8 obiettivi a cui i project manager dovrebbero aspirare

Se la pandemia ha insegnato qualcosa ai project manager, è che l'incertezza è destinata a restare. Ecco i nuovi obiettivi su cui i project manager devono concentrarsi per essere un partner strategico indispensabile

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La responsabilità principale di un project manager è portare a termini i progetti nei tempi e nel budget, ma oggi questo non è più sufficiente. La pandemia Covid-19 ha provocato incertezze e cambiamenti a livello mondiale, che si riflettono anche nel modo di gestire i progetti aziendali. C’è una nuova realtà dopo la pandemia, che richiede ai project manager di concentrarsi su nuovi obiettivi per raggiungere il successo. Ecco una panoramica sulla loro evoluzione.

1. Reazione, resilienza e riconoscimento della nuova realtà

Probabilmente l’obiettivo più critico per i project manager durante la pandemia e oltre sarà la capacità di rimanere agili e adattabili. Da quando si è diffuso il Covid-19 questi obiettivi sono stati essenziali per i project manager che vogliono distinguersi e diventare partner e leader strategici. In particolare, la reazione, la resilienza, il riconoscimento e l’adattamento alla nuova realtà dovrebbero essere nuovi obiettivi, secondo KPMG.

Reazione: i project manager devono affrontare le sfide imminenti e garantire chiarezza sulla gestione del progetto e sui ruoli e le responsabilità degli stakeholder.
Resilienza: i project manager devono lavorare per ripristinare le iniziative interrotte e adottare un modello di consegna più sostenibile.
Riconoscimento della nuova realtà: i project manager devono adattare progetti e portafogli per allinearli ai modelli di business emergenti, creare più opzioni strategiche e uno scenario per garantire una crescita del progetto a lungo termine.

2. Promuovere iniziative ad alto impatto e alta visibilità

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Dopo l’emergenza sanitaria del 2020, la maggior parte delle priorità di progetti e portfolio sono cambiate. Uno spostamento verso il lavoro a distanza (78%), l’automazione (76%), la sicurezza della supply chain, l’adattamento dell’esperienza del cliente (CX) e il cambiamento climatico sono tra le tendenze che guidano ulteriori cambiamenti a lungo termine, secondo i CEO intervistati a livello globale per un recente report di PricewaterhouseCoopers. Complessivamente, il 61% dei CEO afferma che il proprio modello di business sarà più digitale in futuro, un cambiamento accelerato dalla pandemia.

Se il tempo viene speso per eseguire progetti minori, senza valore aggiunto o in silos che non affrontano le nuove sfide portate dalla pandemia, non solo vengono sprecate le risorse aziendali, ma anche opportunità potenzialmente più interessanti per l’azienda. Il ruolo dei project manager non dovrebbe essere passivo; ogni professionista dovrebbe avere una chiara comprensione del progetto, dai suoi aspetti tecnici alla direzione strategica.

3. Adattarsi alla realtà della forza lavoro da remoto

Con il 78% dei dipendenti che sono passati al lavoro a distanza, l’assunzione, la formazione e la gestione dei team sono diventate complessivamente più difficili. Per questo le aziende devono scegliere project manager esperti e con mentalità strategica. Dopo la pandemia, sarà essenziale assumere e formare pensatori strategici per aumentare l’automazione, affrontare le lacune della supply chain e migliorare la CX. Ciò aumenta la probabilità di eseguire progetti ad alto impatto e ad alta visibilità in linea con le priorità in continua evoluzione delle aziende.

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I project manager dovrebbero essere formati per diventare partner strategici. Questi leader di progetto dovranno avere le competenze e le soft skill necessarie per creare coesione tra i team e mantenerli coinvolti nel lavoro. Dovranno fare da mentore, affrontare più rapidamente i conflitti e guidare i cambiamenti per offrire alle aziende i migliori vantaggi. Questo significa creare un pool più ampio di leader di prim’ordine che comprendono l’impatto dei cambiamenti sui loro progetti e il modo migliore per fornire valore anche con budget limitati.

4. Allinearsi al cambiamento degli obiettivi strategici

Il valore di un progetto è riconoscibile solo se stakeholder e dirigenti possono vedere un collegamento diretto con gli obiettivi strategici. Deve esserci una direzione chiara e una comunicazione continua e trasparente che fluisce dai leader di progetto a tutte le aree dell’azienda su come i progetti stanno procedendo verso quegli obiettivi. Ma cosa succede quando questi obiettivi cambiano improvvisamente e inaspettatamente?

I project manager dovranno avvalersi dell’aiuto dei responsabili del cambiamento per comprenderlo, sviluppare nuovi processi, documentare e comunicare i cambiamenti alle parti interessate in modo tempestivo. I project manager potranno così comunicare efficacemente ai team cosa è cambiato e cosa deve essere fatto per affrontare l’impatto. Ciò garantisce che gli sforzi dei team siano orientati verso il raggiungimento di obiettivi mutevoli e aiuta a spianare la strada al successo.

5. Segnalare ciò che conta

Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) svolgono un ruolo importante nell’aiutare i team di progetto a identificare gli obiettivi strategici concordati e a misurare i progressi. Indipendentemente dal fatto che vengano utilizzati KPI quantitativi o qualitativi, il project manager dovrebbe riferire regolarmente i progressi agli sponsor del progetto e alle parti interessate.

Molti KPI aziendali potrebbero essere cambiati dalla prima ondata della pandemia. Le aziende possono ora avere KPI incentrati sull’automazione e la logistica e, sebbene la CX rimanga importante, il modo in cui viene misurato il successo potrebbe ora essere diverso. Con così tanti fattori in rapido cambiamento, è importante fornire una maggiore visibilità sulle prestazioni di progetti, programmi e portfolio per mantenere la fiducia degli stakeholder.

6. Impegnarsi per alleviare l’ansia legata all’incertezza

In passato i leader di progetto si sedevano con gli sponsor, il management, le parti interessate e i team all’inizio di qualsiasi progetto per definire in modo chiaro e condiviso gli obiettivi attesi e i KPI necessari. Dopo la pandemia, l’incertezza è diventata la regola: questo spinge i project manager a incontrare le parti interessate più frequentemente e ad apportare modifiche ai parametri al mutare delle circostanze.

Se le informazioni non sono chiare fin dall’inizio, come può un project manager determinare i tipi di dati di cui ha bisogno per raccogliere informazioni utili, tempestive e pertinenti? A seguito della pandemia, alcune aziende stanno ancora lottando per raccogliere la business intelligence necessaria per prendere decisioni fondamentali, soprattutto in un periodo di incertezza.

L’obiettivo di un project manager dovrebbe essere di cercare e sfruttare gli strumenti giusti che li aiutino a catturare dati pertinenti in tempo reale da più fonti e visualizzarli visivamente, in modo che i team possano accedere rapidamente e facilmente a informazioni e metriche. Ciò aiuta i team e le parti interessate a comprendere rapidamente i cambiamenti che hanno un impatto su di loro, come si stanno comportando e a che punto si trovano rispetto agli obiettivi del progetto.

7. Evidenziare e celebrare i risultati

Essere in grado di evidenziare i risultati consente ai team di progetto e alle parti interessate non solo di festeggiare un lavoro ben fatto, ma anche di apprendere importanti lezioni o suggerimenti per progetti futuri. I project manager dovrebbero essere in grado di spiegare in che modo la business intelligence raccolta si lega ai risultati del progetto. La raccolta e l’analisi delle informazioni ha valore solo se c’è un collegamento tra i progetti in sviluppo e le esigenze delle parti interessate.

8. Evolvere per supportare il business

In generale, tutti i professionisti dovrebbero essere in uno stato di continuo miglioramento. Per i project manager questo significa rivedere continuamente i processi, le risorse interne, le tecnologie, la cultura aziendale per assicurarsi che le esigenze degli stakeholder e gli obiettivi strategici siano soddisfatti.

Ogni dipartimento avrà sfide e obiettivi diversi che si sommeranno e avranno un impatto su quelli strategici di alto livello. È fondamentale riconoscere, come molte aziende hanno capito, che ciò che ha funzionato lo scorso anno non funzionerà necessariamente l’anno prossimo. I project manager devono evolversi continuamente per stare al passo.

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AUTOREMoira Alexander
FONTECIO
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