Come rendere efficace la valutazione delle performance

Le valutazioni formali, in cui i manager valutano le prestazioni di un dipendente, sono una grande opportunità per costruire la cultura aziendale, eliminare i pregiudizi e unire i team, soprattutto in tempi difficili

valutazione performance

La valutazione delle performance sono una di quelle responsabilità che vengono affidate ai CIO, come leader tecnici, a cui la vita e la scuola non li hanno preparati. Aggiungete a questo il salto epocale da una cultura in ufficio a un modello in cui le persone lavorano da remoto, un afflusso di millennial nella forza lavoro, un’epidemia di malattie mentali e massicce dimissioni e potreste dover affrontare valutazioni per cui non siete attrezzati.

Per aiutarvi nella preparazione, abbiamo parlato con leader che si sono destreggiati in quest’arte e che vedono gli incontri one-to-one con i dipendenti, specialmente in un modello ibrido o remoto, come una rara opportunità per connettersi, stabilire obiettivi chiari, costruire i valori e la cultura a cui tende l’azienda e aiutare il personale a trovare un significato e un senso di appartenenza al lavoro.

I buoni risultati iniziano con la preparazione e la cultura

“Rendere efficaci le valutazioni delle performance inizia molto prima di fissare la riunione”, afferma Gil Pekelman, CEO di Atera. “Parte dalla cultura dell’organizzazione”.

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Se l’azienda ha creato un ambiente in cui le persone stanno bene e si sentono apprezzate, motivate e rispettate, afferma, “molto probabilmente sono entusiaste per le loro valutazioni delle prestazioni”.

Mark Kinsella, vice presidente dell’ingegneria di Opendoor, concorda sul fatto che la preparazione sia fondamentale e che gran parte di quella preparazione inizi dall’alto. Opendoor ha creato percorsi di carriera chiaramente definiti che delineano ruoli, responsabilità e aspettative in modo che sia più facile per i manager valutare il raggiungimento degli obiettivi.

Ma in un mondo di lavoro a distanza, in cui le interazioni umane sono state ridotte al minimi, questi momenti sono anche una delle poche opportunità che hanno i CIO per entrare in contatto con il loro team. Per questo motivo, Kinsella ritiene che i manager dovrebbero trarre il massimo vantaggio da questi incontri arrivando più preparati che mai.

“Come leader, dovete essere chiari sul ruolo e le aspettative che avete sul dipendente”, afferma. “Con così tanti dipendenti che lavorano da remoto, è fondamentale essere obiettivi, specifici e pratici, poiché viene meno la spontaneità e l’interazione diretta che c’è di persona”.

Tutta questa preparazione trasforma quello che una volta era un incontro transazionale in qualcosa di molto di più. “Ho scoperto che le discussioni sulla revisione delle prestazioni durante la pandemia hanno portato a conversazioni più fruttuose e più profonde”, aggiunge Kinsella.

Usare questa opportunità per individuare i pregiudizi e costruire una cultura forte

Durante tutto il processo di revisione, dalla preparazione all’approvazione finale, è importante esaminare in che modo le aspettative sono influenzate dai pregiudizi. Ripensare al tipo di confronti che si fanno è un buon modo per iniziare.

“Evitate di confrontare le persone tra di loro”, dice Kinsella. Per rimuovere i pregiudizi è più utile concentrarsi sulle prestazioni e sul lavoro della persona rispetto al percorso di carriera”.

Le revisioni delle prestazioni sono spesso piene di false aspettative che influiscono sulle carriere delle persone del team. Secondo l’Harvard Business Review (HBR), ciò che si manifesta è che i gruppi stereotipati devono mettersi alla prova più e più volte mentre gli uomini bianchi vengono giudicati in base al loro potenziale. Inoltre, le donne devono spesso camminare sul filo del rasoio dei comportamenti accettabili mentre gli uomini no, e si presume che le madri abbiano perso interesse per il loro lavoro, anche se non è vero. Individuate il vostro pregiudizio ed eliminatelo, al meglio delle vostre capacità.

Per fare ciò, HBR suggerisce di rimuovere le domande aperte e di chiedere prove a sostegno dei successi e delle competenze di tutti, non solo a certe categorie. Questo non solo aiuta a rimuovere i pregiudizi, ma migliora le valutazioni.

Le revisioni delle prestazioni offrono un’opportunità per aiutare l’azienda a costruire una cultura diversificata. “Le valutazioni delle prestazioni, così come le promozioni, riflettono ciò che apprezzi come azienda”, afferma Kinsella. “Quindi, promuovi le persone che eccellono al loro livello attuale e soddisfano i requisiti del livello successivo. Ma promuovi anche coloro che incarnano i valori a cui tieni”.

Non sminuire il valore della conferma

Viviamo in tempi strani, di grandi cambiamenti e grande stress. Per le persone del team, è possibile che il lavoro sia diventato un punto focale importante, un luogo stabile, una situazione in cui si sentono competenti e necessari. Quindi, oltre al classico obiettivo di una revisione delle prestazioni – dare alle persone la possibilità di misurare il loro contributo ai successi dell’organizzazione – Tony O’Donnell, CTO di Prezi, sottolinea l’importanza di dire alla persone che stanno facendo la cosa giusta.

“E’ qualcosa che può davvero incidere su fidelizzazione, coinvolgimento, benessere emotivo e far sentire alle persone che sono importanti”, afferma. “Una cosa che ho notato come una perdita nell’ultimo anno è che è facile ridurre le persone ad attori transazionali, quando lavorano in remoto, e questo non è un buon modo per trattenere le persone migliori”.

“La valutazione delle prestazioni”, dice, “è un’opportunità per offrire una pacca sulla spalla, un elogio, una visione verso il futuro del team e del singolo dipendente e per aiutare a costruire il senso di appartenenza di alla squadra”.

Fare spesso le valutazioni

La maggior parte delle persone ha trovato il lavoro a distanza utile per la produttività e l’equilibrio tra lavoro e vita privata, ma alcune cose si perdono. Per esempio, i momenti informali alla macchinetta del caffè, una chiacchierata in ufficio, un confronto veloce su una questione.

Ora che la maggior parte dei contatti umani è ridotta a messaggi, chiamate e video, Chris Conry, CIO di Fuze suggerisce di aumentare la frequenza dei punti di contatto per la revisione delle prestazioni. “Anzichè avere revisioni semestrali o annuali in un contesto formale, come è stato fino a tempi recenti, avere check-in quasi settimanali o mensili con i dipendenti è un modello migliore”, afferma.

“Nello scenario attuale, è difficile misurare qualsiasi tipo di performance su una strategia di 12 mesi”, concorda O’Donnell di Prezi. “C’era una tendenza emergente, anche prima di tutto questo, in cui le organizzazioni, in particolare nel settore tecnologico, stavano abbandonando l’idea delle revisioni annuali delle prestazioni, considerandole una conversazione in corso. Ora che il mondo sta cambiando, la cadenza di un processo annuale è ancora più difficile. Entro la fine dei primi tre mesi, qualsiasi obiettivo di 12 mesi che hai fissato è probabilmente privo di significato”.

Non si tratta solo di ciò che il dipendente sta facendo per l’azienda

Se il tuo team è composto da millennial o più giovani, “le cose che motivano e ispirano quella generazione dovrebbero entrare a far parte anche delle valutazioni”, consiglia Conry. “La nostra ricerca indica che ciò che è importante per quelle generazioni è, in larga misura, la trasparenza sul posto di lavoro, la comprensione del business e il vedere come il loro lavoro sta avendo un impatto sugli obiettivi aziendali più ampi, nonché su come l’azienda interagisce e contribuisce alla comunità”.

Se fate una valutazione completa di un dipendente su come il lavoro porta a promozioni, percorso di carriera e denaro ignorando questi problemi più grandi, sarà difficile dare a questa forza lavoro il senso di appartenenza e il coinvolgimento che li farà desiderare di rimanere.

“Come leader è importante garantire ai dipendenti un contesto per ciò che sta accadendo, ovvero per ciò che il loro lavoro ha da offrire sia all’azienda che alla comunità, per capire come gestiscono l’equilibrio tra lavoro e vita privata e cosa potrebbe succedere nelle loro vite che potrebbe contribuire alle loro prestazioni”, afferma Conry.

Formare i manager su come fare le valutazioni

Per i manager tradizionali, chiedere ai membri del team come si sentono in una revisione delle prestazioni e potrebbe essere accolto con disprezzo. Ai manager che credono nel modello servant-leader, invece, sembrerà che le cose vadano finalmente nella direzione giusta.

Ad ogni modo, è una buona idea insegnare ai manager come interagire con il loro team a questo livello.

“Abbiamo spiegato ai nostri manager perché questo elemento della revisione è importante per l’azienda e per ottenere il massimo dalla nostra base di dipendenti”, afferma Conry. “Offriamo formazione e strumenti per aiutarli a sfruttare quel metodo di connessione. Incoraggiamo l’uso di un’app, CultureAmp, che li aiuti a prepararsi per conversazioni settimanali o mensili”.

Questo non deve essere paternalistico o trasformare il CIO in un terapeuta. Ma gestire un team di lavoratori remoti significa considerare fattori che potrebbero essere invisibili per te, a meno che tu non lo chieda, come fattori che influenzano le prestazioni e la fidelizzazione. Sei anche il collante che tiene unita la tua squadra.

“Quello che abbiamo scoperto ora che abbiamo rimosso tutte le trappole dei nostri lussuosi uffici è che la cosa che i millennial – e tutti gli altri – vogliono è sentirsi coinvolti in qualcosa a cui tengono e che appartengono”, conclude O’Donnell.

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