso fino alle lacrime”.

“Per quanto sembri un cliché, 20 o 30 minuti di tempo personale quotidiano con i vostri dipendenti hanno un incredibile effetto sull’umore e sul morale durante il giorno”, afferma Kinsella. “Non stiamo solo lavorando da casa: le persone stanno affrontando questioni personali difficili e questi fattori di stress aggiuntivi rendono le relazioni interpersonali molto più importanti.”

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Coakley si rapporta regolarmente con il suo team per riconoscere i loro sforzi e il duro lavoro che stanno facendo in un momento difficile. Raggiunge anche altri dipartimenti supportati dall’IT in modo che sappiano che il dipartimento è pronto a gestire qualsiasi domanda o dubbio. In definitiva, si tratta di dire ai vostri dipendenti: “Siamo qui per supportarvi e vi aiuteremo a raggiungere tutto ciò di cui avete bisogno per raggiungere a casa ciò che un tempo eravate in grado di ottenere sul posto di lavoro”, afferma Coakley.

Dare alle persone il tempo di lavorare

Check-in e riunioni regolari sono un’aspettativa ragionevole quando il vostro dipartimento passa in remoto, ma evitate di “stressare” le persone con troppe riunioni virtuali che potrebbero anche arrivare a non far svolgere loro il lavoro che devono fare. Sarah Greenberg, psicoterapeuta e coach di leadership presso Betterup, suggerisce di praticare l'”essenzialismo” quando si tratta di incontri. Ciò significa mantenere le riunioni focalizzate e concise, in modo che i dipendenti abbiano ancora porzioni di tempo per svolgere il proprio lavoro.

“Anche se gli incontri virtuali sono importanti, le persone hanno ancora bisogno di questi spazi di tempo nella loro giornata per lavorare, in particolare ora alla luce della pandemia. Le persone hanno bisogno di tempo per la connessione, non solo con i loro colleghi, anche se questo è molto importante, ma anche con la loro famiglia e con i loro amici.”

Ciò potrebbe significare ridefinire l’aspetto della tradizionale giornata lavorativa. Mentre può sembrare una sfida alla vostra capacità di gestire ogni rapporto, dare ai dipendenti l’opportunità di adattare il proprio programma di lavoro in base alle proprie circostanze può pagare dividendi costruendo un rapporto di fiducia.

Potreste avere dipendenti che faticano a lavorare a casa a causa di distrazioni e stress esterni. Potrebbero voler lavorare di notte o la mattina presto, prendendosi del tempo libero più tardi durante il giorno quando è conveniente per il loro programma. Far capire che confidate che i vostri dipendenti possano portare a termine il loro lavoro indipendentemente dal programma può aiutare a favorire una relazione di reciproco rispetto e fiducia, aspetto vitale per dirigere un team a distanza.

Incoraggiare la cura di sé e l’equilibrio tra lavoro e vita privata

Sebbene i dipendenti lavorino da casa, l’equilibrio tra lavoro e vita privata può essere più importante che mai. Senza alcuna definizione tra lavoro e casa, i dipendenti potrebbero trovarsi a lavorare troppo o sentire la pressione di essere sempre “attivi” dopo ore e ore.

Un modo per evitare questo tipo di “burnout” è avere discussioni chiare e franche con i dipendenti sulle aspettative durante questo periodo. Incoraggiare i lavoratori a fare delle pause quando ne hanno bisogno, fissare obiettivi chiari per la settimana lavorativa e mantenere aperte le linee di comunicazione per i lavoratori che potrebbero avere difficoltà con la produttività.

“Penso che la prossima cosa che i leader potrebbero fare sia promuovere l’autonomia e la flessibilità. Dare alle persone chiare aspettative e linee guida, ma poi lasciare spazio a loro per decidere come vogliono svolgere i loro compiti”, afferma la Greenberg.

Anche i leader devono prendersi cura di se stessi

Cura di sé potrebbe sembrare la parola d’ordine del 2020, ma è altrettanto importante che i leader IT facciano lo stesso con loro stessi, soprattutto quando lo predicano ai propri dipendenti. Greenberg afferma che “le emozioni sono contagiose”, anche a distanza. Se la leadership è stressata, quell’energia negativa può facilmente contagiare il team remoto.