Creare un ambiente di collaborazione efficace per la nuova forza lavoro

Come scegliere gli strumenti di collaborazione per rispondere alle esigenze di millennial, collaboratori esterni e clienti

collaborazione aziendale

La maggior parte delle aziende di oggi non un ambiente unico con “tutti i lavoratori nello stesso spazio”. Solo fino a pochi anni fa tutti i dipendenti si trovavano in una sede aziendale e potevano spostarsi da un altro ufficio a un altro per comunicare e/o collaborare con i colleghi.

Oggi le comunicazioni tra i dipendenti, fondamentali per il funzionamento efficiente di qualsiasi azienda, sono molto più complesse. Stimiamo che, in media, tra il 20% e il 35% della forza lavoro di ogni realtà aziendale lavori in modo indipendente e  in remoto. Mantenere connessi collaboratori esterni, consulenti, partner di terze parti e persino i clienti è di fondamentale importanza per la produttività e il successo complessivo dell’azienda.

Lo scenario si fa più complesso quando guardiamo alla composizione della futura forza lavoro e a suoi stili di lavoro. Entro il 2025, stimiamo che tra il 60 e l’80% dei lavoratori di un’azienda media saranno i millennial. Questi “nativi digitali” hanno un impatto notevole sul modo in cui avviene la collaborazione tra colleghi. Di solito non sono interessati a spostarsi fisicamente verso l’ufficio accanto per comunicare/collaborare.

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Piuttosto, è molto più probabile che usino un dispositivo per inviare un testo o una chat video e/o si connettano tramite una pletora di mezzi elettronici piuttosto che di persona. Inoltre, hanno stili di lavoro molto diversi che non sempre equivalgono alla tradizionale giornata lavorativa. Hanno preferenze per gli strumenti di comunicazione che devono essere soddisfatte.

Rispondere alle aspettative in modo sicuro è obbligatorio. Abbiamo visto casi in cui le aziende che volevano assumere millennial hanno scoperto che hanno rifiutato un lavoro o lo hanno lasciato dopo un breve periodo perché questi strumenti non erano prontamente disponibili (o accettabili) per loro. L’idea di un unico stile di lavoro dettato dall’azienda è fuori moda. Questo cambiamento sta avvenendo ora, ma la maggior parte delle aziende non è pronta.

Cosa serve per garantire una collaborazione efficace

Consentire ai lavoratori di utilizzare strumenti di collaborazione di livello consumer (come per SMS, Facebook, Instagram, WhatsApp e così via) in genere non è una soluzione adeguata per l’uso aziendale. Tale uso potrebbe esporre facilmente le informazioni sensibili dell’azienda a hacker e malintenzionati e/o consentire agli utenti di condividere dati con destinatari indesiderati, esponendo l’azienda a perdita di dati, responsabilità legali o peggio.

I dipendenti attuali e futuri devono avere a disposizione strumenti equivalenti e funzionali di classe enterprise, sia per massimizzare l’efficienza aziendale sia per garantire la sicurezza delle comunicazioni tra i lavoratori. Fortunatamente, i principali fornitori si stanno muovendo per offrire strumenti sicuri e di classe enterprise per rendere sicura la collaborazione, come per esempio Microsoft Teams, Cisco Webex e Slack, per citarne alcuni.

Quali caratteristiche deve avere un servizio di collaborazione?

Le aziende devono valutare quali tipi di lavoratori, comunicazioni e altre forme di collaborazione avranno luogo oggi e in futuro, mentre stiamo passando a un approccio di trasformazione digitale sul posto di lavoro. Scegliere lo strumento giusto significa cercare funzionalità che supportino e migliorino la collaborazione in una forza lavoro in evoluzione. Queste funzionalità includono:

  • flessibilità del flusso di lavoro: la capacità di personalizzare una soluzione in base a ruoli e responsabilità tipici in un ampio ambito di utenti, dispositivi e app
  • personalizzazione dello spazio di lavoro: la capacità di creare “ambienti” di collaborazione personalizzati e servizi necessari, come pianificazione, monitoraggio delle riunioni, connessioni ai servizi periferici, selezione dei fornitori cloud e così via
  • sicurezza di utenti, app e dati: la capacità di utilizzare componenti avanzati di sicurezza e privacy per assicurare che nessun dato utente o aziendale esca da “aree”, garantendo l’isolamento e la protezione anche attraverso autenticazione e crittografia avanzate
  • supporto cognitivo per l’estrazione dei dati: la capacità di acquisire e catalogare tutti i dati rilevanti che emergono durante una riunione o una collaborazione informale e di renderli disponibili come fonte di conoscenza alla base di utenti appropriata e/o all’intera azienda. Funzionalità AI avanzate per rendere questo processo automatizzato anziché manuale
  • analytics per fornire la comprensione dell’utilizzo: capacità di analizzare ciò che funziona/non funziona nell’azienda e di modificare e migliorare gli strumenti di collaborazione disponibili. Questa è la chiave per creare una strategia di collaborazione flessibile.

Come esempio di una soluzione di collaborazione avanzata, Cisco ha recentemente rilasciato una versione aggiornata del suo prodotto WebEx, in cui ha aggiunto una funzionalità di assistente basata sull’intelligenza artificiale e i recenti prodotti dell’acquisizione Voicea. L’aggiunta del prodotto di riconoscimento vocale Voicea alle funzioni per i meeting consente di trascrivere l’intera riunione in pochi minuti, eliminando la necessità di una registrazione e trascrizione manuale.

Fornisce inoltre una versione della riunione che può essere ricercata per parole chiave, consentendo una migliore analisi dei contenuti della riunione aziendale. E gli utenti possono effettuare query Voicea per estrarre informazioni anche se non erano presenti all’incontro. Cisco afferma che questo consento un aumento della produttività del 30 percento e un risparmio di sei ore di lavoro “manuale”.

Garantire sicurezza e privacy

Altri miglioramenti introdotti da Cisco includono la conservazione delle chiavi di autenticazione e crittografia locali in vari siti, che offre alle aziende internazionali una migliore conformità con le leggi locali sulla privacy e una minore esposizione in caso di violazioni dei dati a livello locale. Questo può essere esteso per implementare repository di dati regionali isolati e per proteggere meglio i dati aziendali.

I moderni strumenti di collaborazione non sono solo necessari per migliorare l’esperienza dell’utente interno, ma anche un componente chiave delle comunicazioni esterne con i clienti. Nella scelta della soluzione che risponde meglio alle esigenze aziendali è importante tener conto se gli strumenti di collaborazione focalizzati internamente possono essere estesi alle interazioni con i clienti. Per esempio, Cisco ha cercato di rendere WebEx uno strumento avanzato di interazione/gestione dei clienti (con l’acquisizione CloudCherry) che può essere utilizzato per aumentare la valutazione dell’azienda da parte dei clienti.

L’obiettivo della collaborazione

Le aziende devono essere proattive nell’aggiunta di strumenti di collaborazione per le nuove esigenze della forza lavoro man mano che aumentano i millennial e i collaboratori esterni, che diventano una parte più grande e più importante del business. Le aziende che non forniscono tali capacità devono far fronte a una crescente frustrazione e una riduzione della produttività dei dipendenti, con conseguente minore efficienza dell’intera azienda.

In ultima analisi, passare da semplice email e messaggistica interna a una moderna strategia di collaborazione farà la differenza nel far funzionare con successo qualsiasi azienda grande o piccola.

Jack Gold è il fondatore e principale analista di J.Gold Associates, società di analisi che monitori i molteplici aspetti dell’IT aziendale e consumer e delle tecnologie emergenti.

AUTOREJack Gold
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