La chiave per creare un perfetto ambiente di lavoro digitale

ambiente di lavoro digitale

Poiché una strategia di lavoro remoto sicuro è diventata essenziale per la resilienza aziendale, le organizzazioni IT stanno pensando sempre più alla creazione di luoghi di lavoro digitali. Ma farlo significa molto di più che abilitare il lavoro remoto tramite VPN, utilizzare i controlli dell’identità e implementare applicazioni basate su cloud.

Significa anche ideare una strategia che tenga conto delle esigenze dei dipendenti, indipendentemente dalla posizione, in modo da garantire che il business proceda senza intoppi. Mentre le aziende di tutto il mondo sono alle prese con le sfide legate al luogo di lavoro post-pandemia, è importante comprendere la differenza tra un ambiente di lavoro digitale e uno spazio di lavoro digitale. Non sono la stessa cosa. E se le aziende pianificano un completo ritorno in ufficio, uno staff completamente remoto o qualcosa di intermedio (il cosiddetto posto di lavoro ibrido), le questioni fondamentali che devono affrontare nella definizione della strategia rimangono le stesse.

Definire il posto di lavoro digitale

Le società di ricerca IDC e Gartner hanno le proprie definizioni individuali per il posto di lavoro digitale, sebbene entrambe concordino sul fatto che le decisioni tecnologiche da sole non garantiscono il successo. Altri elementi, se non considerati, potrebbero portare al fallimento.

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Gartner definisce “luogo di lavoro digitale” come:

“Una strategia aziendale che sfrutta un ambiente di lavoro coinvolgente e intuitivo per aumentare la destrezza digitale della forza lavoro: l’ambizione e la capacità di applicare la tecnologia per migliorare le capacità aziendali. Il posto di lavoro digitale e coloro che lo guidano daranno forma al futuro del lavoro.

La definizione di ambiente di lavoro digitale di IDC è più succinta:

“Un ambiente di lavoro connesso e sicuro, indipendente dal luogo o dal tempo”.

In entrambi i casi, l’obiettivo è garantire che i lavoratori abbiano la capacità (e il desiderio) di utilizzare le tecnologie digitali per il proprio lavoro, indipendentemente dall’ambiente. Un posto di lavoro digitale non è la stessa cosa di uno spazio di lavoro digitale. Il primo consiste in un approccio completo per fornire un ambiente in cui tutti possono collaborare e svolgere i propri compiti; il secondo si concentra esclusivamente sulle tecnologie necessarie per abilitare il primo.

Non sorprende che i fornitori di tecnologia siano felici di vendere i loro prodotti come soluzioni complete per l’ambiente di lavoro digitale. Ma nessun prodotto o servizio da solo offre un ambiente di lavoro digitale completo; per questo, le aziende hanno bisogno di una varietà di strumenti e processi legati insieme da una strategia coesa.

Ad aprile, un’alleanza di 10 fornitori ha definito otto elementi necessari per uno spazio di lavoro digitale: desktop virtuali; applicazioni virtuali; endpoint sicuri; strumenti di collaborazione; politica e gestione; analisi, monitoraggio e test; gestione della stampa; e sicurezza.

Sebbene questi elementi si concentrassero solo sulle tecnologie, rappresentano comunque un utile punto di partenza. È importante ricordare, tuttavia, che il luogo di lavoro digitale è una combinazione di tre elementi chiave: lo spazio (che sia l’ufficio, l’ufficio a casa o lo spazio condiviso), la tecnologia e la cultura.

“Le organizzazioni devono adottare un approccio olistico e integrato che incorpori anche intelligenza artificiale, automazione dei processi robotici (RPA), realtà aumentata e realtà virtuale, oltre a una cultura del lavoro che promuova i lavoratori in linea con le competenze digitali” ha affermato Louise Francis, direttrice della ricerca presso IDC.

È anche importante accogliere tecnologie nuove e in evoluzione man mano che il posto di lavoro digitale progredisce, perché “le tecnologie che potremmo ritrovarci oggi potrebbero essere irrilevanti domani”, ha affermato Gavin Tay, analista di Gartner.

L’ambiente di lavoro digitale inizia con un buon ambiente di lavoro ibrido

Nel 2020, la pandemia COVID-19 ha accelerato l’adozione di tecnologie e hardware per supportare un ambiente di lavoro flessibile e consentire alle persone di lavorare da qualsiasi luogo. Ciò ha dimostrato che non solo le organizzazioni possono fidarsi dei dipendenti per lavorare a distanza, ma anche che le aziende stesse devono essere preparate a sconvolgimenti imprevisti.

Il lavoro ibrido dovrebbe essere un pilastro per tutta la futura strategia aziendale, ha affermato Francis. “Si può sostenere che vi siano alcuni ruoli lavorativi o settori in cui il lavoro a distanza è meno rilevante o non necessario a causa dei requisiti per essere in loco. Indipendentemente da ciò, il pensiero dovrebbe essere fatto dalla prospettiva della resilienza aziendale o della continuità”.

tecnologia

In altre parole, le eccezioni non dovrebbero intralciare la flessibilità necessaria per creare un ambiente di lavoro digitale. Sta diventando chiaro alla maggior parte dei CIO che i luoghi di lavoro ibridi sono destinati a restare, ha affermato Tay, rendendo il concetto sempre più una priorità assoluta. E le tecnologie devono soddisfare le esigenze dei lavoratori se le aziende vogliono mantenere i propri dipendenti.

Un recente sondaggio Gartner sull’esperienza dei lavoratori digitali ha rilevato che i dipendenti che apprezzano le loro app e la loro tecnologia (e le utilizzano) hanno molte più probabilità di rimanere il doppio del tempo rispetto a quelli che non lo fanno. In parte, questo è dovuto al fatto che la pandemia COVID-19 ha reso più semplice cambiare lavoro, grazie anche alla consapevolezza che un nuovo lavoro potrebbe non richiedere un trasferimento. Ciò ha reso più difficile trattenere i lavoratori di talento, ha detto Tay.

Il sondaggio 2021 Hybrid Work Employee Survey svolto su oltre 2.400 lavoratori nel gennaio 2021 ha rivelato che i dipendenti che ora trascorrono più tempo in riunioni hanno una probabilità 1,24 volte maggiore di sentirsi emotivamente svuotati dal loro lavoro. Nel complesso, la fatica causata dall’introduzione di pratiche da ufficio in ambienti di lavoro a distanza può ridurre le prestazioni del 33% e questi dipendenti hanno fino al 54% in meno di probabilità di rimanere con il loro datore di lavoro.

Cosa considerare quando si pianifica un ambiente di lavoro digitale

In primo luogo, dimenticate l’ufficio fisico, ha detto Tay, convinto che l’ufficio fisico non avrà un futuro in molte organizzazioni (ed è probabile che abbia un ruolo minore in molte altre). Tay consiglia alle organizzazioni IT di scegliere tecnologie flessibili e facili da integrare, in modo che le aziende possano orchestrare processi e strumenti in modo più flessibile e semplice e gestire aggiornamenti e altre operazioni di manutenzione con un impatto minimo o nullo sull’utente.

Anche l’esperienza dell’utente è importante. Il lavoratore dovrebbe essere al primo posto e i reparti e le organizzazioni IT devono considerare come lavorano, si comportano e utilizzano le tecnologie per essere produttivi. Oltre all’esperienza utente, trovare modi per automatizzare il lavoro tramite RPA può concentrare i dipendenti su un lavoro di valore più elevato e più gratificante. Ricordate però che l’automazione potrebbe essere vista anche come un modo per tagliare i posti di lavoro (anche se gli ultimi dati non sono affatto preoccupanti), il che può danneggiare il morale e rischiare la fidelizzazione dei dipendenti.

Un attributo chiave del posto di lavoro digitale è il fatto che dovrebbe abbracciare il cambiamento continuo, ha detto Tay, non solo nella tecnologia ma anche nello sviluppo e nel processo delle competenze.

Francis ha infine elencato diversi aspetti dell’ambiente di lavoro digitale che IDC considera essenziali:

  • Una “forza lavoro digitale” efficiente, scalabile e adattabile (ovvero chatbot, altri robot software e software RPA) che può essere implementata per automatizzare e aumentare una varietà di attività lavorative
  • Un ambiente di lavoro intelligente e federato che riduce al minimo il cambio di contesto, servendo in modo intelligente e proattivo le risorse necessarie per attività importanti
  • Connettività sicura a persone, lavoratori digitali non umani e risorse aziendali sempre, ovunque e da qualsiasi tipo di dispositivo
  • Strumenti collaborativi che consentano un ambiente di lavoro conversazionale (comprese persone e lavoratori digitali non umani, nonché partner commerciali, clienti e altre parti interessate)
  • Sicurezza e governance solide che non ostacolino la produttività né riducano l’esperienza.
  • Risorse umane e soluzioni amministrative autoesplicative, consapevoli di sé e self-service
  • Sistemi di apprendimento intelligenti, agili e adattivi che consentano nuove competenze e un apprendimento continuo
  • Sistemi integrati di rilevamento del luogo di lavoro per ottimizzare e personalizzare l’esperienza dei dipendenti e migliorare la produttività, la sicurezza e la protezione.
  • Approfondimenti sulla conoscenza per collegare gli esperti ai contenuti pertinenti tra i dipartimenti e i processi aziendali.

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