Cinque suggerimenti per guidare l’IT da remoto durante la pandemia

Con il lavoro da casa e le strategie di lavoro ibride nate durante la pandemia che si estenderanno anche nel 2021, i leader IT devono adattarsi a nuove abitudini di lavoro per garantire il successo della loro azienda.

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Molte persone si sono dovute adattare a lavorare da casa e da altre località remote, almeno una parte del tempo, in un ambiente di lavoro ibrido che sta emergendo a causa della pandemia. Ciò include CIO e altri dirigenti IT. Indipendentemente dal fatto che i dirigenti lavorino in remoto per uno o più giorni alla settimana o a tempo pieno, la direzione dell’IT è cambiata in modo significativo e forse in modo permanente.

Il nuovo modello di lavoro influisce su molti aspetti della gestione, tra cui lo sviluppo di strategie IT, il mantenimento della cultura, la guida al cambiamento e la collaborazione con i colleghi di lavoro. La situazione presenta sfide, ma offre anche opportunità di crescita per i leader tecnologici. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti dei leader IT che lavorano da casa su come ottenere il massimo da questo nuovo topo di workplace.

Mettere al primo posto le esigenze tecniche del personale IT

Una chiave per guidare un team tecnologico da remoto è coinvolgere il più possibile il personale, afferma Lonnie Johnson, CIO di KVC Health Systems, un’organizzazione senza scopo di lucro per il benessere dei bambini e la salute comportamentale. “Garantire che abbiano tutto ciò di cui hanno bisogno per avere successo”, dice Johnson. “Ho permesso alle persone di entrare in ufficio e prendere monitor e persino la sedia dell’ufficio, se lo desideravano. Nel nostro passaggio al lavoro da casa mi sono assicurato che il personale tecnico avesse per prima cosa tutti i dispositivi, l’accesso e i servizi tecnici aggiuntivi di cui aveva bisogno”.

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Ciò includeva hotspot, ripetitori Internet, reti private virtuali (VPN), webcam e altre apparecchiature. “Non volevo che nessun errore da parte nostra ci impedisse di essere in grado di fornire servizi in un mondo che stava iniziando a dipendere principalmente dalla tecnologia per funzionare”, continua Johnson. KVC a metà marzo 2020 ha preso la decisione di far iniziare a lavorare da casa tutti i dipendenti come misura di sicurezza in risposta alla pandemia di coronavirus. Il periodo di tempo iniziale era di sole due settimane, ma come molte organizzazioni KVC ha esteso il suo programma di lavoro da casa. Attualmente, chiunque voglia lavorare da casa può farlo almeno fino alla fine di quest’anno, momento in cui l’organizzazione rivaluterà la situazione.

“La nostra esperienza è stata sorprendentemente positiva”, afferma Johnson, che lavora da casa da marzo e prevede di continuare a farlo fino alla fine dell’anno. “Il nostro staff tecnologico ha svolto un lavoro fantastico nel trasferire la nostra forza lavoro in un ambiente remoto in un periodo di tempo molto breve.”

Rimanere connessi

Entrare in contatto con il personale IT è molto più importante quando si guidano i team tecnici da lontano. Un motivo particolarmente valido per tenersi regolarmente in contatto con il personale è aiutare le persone a far fronte allo stress di questi tempi. “Vorrei incoraggiare i leader IT a essere molto sensibili al benessere mentale dei loro team tecnici”, dice Johnson. “Per natura la maggior parte dei tecnici è introversa, ma tutti abbiamo bisogno dell’intervento umano. Lavorare da casa in isolamento può mettere a dura prova qualsiasi dipendente.”

Per questo motivo, Johnson ha deciso di controllare il personale e ha insistito affinché altri leader tecnologici di KVC facessero lo stesso. Il team, sempre in maniera virtuale, organizza degli incontri con i dipendenti anche al di fuori di questioni lavorative e ha organizzato un barbecue nel parcheggio dell’azienda rispettando le linee guida sulla sicurezza.

Utilizzare con saggezza gli strumenti di collaborazione online

La videoconferenza è diventata la principale modalità di collaborazione per i leader IT durante la pandemia, sebbene le aziende utilizzino una varietà di strumenti di collaborazione online per mantenere tutti connessi. L’affaticamento delle riunioni online potrebbe essere in arrivo, ma le tecnologie di collaborazione remota possono aiutare i dirigenti e il personale a essere più produttivi.

“Ci sono così tanti strumenti di conferenza e collaborazione e app mobili ora disponibili e anche prima della pandemia avevamo considerato una priorità la loro integrazione completa con i tool utilizzati nei nostri flussi di lavoro” afferma Michael Ringman, CIO della società di telecomunicazioni Telus International. “Questo ci ha notevolmente avvantaggiato all’inizio della pandemia e abbiamo continuato a supportare un modello lavoro da casa per il nostro team globale, arrivando così a mantenere alti livelli di coinvolgimento, collaborazione e produttività”, afferma Ringman .

Gli strumenti di collaborazione sono anche fondamentali per garantire che la cultura aziendale rimanga e che il morale sia alto, afferma Ringman. Cita un sondaggio condotto da Telus all’inizio di quest’anno che mostra come molti intervistati si siano sentiti scollegati dai loro colleghi mentre lavoravano a distanza. Alla domanda su cosa gli mancasse di più del lavoro in ufficio, le chiacchiere e l’interazione con i colleghi erano in cima alla lista, seguite dalla collaborazione di persona con un team.

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Anche il dipartimento IT della contea di Onslow, N.C., ha beneficiato da un punto di vista culturale di riunioni regolari. “Credo che la prima preoccupazione debba essere il mantenimento e la crescita della cultura del team” afferma Glenn Hasteadt, direttore IT. Avere brevi incontri con gruppi o individui ha permesso ad Hasteadt di costruire relazioni più forti con i membri del team. La pandemia ha contribuito a promuovere il passaggio alla tecnologia di collaborazione, come Microsoft Teams, per le comunicazioni e le riunioni quotidiane.

“Negli ultimi quattro anni abbiamo apportato molti cambiamenti all’organizzazione e stavo lottando per ottenere l’adozione di Microsoft Teams”, afferma Hasteadt. “Lo staff sapeva come usarlo, ma culturalmente erano resistenti perché non si erano completamente abituati agli altri cambiamenti. Per fortuna ci stavamo muovendo in questa direzione già da prima della pandemia, dal momento che avevamo già diversi gruppi che lavoravano da remoto”.

Creare uno spazio di lavoro dedicato

Chiunque lavori da remoto sa quanto sia importanti riservarsi uno spazio dedicato al lavoro. Ciò è particolarmente vero per i dirigenti che devono concentrarsi su una serie di questioni ad alto impatto e che sono responsabili della gestione di molti membri dello staff. Potrebbe però non essere sempre una cosa facile o addirittura possibile, soprattutto se la posizione remota è di dimensioni limitate.

“I miei colleghi e io troviamo molto più facile mantenere un equilibrio tra lavoro e vita privata se i nostri laptop e gli oggetti di lavoro sono fuori dalla vista quando non sono in uso”, dice Ringman. “Ho avuto il vantaggio di aver lavorato in remoto per diversi anni e ho dedicato del tempo al coaching e al supporto di molti membri del team, nonché dei colleghi in tutta l’azienda che hanno dovuto passare rapidamente a un modello di lavoro da casa per la prima volta in vita loro”.

Non perdere il feeling del lavoro in ufficio

Lavorare da casa è molto diverso dal lavorare nell’ufficio di un’azienda. Ma i leader IT dovrebbero considerare di affrontare le loro giornate lavorative come hanno sempre fatto in ufficio per rimanere concentrati. “Mi sveglio alla stessa ora, mi preparo e mi vesto come farei se dovessi recarmi in ufficio” afferma David Lloyd, direttore IT di Park Industries, un produttore di attrezzature per la lavorazione della pietra che ha iniziato il lavoro a distanza per i dipendenti già da marzo. “Questo mi mantiene concentrato e mostra al mio team e a coloro con cui lavoro che non lascerò che il lavoro a distanza influenzi il mio approccio alla giornata.”

Inoltre, Lloyd comprende che parte del lavoro presso la sede centrale è sociale oltre che professionale, e mira a replicare tale situazione organizzando incontri informali con il suo dipartimento due volte al mese. “Ciò consente a tutti di rilassarsi, sapere cosa fanno tutti al di fuori del lavoro, come stanno i bambini e gli animali domestici, ecc. Non è la stessa cosa che avere una conversazione in corridoio o mangiare faccia a faccia. Ma sicuramente aiuta a mantenere le persone in contatto e fa sapere a tutti che mi interessa anche come stiano andando le cose al di fuori del lavoro”.

Lloyd ha sempre lavorato a stretto contatto con colleghi interfunzionali e questo è continuato anche se ora sono per lo più remoti. “Mi assicuro di fornire trasparenza ai nostri progetti e di avere discussioni regolari con loro per garantire che siamo concentrati sulle cose giuste al fine di supportarli nel miglior modo possibile. Mi assicuro inoltre di essere il più flessibile possibile, poiché queste condizioni richiedono un cambiamento delle priorità che non tutti riescono ad abbracciare istantaneamente. Tutto ciò ha aiutato la nostra attività a rimanere concentrata e forte”.

Lavorare in remoto “è andato sorprendentemente bene, considerando che non lavoravamo affatto in remoto prima della pandemia”, continua Lloyd. “Alla fine implementeremo una politica di lavoro flessibile che consenta alle persone di lavorare dall’ufficio o da remoto”.

Non dimenticare di far avanzare la vostra carriera

Lavorare da casa può far risparmiare tempo ai responsabili IT. Il tempo non più sprecato per recarsi al lavoro e tornare a casa può infatti offrire opportunità di ulteriore istruzione, che a sua volta può aprire a nuove opportunità di carriera. È così che pensa Mark Ohlund, CIO e vicepresidente senior dell’IT presso Armada, fornitore di tecnologia logistica e supply chain.

All’inizio di marzo Armada ha lanciato un “test” per il lavoro da casa rivolto al personale d’ufficio. “Il test ha avuto così tanto successo che il nostro CEO ha dichiarato che in futuro passeremo a un modello da remoto. Non ci sono piani per il ritorno in massa in ufficio.” Durante questo periodo di lavoro a distanza, Ohlund ha sfruttato l’opportunità di partecipare a conferenze virtuali. “Sto partecipando a webinar per acquisire conoscenze e approfondimenti su soluzioni e potenziali soluzioni”.

Lavorare da casa “ha sicuramente fornito ulteriori opportunità di apprendimento. Molte aziende offrono nuove forme di apprendimento online, formazione e conferenze virtuali. Non mancano le opportunità educative. Ci sono anche molti nuovi forum e summit orientati a riunire i leader tecnologici per condividere idee e pensieri su come avere successo in questo nuovo ambiente”.

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