6 strategie per migliorare la comunicazione all’interno di un team

Un progetto portato avanti da un team di molte persone può essere completato con successo solo adottando efficaci strategie comunicative e collaborative.

I team di progetto sono continuamente in comunicazione tramite email, videoconferenze, telefonate, messaggi, incontri faccia a faccia e persino interazioni non verbali. Qualsiasi sia il media che utilizzano, i team aumenteranno le possibilità di raggiungere gli obiettivi prefissi se saranno in grado di sviluppare strategie di successo per tenere informati tutti su quello che sta succedendo e su come i lavori stiano proseguendo. Abbiamo così raccolto sei consigli per comunicare in modo più efficace nel corso dello svolgimento di un progetto.

1 – Incontrarsi regolarmente

Tenete regolarmente incontri strategici per l’intero team. Ciò infatti dà a ogni membro del team l’opportunità di essere presente mentre le attività del progetto ed eventuali cambiamenti vengono discussi, nonché di fornire a tutti i membri del gruppo l’opportunità di esprimere idee, preoccupazioni e di condividere le novità sul progetto. Per non sprecare tempo inutilmente, riducete la durata di questi incontri a un massimo di 50 minuti e cercate di organizzarli al meglio seguendo queste semplici regole.

  • Assegnate a un membro del team il compito di prendere il tempo.
  • Compilate una “scaletta” con gli argomenti dell’incontro e invitatela a tutti i membri del team prima della riunione.
  • Chiedete ai membri di essere preparati a discutere gli argomenti in agenda.
  • A meno che non siano cose urgenti, evitate di discutere argomenti che non siano in agenda, facendo comunque capire che questi verranno discussi nell’incontro successivo.
  • Programmate con anticipo il prossimo meeting e fate un elenco degli argomenti da discutere nei prossimi incontri.

2 – Essere inclusivi

Assicuratevi di non tralasciare nessuno quando invitate delle persone a una riunione o quando inviate dei rapporti sugli sviluppi più recenti del progetto. Conviene inoltre includere negli inviti e nei destinatari degli aggiornamenti anche quelle persone che non siete certi sia necessario includere. Dopotutto è sempre meglio guadagnare qualche input in più da un maggior numero di persone che non da solo pochi membri, seppur di maggior importanza nell’economia del progetto.

All’inizio di una riunione inoltre chiedete sempre ai membri del team come preferiscano comunicare. Un’opzione potrebbe essere un software che includa un portale con funzioni di hub centrale per le comunicazioni. Rispetto alle email o ad altri strumenti di comunicazione, un portale centrale diminuisce infatti il rischio che le persone siano escluse da conversazioni che potrebbero invece essere importanti.

3 – Essere trasparenti e concisi

La comunicazione può portare via molto tempo e per evitare di sprecarne troppo, dovete essere trasparenti, chiari e concisi. Prima di fare una telefonata, scrivere un’email od organizzare un incontro, riflettete un attimo per considerare questi fatti.

  • Lo scopo della comunicazione.
  • Il pubblico (sono membri del team, dirigenti, fornitori, client o azionisti?).
  • Il risultato desiderato.
  • Alla luce di questi fattori, state utilizzando lo strumento comunicativo migliore per lo scopo che vi siete prefissi?

4 – Mostrare rispetto

Ogni membro di un team è stato scelto per un ruolo ben preciso e per essere una risorsa indispensabile per il progetto. Senza considerare il titolo, la posizione o l’importanza gerarchica, tutti i membri del team devono essere rispettati. È poi normale che le opinioni e le idee dei partecipanti di alto livello siano tenute più inconsiderazione rispetto a quelle provenienti da membri più giovani e con meno esperienza, ma si tratta di un errore. Anche se non sono d’accordo con chi ha più titoli di loro, tutti i membri del team dovrebbero essere in grado di comunicare liberamente pensieri, opinioni e preoccupazioni, senza temere di essere ridicolizzati o di subire conseguenze. Le idee brillanti rimangono idee brillanti da chiunque provengano.

5 – Riconoscere che avere ragione può anche essere sbagliato

Mostrare a tutti che avete ragione può sembrare una grande vittoria, ma in realtà un simile atteggiamento può avere conseguenze negative se colpisce il morale degli altri membri del team. Il continuo bisogno di mostrare di avere ragione può finire con l’alienare gli altri membri, fino a farli smettere di comunicare tra loro. Un’interruzione nella catena comunicativa che può causare non pochi problemi sull’operatività del team. Dopotutto nessun progetto può avere successo con un team di una sola persona.

6 – Usare strumenti di collaborazione online

Gli strumenti di collaborazione aiutano a gestire meglio il progetto e a facilitare il processo di collaborazione con gli altri membri del team. “Se cercate un modo semplice e gratuito per comunicare e collaborare con i membri del team nello stesso ufficio o dall’altra parte del mondo, vi conviene provare strumenti per la gestione dei progetti basati sul cloud. Si tratta di tool ideali per tenere tutti informati e aggiornati sullo sviluppo di un progetto” ha dichiarato Patti Rowlson, fondatrice e direttrice marketing di PR Consulting Inc.