Come scegliere la migliore strategia di project management

Come gestire con successo tutte le fasi di pianificazione e attuazione di un progetto aziendale? Ecco una guida per scegliere la metodologia di project management più adatta ai vostri progetti

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La scelta della giusta strategia di project management è il primo passo verso il successo di un progetto aziendale. Tra i tanti approcci possibili, e in alcuni casi sovrapposti, alla gestione delle complessità di un determinato progetto, come scegliere il migliore? I project manager possono aiutare le loro aziende a migliorare il modo in cui implementano i progetti nel modo più efficace possibile. Questo richiede molto più del semplice riconoscimento delle priorità organizzative: è necessario avere una comprensione profonda di come ogni metodologia di project management può determinare la riuscita di un progetto e quali rischi comporta.

Di seguito delineiamo le metodologie di project management (PMM) oggi più diffuse e i criteri per valutare la soluzione migliore per il vostro progetto e la vostra azienda. Una volta effettuata la scelta, il processo di selezione può essere documentato e ripetuto, consentendo all’azienda di dedicare meno tempo a discutere su come strutturare e gestire i progetti e più tempo a raggiungere gli obiettivi.

Le principali metodologie di project management

Waterfall: il metodo a Cascata, o Waterfall, è stato per anni una delle principali metodologie di gestione dei progetto. È di natura sequenziale e viene utilizzato in molti settori, più comunemente nello sviluppo di software. Comprende fasi statiche (analisi dei requisiti, progettazione, test, implementazione e manutenzione) che vengono eseguite in un ordine specifico. Offre una fase di pianificazione molto formale, con l’obiettivo di individuare tutti i requisiti del progetto in anticipo e ridurre la perdita di informazioni chiave. La cascata consente un maggiore controllo durante ogni fase, ma può essere un paradigma troppo rigido se cambiano alcuni fattori a progetto già avviato.

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Agile: il metodo Agile adotta un approccio significativamente diverso rispetto al metodo a Cascata. Sviluppato per progetti che richiedono una notevole flessibilità e velocità, l’Agile è composto da cicli di consegna brevi, denominati “sprint”. Agile può essere più adatto a progetti che richiedono meno controllo e comunicazioni in tempo reale all’interno di impostazioni automatiche del team. Come metodologia di gestione del progetto, il metodo Agile è altamente interattivo e consente rapide modifiche nel corso di un progetto. Viene comunemente utilizzato nei progetti di sviluppo software, perché permette di identificare rapidamente i problemi e apportare modifiche all’inizio del processo di sviluppo, piuttosto che dover attendere fino al completamento del test. Il metodo Agile offre processi ripetibili, feedback immediati e tempi di risposta rapidi, mentre riduce i rischi e la complessità.

Ibrido: i vantaggi degli approcci a cascata o agile possono essere integrati in una metodologia di project management ibrida, in cui la fase di pianificazione e raccolta dei requisiti seguono un approccio a cascata, mentre le fasi di progettazione, sviluppo, implementazione e valutazione seguono la metodologia agile.

Metodo del percorso critico: il metodo del percorso critico, o Critical Path Method (CPM) è una strategia step-by-step utilizzata per progetti con attività interdipendenti. Contiene un elenco di attività e utilizza una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) e una tempistica da completare, oltre a dipendenze, punti chiave e risultati finali. Stabilisce quali attività sono critiche e quali non critiche calcolando il tempo “più lungo” (sul percorso critico) e “più breve” (float) per portarle a termine.

Metodo della catena critica: il metodo della catena critica, o Critical Chain Project Management (CCPM) si focalizza sull’utilizzo delle risorse all’interno di un progetto, anziché sulle attività del progetto come il CPM. Con questo approccio le attività da eseguire vengono vincolate alle risorse effettivamente disponibili. Se le stesse risorse vengono richieste per diverse attività, queste vengono eseguite in sequenza, non simultaneamente, dando priorità alle attività critiche.

Six Sigma: Six Sigma è stato originariamente sviluppato da Motorola per eliminare gli sprechi e migliorare i processi. È basato sui dati e ha tre componenti chiave: DMAIC (define, measure, analyze, improve and control), DMADV (define, measure, analyze, design and verify) e DFSS (Design for Six Sigma). DFSS può includere le opzioni precedenti e altre, come IDOV (identify, design, optimize and verify).

Scrum: letteralmente “scrum” significa mischia, ed è un termine preso a prestito dal mondo del rugby. Il metodo Scrum prevede un approccio interattivo e fa parte della struttura Agile. Per determinare le attività prioritarie vengono utilizzati “Scrum sessions” o “Sprint di 30 giorni”. La figura del project manager è sostituita da un supervisore che interagisce con i team di piccole dimensioni che lavorano in modo indipendente su compiti specifici.

Oltre alle metodologie di project management sopra menzionate ne esistono altre che possono essere prese in considerazione, tra le quali Event Chain Methodology (ECM), Crystal, Feature Driven Development (FDD), Dynamic Systems Development (DSDM), Adaptive Software Development, Rational Unified Process (RUP), Lean Development (LD), e Prince2.

È importante notare che non esiste un’unica soluzione adatta a tutti i progetti. Nella scelta dell’approccio migliore va considerata anche l’esperienza nella gestione dei progetti, ed è qui che entra in gioco la conoscenza di pro e contro di ogni metodologia da parte del project manager per aiutare le aziende a portare a termine con successo un progetto.

Come valutare efficacemente le metodologie di gestione del progetto

Il processo necessario per valutare, documentare e selezionare la giusta metodologia di project management è inizialmente complesso e richiede tempo.

Il Project Management Institute (PMI) ha sviluppato uno standard riconosciuto a livello mondiale, denominato Organizational Project Management Maturity Model (OPM3), che aiuta le aziende a identificare, misurare e migliorare le capacità di project management e standardizzare i processi. Permette di consolidare i risultati di un progetto di successo, determinare best practices, rafforzare la connessione tra pianificazione strategica ed esecuzione. L’OPM3 si focalizza sull’efficacia strategica complessiva dell’azienda e incorpora la gestione di progetti, programmi e portafoglio.

Nell’ambito della sua Implementing Organizational Project Management: A Practice Guide, la società discute i processi per la personalizzazione dei PMM e i fattori che le aziende dovrebbero valutare attentamente per determinare l’approccio migliore per ogni progetto.

Vantaggi dell’Organizational Project Management

L’obiettivo primario dell’OPM3 è raggiungere un allineamento strategico grazie al quali ottenere gli specifici risultati previsti, aumentare la produttività e la soddisfazione del cliente, ottenere un vantaggio competitivo, migliorare la comunicazione e il controllo dei costi.

Poiché ogni metodo di project management ha punti di forza e di debolezza, è opportuno prendere in considerazione l’adozione di più metodologie di gestione in base agli obiettivi e agli aspetti organizzativi del progetto da realizzare. Ogni attività conclusa con successo può portare alla definizione di best practice standardizzate che possano essere perfezionate man mano che vari fattori cambiano. La chiave è capire come un progetto specifico si allinea con gli obiettivi aziendali. Una volta individuati i criteri di successo o fallimento, è più facile trovare la metodologia o le metodologie più appropriate che permettono di raggiungere in modo efficace il risultato atteso.

Fattori chiave nella scelta di una metodologia di gestione del progetto

Ecco alcuni dei numerosi fattori che dovrebbero essere attentamente considerati nel valutare l’approccio più appropriato:

  • obiettivi strategici organizzativi e valori fondamentali
  • driver di business
  • vincoli
  • parti interessate
  • rischi
  • complessità
  • dimensione e costi del progetto

Il processo di valutazione della metodologia di gestione del progetto

Una volta definiti i criteri di valutazione, è necessario sviluppare un processo per identificare le migliori opzioni PMM per il proprio progetto specifico. Questo processo dovrà essere rivisto e modificato di volta in volta per tenere il passo con l’evoluzione delle esigenze aziendali e delle parti interessate. Ecco alcuni passaggi generali:

  • determinare i driver del progetto identificando e ponderando gli obiettivi e le priorità principali del progetto
  • identificare tutte le metodologie disponibili/possibili che si adattano al progetto
  • considerare quale metodologia produrrà i migliori risultati e offrirà il minimo rischio
  • documentare la metodologia e la logica dei processi
  • implementare la metodologia
  • monitorare e modificare secondo l’evolvere delle esigenze del progetto

Cosa includere nella valutazione della metodologia di gestione del progetto

Nello sviluppo organizzativo, oltre che nei progetti, si applica questo elenco di criteri di valutazione. Quando si tratta di selezionare una metodologia, si possono utilizzare questi stessi criteri, che possono essere scomposti come criteri interni ed esterni, con sottocategorie pertinenti per ciascuno.

Sebbene i maggiori fattori di rischio possano rientrare nelle capacità organizzative e nella preparazione, qualsiasi altro criterio menzionato in precedenza può creare problemi significativi se è in conflitto con un requisito chiave del progetto.

Come accennato, i PMM non sono adatti a tutti i progetti, anche all’interno della stessa azienda o industria. In un caso può funzionare meglio una metodologia specifica, in altri casi potrebbe essere più appropriato utilizzare una diversa metodologia o un approccio ibrido.

Una buona pratica è sviluppare e attuare un processo di valutazione della metodologia (MAP, methodology assessment process) per determinare l’approccio migliore per ciascun progetto. Tenete presente che questo stesso processo potrebbe richiedere rivalutazioni e modifiche man mano che cambiano fattori o obiettivi aziendali.