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La scelta di fornitori e partner è un elemento fondamentale per il successo di un’azienda, in particolare per le attività più piccole e in crescita. Scegliere un fornitore con cui è difficile lavorare, che non fornisce il servizio promesso, non è presente quando si ha bisogno di aiuto o pretende il pagamento di costi non dichiarati sono tutte situazioni che possono mettere in difficoltà un’impresa. Come assicurarsi, quindi, di fare la scelta migliore? Qui ci sono dodici strategie per la selezione di fornitori e partner più adatti alla propria attività.

1. Fare una lista delle proprie esigenze e aspettative.Un fattore importante nel creare e mantenere rapporti con i fornitori/partner è esprimere molto chiaramente le proprie aspettative fin dall’inizio”, dice Diane Helbig di Seize This Day. “Esplicitare ciò che ciascuna delle parti porterà nel rapporto d’affari, quando e come. Queste permette a entrambe le parti di conoscere sia le aspettative che l’impegno dell’altro nella partnership”.

Create una tabella con le vostre esigenze principali e assegnare un peso a ciascuna. Poi valutate ogni fornitore sulla base di tali criteri”, dice Sheri Tate, senior vice president, Product Strategy di ChargeItSpot, che fornisce ai rivenditori stazioni di ricarica per telefoni. “Questo elimina scelta emotive dal processo decisionale e permette di analizzare fattori come costi, attenzione ai dettagli, precedente esperienza in materia, per valutare oggettivamente la proposta di un fornitore. Naturalmente la decisione finale si basa su più di una semplice tabella, ma questa può rappresentare uno strumento utile durante il processo di selezione”.

E ricordate: “il successo del progetto è subordinato al fatto che il fornitore abbia in anticipo una chiara comprensione delle esigenze”, dice Vinnie Schoenfelder, CTO della società di consulenza CapTech. “Senza di essa, si corre il rischio di andare incontro a ritardi nella realizzazione di un progetto”.

2. Cercare fornitori che conoscono già il settore.Un venditore che opera già nel vostro settore offrirà valore immediato”, spiega Kean Graham, CEO della società MonetizeMore. “Conosce già i vostri problemi e sa come risolverli”.

Il fornitore ideale per una PMI ha una comprovata esperienza nei mercati delle piccole e medie imprese, capisce le attuali sfide poste dalla sicurezza e sa lavorare a fianco dell’azienda per risolvere questi problemi, rispettando anche il vostro budget di base e la necessità di un positivo ritorno sugli investimenti”, dice Brenda Hudson, vice presidente, Inside Sales, di Insight Enterprises, fornitore di soluzioni hardware, software, cloud e servizi.

Attenzione però a “non dare per scontato che un provider abbia le competenze giuste per voi solo perché offre un particolare servizio”, sottolinea Schoenfelder. “Non ci sono due progetti uguali. Un buon partner dovrebbe non solo disporre di personale qualificato con le competenze necessarie per eseguire il progetto, ma avere anche esperienza nel settore e consapevolezza di come questo può influenzare la pianificazione e l’esecuzione di un progetto”.

3. Capire se il venditore può soddisfare le future esigenze di crescita.Così come nella scelta di soluzioni software è necessario valutare la scalabilità, le PMI devono anche capire se fornitori e partner sono in grado di soddisfare i piani attesi di crescita, considerando il supporto sul territorio, gli orari di attività e i servizi aggiuntivi richiesti”, dice Doron Gordon, CEO di Samanage, provider di soluzioni di service desk e asset management. “Allo stesso modo, è necessario prevedere le conseguenze se la vostra attività si ridimensiona. Bisogna chiedersi che tipo di contratto offre il fornitore e se permette di negoziare se le esigenze cambiano”.

Nel valutare i fornitori, non pensate solo se sono in grado di risolvere le esigenze di oggi, ma anche se sono abbastanza flessibili per sostenere la crescita futura”, dice Leo Castro, Vice President, Product Marketing and Brand di BigCommerce. “Questo può significare che ci sono opzioni di scalabilità integrate, o una piattaforma che è possibile personalizzare. Inoltre, guardate sul suo sito web gli attuali clienti di un fornitore. Se ci sono clienti simili a voi e clienti a cui vorreste assomigliare tra cinque anni, è buon segno”.

4. Chiedere e controllare le referenze.E’ bello parlare con il cliente preferito del fornitore o considerare il suo miglior lavoro, ma provate a parlare con alcuni dei suoi attuali o ex clienti che non possono offrire recensioni altrettanto entusiastiche o anche con ex dipendenti”, dice John-Henry Scherck, responsabile sviluppo marketing di DocSend. “Si impara molto su come è in realtà lavorare con loro rispetto a ciò che il team di marketing [del fornitore] vuole far credere”.

5. Verificare la sicurezza dei fornitori.Affidare in outsourcing l’infrastruttura, l’archiviazione dei dati e l’hosting delle applicazioni a un provider cloud consente un risparmio di risorse e probabilmente rafforza la sicurezza, ma le PMI non dovrebbero sedersi e rilassarsi troppo”, dice Chris Caldwell, CEO di LockPath. “La vostra azienda è proprietaria dei dati e ne è in ultima analisi responsabile, anche se l’outsourcing a un provider significa che i dati non sono sotto il vostro diretto controllo”. Prima di stipulare un contratto e affidare a terzi i dati dei clienti o aziendali, quindi, assicuratevi che il fornitore sia conforme agli standard di settore.

6. Provare prima di acquistare.Il miglior consiglio che posso dare quando si cerca il fornitore giusto è di lavorare prima con lui”, dice Nick Braun, fondatore e CEO di PetInsuranceQuotes.com. “Fare insieme un progetto a basso costo e basso rischio o provare i servizi offerti per un mese è il modo migliore per trovare i partner giusti. Se qualcuno impone un contratto di 6-12 mesi in anticipo, vi sta offrendo un cattivo affare”.

Chiedete un periodo di prova”, aggiunge Gordon. “Nessuno acquista una nuova auto senza provarla, vero? Lo stesso vale per qualsiasi provider a cui ci si affida per il proprio business. Con il vostro elenco dei requisiti in mano, selezionate i due o tre fornitori che sembrano soddisfare meglio le vostre esigenze e chiedete loro un periodo di prova gratuito, che vi permetterà di testare prodotti e servizi. Questo vi darà un’idea di come effettivamente le varie offerte si integrano nelle vostre operazioni e vi permetterà anche di ottenere il feedback del personale che lavorerà a contatto con il fornitore”.

7. Valutare il servizio clienti del fornitore.Scoprire che il fornitore non è disponibile quando si deve prendere una decisione critica è frustrante”, dice l’avvocato Nicole H. Sodoma di Sodoma Law. Quindi, prima di firmare un contratto con un provider, “valutate il suo tempo medio di risposta – è lo stesso giorno, si tratta di ore o settimane? E chiedete come raggiungerlo in caso di emergenza”.

8. Cercare fornitori che offrono contratti a breve termine o mese per mese.Scegliete il fornitore in grado di offrire contratti rinnovabili di mese in mese e non vi obbliga a un contratto a lungo termine”, dice Graham. “Il risultato sarà un provider che si impegna costantemente per voi, piuttosto che diventare compiacente sapendo che non avete via d’uscita da un contratto di lungo periodo”.

9. Valutare con attenzione tutti gli accordi sui livelli di servizio (SLA) prima di firmare.Quando si sceglie un nuovo fornitore, è importante assicurarsi di aver compreso pienamente la proposta o il contratto”, dice Angie Stocklin, co-fondatore e COO di Sunglass Warehouse. “Chiedete chiarimenti e leggete ogni riga del contratto con occhio critico. E prima di firmare, assicuratevi che il fornitore comprenda pienamente i vostri obiettivi e sia allineato sui risultati che gli chiedete di raggiungere”.

Analogamente, “scegliete un fornitore con piani tariffari e durata del contratto che vi soddisfano”, dice Sodoma. “Assicuratevi che il contratto non abbia costi nascosti o clausole di accelerazione. Cosa state ottenendo con i vostri soldi? Cosa succede se non siete soddisfatti del servizio?”.

10. Comunicare regolarmente con i fornitori.Mantenere contatti regolari con i fornitori, via telefono o email, sullo sviluppo di un progetto vi garantisce di essere sempre aggiornati sul suo avanzamento di risolvere in modo tempestivo eventuali problemi che possono sorgere”, dice Schoenfelder. “Gli aggiornamenti periodici possono anche aiutare a gestire le scadenze e a rispettare la pianificazione”.

11. Trattare il fornitore come si desidera essere trattati.Osservate sempre le best practice di gestione dei fornitori”, afferma Stocklin. “Rispettate le scadenze dei pagamenti. Siate rispettosi e ragionevoli nelle vostre richieste. Definite le vostre aspettative in modo chiaro. E date loro la possibilità di correggere eventuali errori”.

12. Capire quando è ora di dire addio.Le partnership che hanno superato il loro scopo o non danno frutto possono diventare costose”, dice Ian Piccolo, CEO di Audiobooks.com. “Bisogna capire quando è necessario tagliare i legami, ed essere nelle condizioni di poterlo fare. Questo richiede una pianificazione preventiva e la presenza nel contratto di una clausola di risoluzione che protegge entrambe le parti”.

AUTOREJennifer Lonoff Schiff
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