Costi IT: dieci modi di ridurli in tempo di pandemia

Gartner ha identificato 10 modi in cui le organizzazioni possono ridurre rapidamente i costi IT in tempi difficili tra costi discrezionali e non discrezionali e la consapevolezza che i tempi difficili richiedono azioni difficili.

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La pandemia COVID-19 ha avuto un impatto diffuso sull’economia globale, lasciando molti CIO con la sfida di realizzare risparmi immediati sui costi IT. Gartner prevede che la spesa IT si contrarrà in tutte le categorie e in tutte le regioni nel 2020. Mentre le aziende nella maggior parte dei settori hanno iniziato a riaprire, le misure di mitigazione delle pandemie come lockdown, distanziamento sociale, restrizioni di viaggio e chiusure alle frontiere hanno creato oneri finanziari, con i trasporti, la produzione e le industrie delle risorse naturali le più gravemente colpite.

Chris Ganly, direttore della ricerca senior di Gartner, ha affermato che il COVID-19 ha trasformato radicalmente il modo in cui le persone spendono i propri soldi e le organizzazioni devono rispondere a questa situazione. Gartner sostiene un approccio strategico all’ottimizzazione dei costi, una disciplina continua per gestire la spesa massimizzando il valore aziendale piuttosto che semplicemente tagliando i costi.

“I tempi difficili richiedono azioni difficili”, ha detto Ganly. “Ma anche nelle organizzazioni che lottano per sopravvivere, i CIO devono affrontare la riduzione dei costi nel modo meno dannoso per la salute del business a medio e lungo termine. Questo li aiuterà a riprendersi più velocemente nel 2021 e oltre”.

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Gartner consiglia ai CIO di seguire 10 regole quando si trovano di fronte alla necessità di tagliare rapidamente i budget IT.

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  • 1. Obiettivo impatto immediato. Eliminate, riducete o sospendete gli elementi che colpiranno il budget in settimane o mesi, non in anni. Gli esempi includono le spese sostenute e pagate mensilmente o trimestralmente su base “pay as you go”, piuttosto che annualmente.
  • 2. Riducete, non congelate. Focalizzatevi sui costi che possono essere veramente ridotti o eliminati, non solo congelati per il periodo in corso.
  • 3. Il cash è fondamentale. Prendete di mira oggetti che avranno un impatto di cassa reale sul conto profitti e perdite piuttosto che elementi non monetari come l’ammortamento.
  • 4. Pianificate di farlo una volta. La maggior parte delle organizzazioni non taglia abbastanza in profondità la prima volta, il che significa che queste aziende devono spesso rivedere i costi e farlo di nuovo. Ciò è particolarmente rilevante per i tagli del personale, dove i cicli di riduzioni in corso possono essere molto dannosi.
  • 5. Ispezionate attentamente i conti. Collaborate con il vostro partner finanziario per ottenere una visione completa dei dettagli del livello di spesa, come conti spese, ratei e pagamenti anticipati. Utilizzate questa visualizzazione per identificare riduzioni di cassa specifiche che avranno un impatto immediato.
  • 6. Focalizzatevi sulle spese non impegnate. A meno che i pagamenti (o gli impegni) non possano essere recuperati o i pagamenti anticipati restituiti, l’impatto più immediato sarà sui pagamenti non spesi o non impegnati. Valutate contratti di rinegoziazione e clausole risolutive.
  • 7. Siate olistici: includete il capitale. In genere, le spese operative sono le più facili da tagliare, ma anche le spese in conto capitale possono essere ridotte. I dati sulle metriche chiave IT di Gartner mostrano che il 25% del budget IT medio viene speso in capitale, quindi assicuratevi che l’intera gamma di spesa IT sia considerata per una rapida riduzione.
  • 8. I costi irrecuperabili sono irrilevanti. Quando si tratta di risparmiare denaro, si dice comunemente che “i costi irrecuperabili sono irrilevanti”, il che significa che la spesa futura dovrebbe essere considerata senza relazione con la spesa passata o con i “costi irrecuperabili”. Da un punto di vista della rapida riduzione dei costi questo è certamente vero, ma vale comunque la pena considerare se il risparmio sarà maggiore del vantaggio che può e sarà fornito continuando.
  • 9. Affrontate i costi discrezionali e non discrezionali. La spesa discrezionale, ad esempio per nuovi progetti, capacità o servizi aggiuntivi, è spesso vista come più facile da tagliare. Tuttavia, anche le spese non discrezionali di “gestione aziendale” come l’infrastruttura IT e le operazioni possono essere ridotte riducendo l’utilizzo o i livelli di servizio.
  • 10. Affrontate i costi fissi e variabili. I costi fissi sono spese che rimangono costanti, indipendentemente dall’attività o dal volume, come l’affitto dell’ufficio, gli abbonamenti e il libro paga. Per i costi fissi, concentratevi sull’eliminazione. I costi variabili cambiano con l’attività o il volume, ad esempio, telecomunicazioni, appaltatori e materiali di consumo. Per i costi variabili, concentratevi sia sulla riduzione che sull’eliminazione.
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