Smart working, a casa come in azienda grazie al centralino in cloud

Ecco le caratteristiche che deve avere un servizio di telefonia aziendale a consumo per abilitare nel modo migliore il lavoro da remoto

smart working

Lo scorso ottobre l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano ha reso noto che nel nostro paese il lavoro da remoto era in forte aumento, con circa 570mila dipendenti (+20% rispetto al 2018) dotati di flessibilità e autonomia nella scelta dell’orario e del luogo di lavoro secondo i dettami della legge 81/2017.

Certamente un buon risultato, ma vista la platea potenziale di “smart worker” in Italia (da 5 a 8 milioni secondo le diverse fonti) e visti gli evidenti benefici – per le aziende più produttività, meno assenteismo, minori costi degli spazi fisici, per i lavoratori minori tempi e costi di trasferimento, e miglioramento del work-life balance per il lavoratore – si può fare molto di più, ammoniva l’Osservatorio.

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Nell’era digitale il centralino va in Cloud

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Sono passati solo 5 mesi, ma come sappiamo oggi lo scenario è stato completamente stravolto dall’emergenza Coronavirus che ha costretto moltissime aziende ad abilitare lo smart working per i propri dipendenti per non interrompere completamente le attività. Secondo il Ministero del Lavoro, dal primo DPCM che ha agevolato il ricorso al lavoro agile (23 febbraio scorso), al 13 marzo i lavoratori in smart working sono almeno raddoppiati: ai 570mila del 2019 se ne sono aggiunti altri 555mila. Ma secondo alcune stime soltanto in Lombardia in queste settimane quasi 2 milioni di persone stanno lavorando da remoto.

Un piano di Smart Working non si può improvvisare

Un piano di smart working però non si può improvvisare, come hanno già verificato molte aziende. Non basta dotare i collaboratori di smartphone, laptop e connessione. Certo, in una situazione di emergenza come questa le aziende che non  erano preparate hanno dovuto fare ricorso ai mezzi tecnologici più immediatamente reperibili. Ma questo spesso comporta problemi. Ad esempio se non si è provveduto a implementare un sistema di cloud PBX, o centralino virtuale, è probabile che i telefoni dell’ufficio squillino a vuoto, e i dipendenti non provvisti di cellulare aziendale usino il proprio telefono personale.

Per questo moltissimi fornitori tecnologici hanno messo a disposizione delle aziende le loro soluzioni in questo momento di emergenza: NFON per esempio per due mesi farà pagare solo le chiamate, eliminando ha azzerato per due mesi il canone ai nuovi clienti Cloudya, che pagheranno quindi solo il costo delle chiamate.

Inoltre non è possibile garantire la sicurezza della rete aziendale e la continuità dei processi di business senza disporre di una solida infrastruttura ICT che garantisca accessi sicuri da remoto e di un’agile e completa piattaforma di Unified Communication e Collaboration (UCC).

La telefonia è importante in un piano di Smart Working. E dev’essere in Cloud

In questo quadro, un elemento che non può mancare in un piano di smart working efficiente è sicuramente la telefonia aziendale in cloud. L’essenza del concetto di UCC è appunto l’integrazione di servizi real time di comunicazione e di collaborazione, di cui la telefonia aziendale è una componente chiave.

La flessibilità del lavoro infatti passa anche dalla possibilità di essere raggiunti telefonicamente in qualsiasi posto ci si trovi. Il mezzo migliore per far circolare le informazioni in azienda secondo gli esperti sono proprio le telefonate, che sono più chiare, stimolano l’empatia, sono immediate come le chat, ma meglio di queste limitano il rischio di malintesi. Il telefono è anche il mezzo di contatto più usato da clienti e fornitori. Il vero passo avanti, oggi, è gestire la telefonia aziendale come servizio a consumo in cloud, per gestire telefonate su un numero telefonico di rete fissa senza essere fisicamente seduti alla scrivania: grazie al cloud, è sufficiente un dispositivo connesso a internet.

Il tutto ovviamente con il vantaggio, tipico del cloud, che in caso di malfunzionamenti è il fornitore a intervenire tempestivamente da remoto, mentre i centralini con tecnologia tradizionale devono essere riparati localmente, quasi sempre da fornitori esterni la cui disponibilità non può essere data per certa.

Centralino in cloud: le caratteristiche per lo Smart Working

Per abilitare nel modo migliore lo smart working, però, il centralino in cloud deve avere alcune caratteristiche imprescindibili. Prima di tutto deve essere di facile configurazione e uso, con la possibilità di aggiungere e rimuovere gli interni con pochi clic, e dare la possibilità di fare e ricevere chiamate sul proprio numero di rete fissa su tutti i device (pc, laptop, smartphone e tablet) con una banda minima internet.

Il numero di telefono dell’azienda, così come quello del singolo utente, devono essere raggiungibili negli orari stabiliti.

Il fornitore del servizio di telefonia cloud deve inoltre garantire aggiornamenti continuativi nel tempo, e cioè funzionalità sempre allo stato dell’arte, e un’architettura ridondata, in modo da assicurare continuità di servizio. Ma anche un’altissima sicurezza dei dati (ovviamente trattati in conformità al GDPR, quindi con data center europei), grazie ad avanzate tecnologie di crittografia delle comunicazioni.

Infine, un altro requisito fondamentale per abilitare modelli organizzativi di smart working è l’integrabilità del sistema con le applicazioni più diffuse di email e messaggistica, e anche con gli applicativi gestionali aziendali, e in particolare il CRM, in modo da consentire al collaboratore che lavora da remoto di essere allineato rispetto alle interazioni con clienti, partner e fornitori, oltre che con i colleghi.

Tutti questi vantaggi, è ovvio, non riguardano solo i dipendenti che lavorano da remoto, ma tutta l’organizzazione, offrendo flessibilità, efficienza, continuità di servizio e scalabilità e migliorando la produttività dei dipendenti.