13 segreti per una migrazione cloud ERP di successo

Per qualsiasi CIO la migrazione dei sistemi ERP legacy al cloud è un’impresa piena di rischi. Ecco come garantire che questo massiccio trasferimento di applicazioni aziendali mission-critical avvenga senza intoppi.

erp

La migrazione dei sistemi ERP legacy a una moderna piattaforma basata su cloud è diventato un imperativo per la maggior parte delle aziende e potrebbe anche essere il progetto più impegnativo, complesso e ad alto rischio che un CIO intraprende nella sua intera carriera.

Se lo fate bene, la vostra azienda sarà ben posizionata rispetto ai suoi concorrenti per gli anni a venire. Una nuova ricerca di IDC indica che le organizzazioni che avevano avviato una migrazione al cloud ERP come parte di un’iniziativa di trasformazione digitale prima della pandemia COVID-19 se la sono cavata molto meglio delle organizzazioni che non l’hanno fatto. “Ha permesso loro di prepararsi alla creazione di nuovi prodotti, di rivoluzionare il proprio mercato e diventare leader di mercato”, afferma l’analista di IDC Mickey North Rizza.

Ma farlo bene non è facile. Come sottolinea Rizza, “se vi manca un piccolo elemento di dati durante questa migrazione, potete provocare parecchi danni”. Per aiutare i CIO a evitare trappole e insidie, ecco alcuni dei segreti di una migrazione ERP nel cloud di successo.

Imparare dalle precedenti migrazioni nel cloud

adv
Cloud Communication Business

Nell’era digitale il centralino va in Cloud

La telefonia di nuova generazione è in software-as-a-service: non richiede di installare centralini hardware, gestisce fisso e mobile, e consente di attivare nuove linee o filiali con un clic, abilitando Smart Working e Unified Communication. SCOPRI DI PIÙ >>

Praticamente ogni azienda ha spostato applicazioni non ERP nel cloud o su piattaforme SaaS. All’inizio del processo, i CIO dovrebbero riunire i leader aziendali, gli utenti finali e il personale IT associati a quei progetti passati per identificare i costi imprevisti o i blocchi tecnici che potrebbero essersi verificati, così come qualsiasi aspetto legato a sicurezza, privacy, backup dei dati o problemi di rete.

Altrettanto importante è identificare eventuali gruppi o individui all’interno dell’azienda particolarmente resistenti al cambiamento. Ogni azienda ha una cultura unica, quindi è importante capire come sono state comunicate le implementazioni cloud precedenti, come sono state ricevute e come sono state eseguite.

Creare un piano completo e rispettarlo

Nessuno sarebbe così sciocco da intraprendere un progetto di questa portata senza un piano. Ma avete bisogno di più di un piano: vi serve infatti un piano di migrazione delle applicazioni, un piano di migrazione dei dati e un piano di comunicazione, oltre a piani di formazione, sicurezza, networking e monitoraggio e manutenzione continui.

Una migrazione al cloud ERP in una grande azienda potrebbe richiedere tre o quattro anni per essere completata, quindi il piano globale completo deve avere tappe specifiche. Le organizzazioni dovrebbero sforzarsi di rimanere nei tempi previsti, ma il piano deve anche avere una certa flessibilità per adattarsi alle mutevoli condizioni aziendali.

Catalogare applicazioni e dati

Sembra piuttosto semplice, ma dopo 10 o 20 anni di personalizzazione di applicazioni commerciali, rimarrete sorpresi di ciò che troverete eseguendo un inventario completo del vostro portafoglio di applicazioni. Lo stesso vale per i dati; dovete sapere esattamente cosa avete, in che tipo di forma si trova, dove si trova, quanto deve essere spostato con le applicazioni, quali dati storici devono essere archiviati e per quanto tempo.

Fare il punto sui processi aziendali e sulla conoscenza istituzionale

Le app ERP non vivono nel vuoto, quindi è importante capire come i sistemi ERP “si riversano in altri sistemi”, afferma Rizza di IDC. E questo vale sia per i sistemi interni, come il CRM, sia per i partner commerciali che potrebbero dover apportare modifiche ai loro processi in risposta alle vostre modifiche.

Inoltre, le organizzazioni devono fare un “inventario delle conoscenze” per acquisire una chiara comprensione non solo di ciò che si possiede, ma anche di ciò che si fa in termini di processi e procedure che potrebbero essere influenzati dal passaggio al cloud.

Decidere un approccio a una o due fasi

Esistono due strategie che le organizzazioni possono adottare quando spostano le app ERP nel cloud. È possibile “trasferire e spostare” le app esistenti su una piattaforma cloud come primo passaggio, per poi riscrivere applicazioni specifiche per sfruttare appieno i vantaggi aziendali di un’app nativa cloud ottimizzata. Oppure potete fare tutto in un unico passaggio modernizzando le applicazioni mentre sono ancora in locale e quindi migrando quelle app aggiornate nel cloud. In generale, l’approccio in due fasi è più popolare: offre vantaggi più velocemente ed è meno rischioso.

Stabilire un programma di formazione completo

Il CIO del Wellesley College Ravi Ravishanker aveva già eseguito due aggiornamenti ERP in lavori precedenti quando ha lanciato un progetto per spostare le applicazioni ERP legacy del college sulla piattaforma cloud di Workday. La disponibilità di materiali e metodologie di formazione forniti dai vendor è “un punto di svolta”, afferma.

Ravishanker ha infatti trovato utile personalizzare i materiali di formazione di Workday per i suoi utenti finali. “Avevamo bisogno di creare documenti che guidassero le persone attraverso il processo con screenshot chiari ed esplicativi”.

Il suo team ha portato gruppi di dipendenti nel laboratorio informatico per la formazione pratica; e in alcuni casi, l’IT ha condotto una formazione individuale nell’ufficio del dipendente (era pre-COVID). Ravishanker sottolinea che la formazione è un processo continuo; anche dopo che il sistema è stato implementato, le organizzazioni devono ritagliarsi del tempo per il personale in modo che i materiali di formazione possano essere costantemente aggiornati per riflettere le nuove versioni del fornitore.

Automatizzare il maggior numero di processi possibile

L’automazione può aiutare le organizzazioni ad accelerare le migrazioni ERP nel cloud e può anche aiutare a ridurre l’errore umano. Sono disponibili numerosi strumenti di automazione, inclusi quelli che automatizzano i trasferimenti di dati, controllano la migrazione dei dati per assicurarsi che tutto sia stato eseguito correttamente e automatizzano test, backup e ripristino di emergenza.

Migrare prima le applicazioni meno critiche

I fornitori ERP spesso consigliano di creare una matrice che classifichi le app in base al loro livello di utilizzo, complessità e impatto sul business. Quando intraprendono una migrazione ERP, i leader IT dovrebbero iniziare con le app che hanno il minor impatto sul business. Ravishanker ha utilizzato proprio questo approccio per trasferire le app ERP di Wellesley a Workday, lasciando per ultimi elementi mission-critical come la gestione delle buste paga. Come parte di questa strategia, Ravishanker ha effettivamente eseguito il vecchio e il nuovo sistema in parallelo per un certo periodo di tempo per essere assolutamente certo che il passaggio sarebbe avvenuto senza intoppi.

Considerare le implicazioni di rete e sicurezza

Una volta che i processi aziendali principali sono in esecuzione nel cloud, è fondamentale che i dipendenti siano in grado di accedere in modo sicuro a tali app da qualsiasi posizione. Le aziende dovrebbero assicurarsi che i loro dipendenti si connettano tramite una VPN e che sia richiesta l’autenticazione a due fattori. Le organizzazioni dovrebbero anche avere connessioni ridondanti al cloud, con una combinazione di MPLS, Metro Ethernet, wireless fisso e collegamenti a banda larga tradizionali.

Scoprire eventuali lacune di competenze

Per le aziende senza molta esperienza nello spostamento di applicazioni nel cloud, è importante fare una valutazione onesta delle competenze richieste per svolgere il lavoro e confrontarle con le competenze del loro personale IT. Hanno la necessaria esperienza per riscrivere le applicazioni per il cloud? Sono collegati ai processi aziendali nella misura in cui possono valutare le applicazioni e decidere quali potrebbero dover rimanere in sede per motivi normativi o di sicurezza? Di fronte a queste domande molte aziende si avvalgono di consulenti esterni che hanno le competenze e l’esperienza necessarie.

Rivalutare il ripristino di emergenza e la pianificazione della continuità aziendale

Una volta che le vostre app ERP sono nel cloud, è importante che i piani DR/BC riflettano la nuova realtà. La buona notizia è che lo spostamento delle applicazioni nel cloud offre l’opportunità di rinnovare il backup e i piani di DR per includere backup e ripristino basati su cloud. Ciò potrebbe eliminare la necessità di un centro dati di backup o di una struttura fisica che ospita dischi o nastri di backup.

Tenere aperte le linee di comunicazione

“È importante avere empatia e conoscere le difficoltà che alcuni sperimenteranno durante il processo”, afferma Ravishanker. I CIO devono comunicare con tutte le persone coinvolte nel progetto sin dall’inizio e mantenere una comunicazione costante durante tutto il processo. Siate quindi disposti ad ascoltare gli utenti finali e consentite loro di contribuire a plasmare il progetto. Il team di Ravishanker ha persino istituito una hotline in modo che gli utenti finali potessero chiamare in caso di problemi quando il nuovo sistema è diventato operativo.

Le organizzazioni devono estendere i loro sforzi di comunicazione anche a clienti e fornitori, assicurandosi di sottolineare che qualsiasi cambiamento in atto viene fatto per migliorare i processi aziendali e rendere la vita di tutti più facile a lungo termine.

Non dimenticare di tenere conto della sovranità dei dati

Con una migrazione ERP cloud, le applicazioni mission-critical si spostano al di fuori del vostro controllo diretto e potrebbero finire per essere replicate su più zone di disponibilità cloud. Le organizzazioni devono capire che sono ancora responsabili del rispetto delle normative sulla privacy come il GDPR e della protezione dei dati dei clienti, indipendentemente da dove si trovino.

Se questo articolo ti è stato utile, e se vuoi mantenerti sempre aggiornato su cosa succede nell’industria ICT e ai suoi protagonisti, iscriviti alle nostre newsletter:

CWI: notizie e approfondimenti per chi acquista, gestisce e utilizza la tecnologia in azienda
CIO:
approfondimenti e tendenze per chi guida la strategia e il personale IT
Channelworld: notizie e numeri per distributori, rivenditori, system integrator, software house e service provider

Iscriviti ora!