7 trucchi per guidare con successo i team IT remoti

La gestione degli ambienti di lavoro virtuali richiede un assortimento di competenze e strumenti del mondo reale. Ecco le tattiche che ispirano creatività e produttività quando si deve guidare un team IT remoto.

team it

Per avere successo in un mondo IT sempre più carente di talenti e competitivo, sempre più aziende fanno affidamento su forza lavoro geograficamente dispersa. Tali organizzazioni creano team IT che forniscono le migliori competenze funzionali, indipendentemente dalla posizione fisica di ciascun individuo. Mentre i team collocati (ogni membro che lavora nello stesso sito fisico) possono presentare dei vantaggi rispetto ai team dispersi per alcuni aspetti, c’è un crescente consenso sul fatto che un team disperso/remoto ben pianificato e organizzato possa effettivamente funzionare bene.

La grande sfida per ogni team di lavoro sparso in più posizioni è far lavorare insieme individui isolati come unità coesa. “I team remoti non possono essere trattati come team collocati, in cui lo stato, gli obiettivi, i rischi e i problemi vengono discussi nelle riunioni dei team, a pranzo e in ufficio” spiega Joe Wilson, proprietario di Volare Systems. “Dovete essere disciplinati con la comunicazione quando gestite i team remoti al 100%, perché non ci sono possibilità di incontri come nel corridoio dell’ufficio” afferma Wilson, che ha costruito e gestito diversi team remoti negli ultimi dieci anni.

La guida di un team IT disperso verso il successo a lungo termine richiede dedizione e speciali capacità di leadership, inclusa la capacità di organizzare, motivare e ispirare i membri a lavorare in modo creativo e competente come se stessero lavorando tutti insieme in uno stesso luogo. Ecco sette segreti che i principali leader IT usano per far sì che i loro dipendenti remoti abbiano successo.

Esercitare una leadership forte e chiara

adv
Cloud Communication Business

Nell’era digitale il centralino va in Cloud

La telefonia di nuova generazione è in software-as-a-service: non richiede di installare centralini hardware, gestisce fisso e mobile, e consente di attivare nuove linee o filiali con un clic, abilitando Smart Working e Unified Communication. SCOPRI DI PIÙ >>

La leadership è essenziale, sia che i membri del team si trovino in fondo al corridoio o diversi fusi orari di distanza. “I leader intelligenti identificheranno in modo proattivo potenziali conflitti di obiettivi e assicureranno che gli obiettivi del team nel loro insieme siano chiari e allineati con le altre responsabilità che i membri del team possono avere” suggerisce Anita Williams Woolley, professoressa di comportamento organizzativo e teoria presso la Carnegie Mellon University Tepper School of Business.

La massima priorità di un leader è stabilire obiettivi di progetto chiari e allineati. “I team IT remoti falliscono perché non c’è una chiara direzione dalla leadership, o se c’è una chiara direzione, non riesce a prendere in considerazione la prospettiva dei dipendenti in … ambienti remoti” afferma Helen Dayen, executive coach e CEO di The Dayen Group, una società di coaching e di sviluppo della carriera.

In mancanza di una leadership forte e di obiettivi definiti, i lavoratori remoti possono iniziare a sentirsi isolati. “Riducono la comunicazione e diventano meno collaborativi”, spiega la Dayen. Con il tempo il team diventa sempre meno efficace e produttivo.

Incoraggiare il feedback

La collaborazione è una strada a doppio senso. Mentre i membri del team hanno bisogno di istruzioni chiare e dirette dal loro capo progetto, il leader deve anche sapere cosa sta facendo ogni membro del team e se si stanno facendo progressi significativi. Per raggiungere questa capacità, è necessario stabilire un processo di feedback. “Supervisionate il feedback per assicurarvi che sia costruttivo e concentratevi su come migliorare il prodotto”, suggerisce Wilson.

Un grosso errore che molti leader fanno è assumere che nessuna notizia sia una buona notizia. Alcuni membri del team si sposteranno verso il silenzio se vengono lasciati soli. “Non ti diranno sempre se stanno lottando con qualcosa”, osserva Wilson, che suggerisce di programmare uno o due check-in giornalieri, con le webcam accese, per porre domande aperte ai membri del team silenziosi. “Cose come: ‘Come va su X?’ ‘Come posso aiutare?’ e ‘C’è qualcosa che io possa fare per rendere il tuo lavoro più semplice?.

team it

Trovare le persone giuste

Bisogna capire che un certo numero di persone, indipendentemente dal talento e dall’esperienza, semplicemente non è tagliato per lavorare da remoto. Non è un ruolo in cui si sentono a proprio agio, preferendo invece le interazioni personali, gli eventi e l’ambiente vivace che uno staff collocato sperimenta in genere.

“Sappiamo che alcune persone possiedono livelli più elevati di capacità di collaborazione rispetto ad altre”, afferma Woolley. Alcune persone hanno anche problemi ad adattarsi a programmi non familiari. Tali individui, abituati a una tradizionale routine lavorativa dalle nove alle cinque, hanno spesso difficoltà a gestire le differenze di fuso orario. Questo è un problema che interessa molte squadre disperse, in particolare quelle con membri sparsi in tutto il mondo. “La maggior parte dei tipi di lavoro IT può essere pianificata in modo che gran parte di esso possa essere eseguita in modo asincrono e quindi è importante utilizzare le riunioni in tempo reale in modo giudizioso e per una discussione mirata di questioni critiche”.

Non abolite del tutto il faccia a faccia

Mentre le tecnologie collaborative consentono ai team dispersi/remoti di lavorare in modo efficace, la loro capacità di costruire rapporti stretti e cameratismo tra i partecipanti rimane limitata. Christopher McFarlane, uno Scrum master e agile coach per un’importante catena di negozi canadese, ritiene che siano necessarie visite periodiche di persona per consentire il social bonding. “Un’interazione di persona consente ai compagni di squadra di imparare di più l’uno sull’altro, come cultura, background, interessi e motivazioni”, spiega. “È un investimento a breve termine che porta a risparmi a lungo termine alimentando la fiducia tra i membri del team”.

Adam Vazquez, vicepresidente IT per l’analisi aziendale e la gestione dei dati presso Hewlett Packard Enterprise, è d’accordo. “Dovete stabilire una certa scadenza per gli incontri di persona (trimestrale, mensile o semestrale): qualunque cosa abbia senso per la vostra cultura e gli obiettivi del vostro progetto”. Siate proattivi. Non aspettate che emergano problemi prima di organizzare un incontro. Assicuratevi che i vostri team celebrino insieme momenti significativi”, suggerisce Vazquez. Sfruttate le videoconferenze in modo che tutti possano festeggiare in tempo reale. “Sono le cose semplici, come riunirsi per le feste di compleanno, che permettono a tutti di sentirsi connessi”.

Limitare le dimensioni del team

Le dimensioni di una squadra possono svolgere un ruolo significativo nel modo in cui funziona. “I team più piccoli, fino a un massimo di 10 persone, possono essere molto più agili di quelli di dimensioni doppie” osserva Peggy Smith, CEO di Worldwide ERC, un’organizzazione commerciale al servizio dei professionisti della mobilità della forza lavoro. “È solo più impegnativo per i grandi team dispersi contribuire in modo efficace alle riunioni in tempo reale e rendere anche le conversazioni asincrone più complesse”. Rompere i gruppi in parti più piccole, ognuna focalizzato su un’area specifica del progetto, porta generalmente a una maggiore produttività.

Valorizzare equamente tutti i membri del team

Per garantire il successo a lungo termine del team, ogni membro deve sentirsi apprezzato. Alcuni leader, ad esempio, commettono l’errore di avere la posizione del team con la maggior parte dei membri che stabilisce regole e procedure per i giorni lavorativi. “Questo ha il potenziale di trasmettere il messaggio ai membri del team in altre posizioni che i loro contributi non sono così apprezzati”, afferma McFarlane. Per garantire armonia e coesione, l’intero team dovrebbe elaborare collettivamente regole reciprocamente vantaggiose.

Un altro potenziale killer del morale è quando alcuni membri del team si trovano nella stessa posizione del leader del gruppo. “Coloro che sono vicini al leader naturalmente hanno più accesso a lui/lei”, afferma Smith. “Anche se il leader gestisce bene questa differenza di prossimità, potrebbe esserci una percezione tra coloro che si trovano in altri luoghi in cui non ricevono lo stesso focus o feedback”, spiega. Avere persone remote e situate nella stessa squadra può essere una ricetta per la disfunzione.

Utilizzare più piattaforme di comunicazione

La comunicazione è la chiave per una proficua collaborazione in team e la sua importanza non può essere sottovalutata. “Non esiste una comunicazione eccessiva quando si tratta di squadre disperse e remote”, afferma Vazquez. “Ho scoperto che l’utilizzo della tecnologia con funzionalità di video e lavagna durante le riunioni del team contribuisce molto a creare quella sensazione di persona quando sei virtuale”.

La magia che consente ai team dispersi/remoti di funzionare a livelli corrispondenti o addirittura a superare le loro controparti collocate sono le tecnologie di comunicazione come Zoom (videoconferenza), Slack (collaborazione/messaggistica), Trello (organizzazione del progetto) e WebEx (videoconferenza/whiteboarding). Nel frattempo, le modalità di comunicazione di base, come testi ed e-mail, possono essere efficaci per mantenere aggiornati i membri del team e risolvere semplici problemi.

Ma cercate di non fare troppo affidamento su questi semplici strumenti, avverte Dayen. “Il più grande errore che i leader commettono è pensare che la comunicazione via e-mail/chat sia sufficiente quando, in realtà, ci vuole molto di più per avere un ambiente di successo”.