Mentre il COVID-19 continua a diffondersi in modo irregolare in tutto il mondo, con le vaccinazioni che aiutano i casi a diminuire in alcune aree mentre le varianti guidano le impennate di contagi altrove, molte organizzazioni sono impegnate a pianificare il ritorno dei propri dipendenti in ufficio. Ciò che era normale per l’ufficio 18 mesi fa, tuttavia, è improbabile che diventi la realtà a cui tornerà la maggior parte dei lavoratori.

Gli impiegati hanno avuto un assaggio dei vantaggi del lavoro a distanza e molti non sono desiderosi di tornare a un pendolarismo quotidiano, anche se la maggior parte vorrebbe trascorrere parte della propria settimana lavorativa in ufficio. Allo stesso tempo, le aziende hanno notato che i dipendenti sono più produttivi lavorando da casa e si sono rese conto che è possibile ottenere importanti risparmi sui costi ridimensionando gli uffici nelle grandi e costose città.

Alcune organizzazioni hanno già preso la drastica decisione di chiudere tutti i loro uffici e rendere i propri dipendenti lavoratori a domicilio permanenti. Molte altre stanno invece pianificando di adottare un modello di lavoro ibrido, in cui alcuni dipendenti potrebbero essere completamente remoti, alcuni potrebbero lavorare in ufficio a tempo pieno e la maggior parte dividerà il proprio tempo di lavoro tra l’ufficio e la casa (o un’altra posizione remota).

Molte aziende probabilmente non hanno mai adottato una politica ufficiale di lavoro da casa non indotta dalla pandemia, per non parlare di un quadro di lavoro ibrido stabilito. Ma l’implementazione di una politica di lavoro a distanza non deve spaventare, afferma Darren Murph di GitLab. In effetti, osserva, molte grandi aziende erano già in parte lì anche prima della pandemia.

“Se guardate a un’azienda con 5.000 persone in un edificio, le persone al terzo piano sono già lontane dalle persone all’ottavo piano. Non si vedono quasi mai; potrebbero anche essere in un altro continente. Ma molte aziende non hanno dato voce a questo approccio o non l’hanno riconosciuto”.

reskilling formazione

Ciò che i colletti bianchi hanno sperimentato nell’ultimo anno non equivale al lavoro remoto intenzionale, afferma Murph. Il lavoro da casa indotto dalla quarantena non è sicuramente lo stesso del lavoro a distanza progettato intenzionalmente, ma molte aziende li stanno confondendo e li considerano erroneamente come la stessa cosa. Quando sei intenzionale, la collaborazione è più facile, il team building è più facile, la costruzione della cultura è più facile.”

Angela Ashenden, analista presso CCS Insight, sottolinea questo punto, osservando come gran parte del cambiamento nel modo in cui le persone lavorano durante l’ultimo anno o giù di lì sia stato tattico e localizzato. “Ma ora è importante cercare di costruire una struttura per garantire che l’intera azienda funzioni attraverso una leadership forte e progressiva”.

La Ashenden afferma anche che i leader delle aziende devono rendersi conto che il lavoro ibrido non significa solo avere alcune persone in ufficio e alcune persone che lavorano da casa. “Ha enormi conseguenze per il modo in cui le persone lavoreranno in modo indipendente, come lavoreranno in modo collaborativo, come si svilupperà la cultura aziendale, come si penserà alla tecnologia sul posto di lavoro e all’esperienza dei dipendenti, nonché per le politiche necessarie a garantire un ambiente equo, inclusivo e sano”.

Per l’IT, ciò significa supportare gli utenti in una miriade di modi, inclusa la fornitura di apparecchiature che consentono ai lavoratori ovunque si trovino di svolgere il proprio lavoro comodamente e con successo, fornendo la giusta tecnologia di collaborazione, digitalizzando e automatizzando i processi di lavoro e proteggendo dispositivi e dati. Più fondamentalmente, significa coordinarsi con altri leader aziendali per cambiare la cultura aziendale con lo scopo di garantire un luogo di lavoro ibrido di successo.

Quindi, in che modo i leader IT possono implementare politiche ibride e remote che avvantaggiano sia i dipendenti, sia i datori di lavoro a lungo termine? Ecco i consigli degli esperti su come le organizzazioni possono farlo fin dall’inizio.

Pensare “remote-first”

“Avete bisogno di condizioni di parità” afferma Penny Pullan, esperta in leadership di lavoro virtuale e ibrida e autrice di libri tra cui Virtual Leadership: strategie pratiche per ottenere il meglio dal lavoro virtuale e dai team virtuali. “Quando avete alcuni impiegati in ufficio e alcuni remoti, le disuguaglianze possono iniziare a insinuarsi. Per molti anni, ho sentito persone dire: ‘”Se io lavoro da remoto e tutti gli altri sono nel ufficio, è quasi come se non esistessi.’”

Murph fa eco a quel pensiero. “Quando si guarda a chi viene elogiato e promosso in un’organizzazione ibrida, è più probabile che coloro che rimangono a distanza per impostazione predefinita avranno meno opportunità di avanzamento di carriera a causa di questo tipo di mentalità ormai superato”.

L’approccio completamente virtuale che la maggior parte delle aziende ha adottato durante la pandemia ha temporaneamente livellato il campo di gioco, ma questo cambierà quando alcuni lavoratori torneranno in ufficio, osserva la Pullan, che ha conseguito un dottorato di ricerca in nanotecnologia presso l’Università di Cambridge.

Ritorno in ufficio

Il modo migliore per promuovere l’uguaglianza tra i team ibridi, afferma, è pensare “remote-first” quando si stabiliscono norme aziendali e interazioni tra i dipendenti. “Per cercare di ridurre al minimo il potenziale di pregiudizi inconsci, fermatevi e chiedetevi: ‘Cosa stiamo facendo per il lavoro remoto?’

Murph consiglia alle aziende di pensare ai principi del remote-first non in termini di dove lavorano le persone, ma di come lavorano. “Se andate in ufficio e tenete una riunione, la fate in modo diverso in ufficio, rispetto a come l’avreste fatto se foste stati a casa?” Le organizzazioni devono controllare i propri processi e assicurarsi che funzionino nei giorni in cui l’intera forza lavoro non è in ufficio; in questo modo funzioneranno anche quando un numero qualsiasi di dipendenti è in ufficio.

Importanti sono anche le interazioni con i dirigenti e tra i colleghi. “Probabilmente avrete bisogno di più check-in con persone remote perché non vi imbattete in esse come fareste se foste in ufficio”, dice Pullan. “Sarebbe molto utile avere fasce orarie in cui tutti saranno disponibili e accessibili. Il vostro dipendente potrebbe non essere in ufficio, ma sapete che tra quest’ora e quest’ora il martedì, o forse un paio di volte alla settimana, tutti sono disponibili per fare due chiacchiere”.

Le aziende devono anche pensare a come soddisfare in modo equo le richieste di pianificazione dei dipendenti per i giorni in ufficio rispetto a quelli a casa e come misurare le prestazioni dei dipendenti, afferma Pullan. “Sono emerse alcune storie poco edificanti di aziende che utilizzano applicazioni che monitorano i computer dei propri dipendenti o hanno webcam che li riprendono per vedere se sono lì. Tutto ciò distrugge la fiducia e la motivazione”.

Uno dei modi migliori in cui i lavoratori remoti si sentono coinvolti è chiedere loro consigli su come far funzionare il posto di lavoro ibrido. “Dovete ricevere degli input dai vostri dipendenti quando impostate queste linee guida e queste policy”, afferma Pullan. “Ovviamente, ci saranno alcune politiche a livello aziendale che dovrete prendere in considerazione, ma dovete sempre scoprire quali sono le preferenze del vostro team e partire da lì.”

La tecnologia è fondamentale

Le aziende di tutto il mondo hanno scoperto all’inizio della pandemia che varie tecnologie di collaborazione erano essenziali per la capacità dei loro team di comunicare e lavorare insieme in modo produttivo. Mentre il software di videoconferenza ha visto la crescita maggiore e ha attirato la maggior parte dell’attenzione, anche gli strumenti di collaborazione di tutti i tipi si sono rivelati importanti.

Non sorprende quindi che secondo la Ashenden la tecnologia di collaborazione continuerà a essere cruciale dal momento che i lavoratori ibridi diventeranno una sorta di impostazione predefinita nella maggior parte delle organizzazioni. Di conseguenza, l’ambiente di collaborazione digitale diventerà inevitabilmente l’unica costante per garantire che tutti siano connessi e aggiornati sui progressi, sia che si trovino in ufficio, a casa, sul campo o in viaggio.

“I processi che sono stati automatizzati e digitalizzati non torneranno più ad essere manuali e la nuova ondata di processi che emergono man mano che le persone imparano le basi in un ambiente di lavoro ibrido sarà digitalmente nativa. Questo di per sé è un grande cambiamento e aiuterà a guidare ulteriori idee di trasformazione e innovazione”.

ritorno in ufficio

La Ashenden osserva inoltre che, sebbene possa essere allettante per i dirigenti concentrarsi sui risparmi sui costi dal non avere una scrivania permanente per tutti, non dovrebbero ignorare gli investimenti in aree come la tecnologia e la formazione per garantire che le esigenze dei dipendenti siano soddisfatte e che l’azienda rimanga un luogo di lavoro piacevole e produttivo.

La Pullan esorta i leader aziendali a considerare l’utilizzo di strumenti e piattaforme di collaborazione per supportare le persone che lavorano insieme in modo asincrono. “Anche se tutti possono fare le cose contemporaneamente, ad esempio riunirsi in una videochiamata programmata, lasciare che le persone lavorino nel momento migliore per loro è davvero importante. Essere in grado di lavorare su un documento in modo collaborativo, o magari mettere le idee su una lavagna virtuale può spesso essere molto più produttivo”.

Aiutare i dipendenti remoti a vivere un po’ la vita d’ufficio

Includere dipendenti remoti nelle celebrazioni e in altre occasioni sociali non è sempre facile, ma è molto utile per farli sentire parte del team. I lavoratori remoti apprezzano, ad esempio, quando vengono loro estesi i vantaggi del lavoro in ufficio, afferma la Pullan. Sebbene i lavoratori non possano usufruire di una palestra in loco o di una caffetteria, potrebbero godere di un abbonamento a una palestra locale sponsorizzata dall’azienda o della consegna a domicilio del pranzo.

Meglio ancora, portate i lavoratori remoti in ufficio (quando è sicuro farlo) in occasione di una festa, di una ricorrenza o di un incontro per festeggiare il raggiungimenti di alcuni obiettivi aziendali.

Cambiate mentalità o rimarrete indietro

Nel posto di lavoro post-pandemia, le aziende di tutto il mondo dovranno capire come evolversi e diventare più inclusive del luogo in cui le persone lavorano.

“Ci sono le aziende che consentono il lavoro a distanza e quelle che supportano il lavoro a distanza”, afferma Murph. Il primo gruppo non farà alcuno sforzo per rendere il lavoro a distanza efficace o efficiente, mentre il secondo gruppo si assicurerà che le persone abbiano ottime esperienze lavorative ovunque si trovino. Investiranno in attrezzature, strumenti software, formazione e programmi di sviluppo per assicurarsi che i propri dipendenti abbiano ottime esperienze lavorative e risultati positivi ovunque si trovino.

“I migliori talenti sceglieranno le aziende che supportano il lavoro ibrido”, afferma sempre Murph. “I dipendenti ora sanno cosa possono aspettarsi e cosa possono chiedere”. Per garantire infine che le loro organizzazioni non restino indietro, i leader IT non potranno più rimandare l’implementazione di policy permanenti e ben ponderate per il lavoro remoto e ibrido.