Kanban: come semplificare la gestione del flusso di lavoro

Kanban aiuta le organizzazioni a concentrarsi su attività specifiche fino al loro completamento ed è un metodo efficace per promuovere la collaborazione e la produttività.

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Kanban è un sistema di gestione del flusso di lavoro semplificato volto a raggiungere efficienza e agilità nel processo di produzione e sviluppo riducendo al minimo gli sprechi, eliminando le ridondanze e riducendo i costi. Sebbene sia comunemente utilizzato nello sviluppo di software, Kanban si concentra sul miglioramento graduale in ogni area dell’azienda, non solo nell’IT. Sviluppato in Giappone da Toyota all’inizio degli anni ’40, Kanban non è progettato per sostituire la gestione dei progetti o fungere da metodologia di sviluppo, ma si concentra sul miglioramento dei processi già in atto creando una migliore struttura del flusso di lavoro.

Kanban aiuta anche le organizzazioni a limitare la quantità di lavori in corso (WIP) nel loro backlog. Mira a supportare una forte leadership, trasparenza organizzativa, lavoro di squadra, comunicazione aperta e collaborazione all’interno dell’azienda. Con Kanban, le organizzazioni possono inoltre visualizzare attività che non sono tangibili e aiuta a vedere a che punto sono nel processo di sviluppo.

Kanban board e Kanban card

La Kanban board è lo strumento principale per il modello Kanban. Può essere una lavagna fisica o una lavagna virtuale che aiuta il vostro dipartimento a tenere traccia delle attività e visualizzare i progressi. I progressi vengono monitorati utilizzando le Kanban card, che possono essere semplici come post-it o note virtuali che possono essere spostate in varie colonne sulla Kanban board.

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Ogni fase del processo è rappresentata da una colonna sulla lavagna. Ad esempio, la prima colonna potrebbe contenere un “arretrato” di attività che devono essere completate, con un’altra colonna in cui è possibile scegliere attività su cui concentrarsi in quel momento. Le attività sulle Kanban card dovrebbero essere tali da non richiedere settimane per essere completate, ma non si dovrebbe nemmeno arrivare al punto da riempire la lavagna di note. Le categorie comuni della Kanban board includono sezioni per le idee, che possono quindi essere spostate in una colonna per le idee selezionate o in una per le idee scartate. Da lì, le attività possono essere classificate come “in corso” o spostate su “pronte” una volta che sono state completate, per poi passare allo step successivo.

Metodologia Kanban

La metodologia Kanban è incentrata su fasi che, una volta create per una Kanban board, dovrebbero essere abbastanza semplici da evitare di complicare eccessivamente i passaggi necessari per completare ogni attività. Sebbene ogni organizzazione sia libera di scegliere le proprie categorie per ogni colonna, la maggior parte delle Kanban board include le seguenti fasi:

  • In attesa: questa colonna include in genere l’arretrato di attività che sono in attesa di essere prese in carico: una volta conclusa, l’attività può essere spostata in una colonna per le attività specifiche di oggi o spostata nella colonna “in corso”.
  • In corso: questa colonna contiene tutte le attività su cui si sta lavorando. Non appena scegliete una nuova attività su cui lavorare, verrà spostata in questa colonna finché ci stai lavorando.
  • Completata: una volta portata a termine, un’attività viene spostata nella colonna completata.
  • Bloccata: se un’attività non può essere completata o il suo avanzamento viene interrotto o messo in pausa per qualsiasi motivo, viene spostata nella categoria bloccata finché non può essere ripresa di nuovo.

Ogni categoria o colonna nella Kanban board dovrebbe avere delle proprie policy, ovvero requisiti che devono essere soddisfatti prima che un elemento venga spostato in un’altra colonna. Queste regole mantengono strutturata la Kanban board e assicurano che tutti siano d’accordo su quando spostare gli elementi in un’altra colonna. Ad esempio, potreste creare una policy per una colonna oltre la quale non si può andare a meno che non sia stata testata da un team specifico o vista da persone specifiche nell’azienda.

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Le regole del Kanban

Toyota ha stabilito sei regole principali del Kanban che l’azienda giapponese segue ancora oggi. Queste regole aiutano a mantenere la vostra azienda nella mentalità giusta se si vuole ottenere una gestione di successo del prodotto:

  • Non ignorare i prodotti difettosi: individuare i difetti il prima possibile è fondamentale per la gestione degli scarti. Eliminare un prodotto prima che possa avanzare ulteriormente nel processo di sviluppo garantirà che eventuali difetti riscontrati possano essere corretti rapidamente e al minor costo possibile.
  • Produrre solo ciò che è necessario: è importante produrre solo ciò che è richiesto per evitare sprechi. Per raggiungere questo obiettivo è necessaria una profonda comprensione dei requisiti prima di passare allo sviluppo.
  • Produrre la quantità esatta richiesta: per evitare sprechi, dovreste creare solo il numero di prodotti, servizi o risorse specificamente necessari per il passaggio successivo. Crearne altri esaurisce inutilmente il vostro inventario; fare troppo poco crea invece ritardi nel processo, che possono costare tempo e denaro alla vostra azienda.
  • Livellare la produzione: uno degli obiettivi principali di Kanban è creare costantemente la quantità di prodotti per soddisfare la domanda dei clienti a un ritmo costante e prevedibile. Il livellamento della produzione può aiutarvi a garantire che sarete in grado di soddisfare costantemente le richieste dei clienti senza sovrapproduzione o creazione di sprechi nel processo.
  • Perfezionare la produzione: dovete valutare costantemente in che modo i processi possono essere perfezionati per eliminare gli sprechi, aumentare la velocità e garantire la coerenza. Dovreste sempre cercare modi per modificare i processi per renderli più snelli ed efficienti.
  • Stabilizzare e razionalizzare il processo: una volta stabilito il processo più efficiente possibile, è importante documentare tali standard e garantire che il processo rimanga stabile e prevedibile durante il ciclo di processo.

Kanban e Scrum

In quanto strategie di miglioramento del flusso di lavoro, Kanban e Scrum condividono alcune somiglianze: entrambi sono basati su sistemi “pull”, che si concentrano sull’eliminazione degli elementi dal backlog e sul completamento di quelli da fare il più velocemente possibile. Ma una volta che le attività vengono eliminate dal backlog, Kanban e Scrum differiscono in modo significativo.

Scrum si concentra sugli “sprint”, che iniziano con una riunione di pianificazione per decidere quali attività sono prioritarie per quel periodo di lavoro di due settimane. I team di sviluppo e prodotto possono concentrarsi solo sugli elementi emersi durante la riunione di pianificazione per lo sprint di due settimane; tutto il resto viene messo da parte fino al completamento dello sprint. Perfinire, c’è una revisione dello sprint per vedere cosa ha funzionato e cosa deve essere cambiato. Quindi il processo ricomincia con nuovi requisiti o attività accantonate durante l’ultima riunione di pianificazione.

Kanban utilizza invece un metodo pull e prevede anch’esso valutazioni e retrospettive regolari, ma non segue lo sprint di due settimane utilizzato da Scrum. Esistono anche limiti predeterminati per quanti “lavori in corso” può avere un team, in genere basati sul numero di persone e risorse disponibili.

Strumenti e software Kanban

Ci sono molti strumenti e software Kanban disponibili per le aziende che desiderano gestire virtualmente il proprio flusso di lavoro con questo modello. La vostra organizzazione potrebbe usarli al posto di una Kanban board fisica o insieme a essa. Questi strumenti aiutano i team a tenere traccia dell’avanzamento delle iniziative e possono aiutare tutti a visualizzare le attività passo dopo passo. Ci sono diverse opzioni disponibili sul mercato, ma alcuni degli strumenti Kanban più popolari includono:

  • Asana
  • GitScrum
  • KanbanFlow
  • Kanbanize
  • com
  • nTask Board
  • Odoo
  • Trello
  • Workzone
  • Workfront
  • Wrike
  • ZenHub

Lavori e retribuzioni Kanban

Lo stipendio medio negli USA per i dipendenti che dichiarano di avere competenze Kanban è di 117.000 dollari all’anno, secondo i dati più recenti di PayScale. Kanban è infatti una skill rilevante per una serie di lavori nella gestione di progetti e prodotti. Di seguito riportiamo gli stipendi medi riportati da PayScale per i lavoratori con skill in ambito Kanban:

Responsabile del prodotto software: $ 80.000
Scum master: $ 84.000
Sviluppatore di software: $ 90.000
Responsabile del progetto IT: $ 113.300
Scrum coach: $ 117.000
Agile coach: $ 123.333

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