Prima della pandemia di COVID-19, solo il 5% circa dei lavoratori statunitensi lavorava a tempo pieno a casa. Nella primavera del 2020, tale cifra era salita a circa il 60%. Mentre alcune parti del mondo hanno visto la diffusione di vaccini consentire la riapertura degli uffici, la maggior parte dei lavoratori in ufficio non ha intenzione di tornare ai propri modi di lavoro pre-pandemia. Nel Regno Unito, un sondaggio condotto da YouGov per conto della BBC ha rilevato che il 79% dei leader aziendali (e il 70% del pubblico in generale) pensa che probabilmente le persone non torneranno mai più negli uffici come succedeva della pandemia.

Un leader aziendale che crede fermamente in questo è Phil Libin. Avendo co-fondato quattro società (tra cui Evernote, che ha lasciato nel 2016), Libin è attualmente CEO e co-fondatore di All Turtles e Mmhmm. Un paio di mesi dopo l’inizio della pandemia, All Turtles ha chiuso le sue tre sedi fisiche a San Francisco, Tokyo e Parigi e ora ha una forza lavoro completamente distribuita in tutto il mondo. Lo stesso vale per Mmhmm, che consente agli utenti di ravvivare le videochiamate su piattaforme come Zoom o Google Meet con sfondi virtuali, diapositive e animazioni.

Libin ha recentemente parlato del motivo per cui le sue aziende sono diventate completamente distribuite, quali sono i vantaggi e perché altre organizzazioni dovrebbero seguire il suo stesso esempio.

Qual è stato il suo approccio alla creazione di uno spazio di lavoro distribuito o di un ambiente di lavoro?

Non era qualcosa a cui pensavamo molto fino a quando tutto ha iniziato a cambiare nel mondo. In Mmhmm, siamo stati piuttosto fortunati perché abbiamo iniziato l’attività durante la pandemia, quindi siamo sempre stati completamente distribuiti. Ma con un gruppo delle mie altre società abbiamo dovuto effettuare la transizione.

Dare alle persone la libertà di migliorare la loro qualità della vita migliora anche la qualità del loro lavoro. A sua volta, migliorare la qualità del lavoro dà più significato, soddisfazione e denaro, che potrete poi utilizzare per migliorare ulteriormente la qualità della vostra vita.

Penso che prima della pandemia questo ciclo di feedback fosse disponibile solo per pochissime persone, perché quelli di noi che dovevano lavorare in uffici centralizzati non riuscivano a far decollare questa idea. Abbiamo dovuto misurare le cose basandoci esclusivamente sui risultati. Ora, nessuno perde tempo a fare il pendolare, nessuno dovrebbe essere in servizio in un determinato momento, a parte un piccolo numero di persone il cui compito è rispondere entro determinate ore per supportare le chiamate. Per tutti gli altri, abbiamo cercato di rendere il lavoro completamente distribuito.

Com’è arrivato a questa prospettiva? È stato il risultato di precedenti esperienze lavorative o di conversazioni con i dipendenti sul tipo di ambiente di lavoro che volevano?

All’inizio della pandemia, non avevamo scelta. È stato piuttosto difficile per i primi due mesi, ma poi ci siamo resi conto che non si poteva tornare indietro. Quando abbiamo attivato quell’interruttore e abbiamo smesso di considerare il lavoro da remoto un problema a breve termine e abbiamo iniziato a considerarlo più come un’opportunità, è stato allora che abbiamo iniziato a capire come strutturarci per diventare permanentemente completamente distribuiti.

Ciò ha dato ai nostri dipendenti una certa stabilità e fiducia perché tutto era così incerto, dicendo loro che non sarebbero più tornarti in ufficio e che avrebbero potuto lavorare da dove avrebbero voluto. Abbiamo solo cercato di dare alle persone qualcosa su cui poter contare e su cui poter costruire un futuro quanto più certo e stabile possibile in un momento molto difficile. All’inizio è stata dura perché non sapevamo cosa stavamo facendo, ma ora abbiamo avuto un anno e mezzo per capirlo. È fantastico. Questo è di gran lunga il modo migliore di lavorare che abbia mai visto.

Lavoro da remoto

Pensa che sarebbe arrivato a questo punto senza la pandemia?

No, ne dubito. Siamo sempre stati interessati alla cultura e all’ottimizzazione delle cose, ma penso che la pandemia sia stata una forza trainante fondamentale perché ciò potesse accadere. Ovviamente, la pandemia è una grande tragedia per il mondo, ma io penso che ci siano diversi lati positivi e questo è uno di questi. Il lavoro a distanza è qualcosa che potrebbe cambiare profondamente il mondo in meglio nel prossimo decennio.

Quanto è stata importante la tecnologia, in particolare software e piattaforme, per rendere questo nuovo modo di lavorare un successo?

Penso che la tecnologia sia importante. Mmhmm realizza prodotti per team distribuiti, quindi ovviamente li usiamo tutti ed è stato doppiamente positivo per noi, perché abbiamo dovuto convivere con i prodotti che realizziamo e poi sviluppare più prodotti che ci hanno permesso di lavorare nel modo in cui vogliamo lavorare. 

Penso però che la cosa più importante sia adottare fin da subito il giusto atteggiamento: siamo distribuiti, non remoti. Abbiamo progettato intenzionalmente la nostra azienda per essere distribuiti perché ci dà tanti vantaggi e ciò non significa certo stare seduti a casa. Non significa nemmeno lavorare da casa. Non significa non vedere altre persone, non significa non vedere i vostri colleghi, ma solo progettare il sistema in modo che sia completamente distribuito, non perché si deve farlo ma perché si vuole essere migliori in questo modo.

Ci siamo resi conto che non volevamo tornare a come erano le cose prima della pandemia. Vogliamo cogliere l’opportunità di un cambiamento per renderlo migliore e ovviamente la tecnologia è una parte importante in questo processo. Se avessimo provato a far funzionare questo modello prima dell’avvento del COVID, diciamo cinque anni prima, sarebbe stato probabilmente molto più difficile perché gli strumenti principali non erano ancora stati realmente implementati. La pandemia ha stimolato enormemente l’innovazione.

Molte persone hanno affermato che cambiare la propria mentalità è fondamentale per far decollare modelli di lavoro distribuiti. Pensa che un numero sufficiente di leader aziendali sia disposto ad abbracciare un cambiamento così grande nel modo in cui affrontano il lavoro?

Recentemente sono stato a una riunione con uno dei nostri investitori e, sebbene sia stato bello avere conversazioni di persona con la gente, ho scoperto una cosa davvero interessante. Circa il 60-70% dei dirigenti o degli amministratori delegati parlava ancora di avere persone di nuovo in ufficio a novembre e cercava di capire se i dipendenti sarebbero dovuti venire due o tre giorni alla settimana. Per la maggior parte di loro questo è stato l’argomento principale di conversazione.

D’altra parte c’era quel 30-40% di noi che aveva deciso molto tempo fa che non sarebbe più tornata in ufficio, e non ne abbiamo mai più parlato. Mi ha davvero colpito quanto sia contento del fatto che abbiamo preso questa decisione un anno e mezzo fa. Non ho mai più ragionato in termini di giorni della settimana in cui riaprire gli uffici per far lavorare i nostri dipendenti. 

Ovviamente, c’erano alcune aziende di hardware che avevano impianti di produzione in cui il lavoro in presenza era ed è ancora fondamentale e lo stesso vale, ad esempio per un ospedale, dove bisogna per forza avere delle persone che si presentano al lavoro. Ma se avete un’azienda in cui il 90% dei dipendenti può lavorare benissimo anche da casa, è delirante chiedere alle persone di perdere tempo traffico e fare i pendolari solo per essere in un ufficio.

monitoraggio remoto digitale sanità

Quando ha annunciato per la prima volta questa policy, c’è stato qualche tipo di respingimento o preoccupazione da parte dei dipendenti, o tutti l’hanno accolta positivamente?

Ovviamente, le persone sono preoccupate per ogni sorta di cose. Ma penso che anche quelli che erano incerti, penso che fossero felici per la chiarezza di fondo. Quando abbiamo detto alle persone che non saremmo tornati in un ufficio, significava che le persone che volevano trasferirsi per essere più vicini ai loro genitori o ai loro figli, ad esempio, potevano farlo senza alcuna preoccupazione. Abbiamo detto ai nostri dipendenti di capire come volevano strutturare la loro vita e alla fine avremmo continuato a sostenerli mentre lo facevano .

Poiché siamo migliorati nel lavoro, molte delle cose che pensavamo potessero essere problematiche si sono rivelate in realtà fantastiche. Ad esempio, all’inizio, essere distribuiti significava lavorare da casa. Ma in certe aree dove non ci sono più lockdown non significa più solo lavorare da casa, ma anche andare in uno spazio di co-working o in un bar, o magari fare una passeggiata con un collega.

Abbiamo anche iniziato a essere più specifici sul modo in cui comunichiamo. La comunicazione di persona è davvero importante e al momento può essere piuttosto limitata. È davvero preziosa perché se sei fisicamente nello stesso spazio con altre persone allo stesso tempo, non vuoi sprecarla. Quindi cerchiamo di non passare il tempo in una sala conferenze guardando delle slide. Sarebbe qualcosa di penoso. Ora, quando abbiamo interazioni di persona, ci sono anche cibo e socializzazione perché non succede tutti i giorni.

Poi c’è la comunicazione sincrona: è una conversazione dal vivo ma non siamo nello stesso posto. Si tratta sempre di una comunicazione importante, ma l’unica volta che la facciamo è quando c’è una conversazione reale in cui le informazioni vengono condivise da tutti i soggetti coinvolti. Tuttavia, circa l’80% di ciò che facciamo al lavoro non deve effettivamente avvenire tramite comunicazione sincrona. Se sto parlando e tu no, non è una conversazione, è una lezione o un aggiornamento che dovrebbe essere pre-registrato e reso disponibile per essere consumato quando meglio credi. Una volta che tutti sono già sulla stessa lunghezza d’onda e che abbiamo scambiato tutte le informazioni, se poi vogliamo avere una discussione, allora andiamo in video in diretta. 

workspace

Pensa che venendo dal mondo delle startup, sia stato più facile per lei e per le persone con cui lavora avere quel cambiamento di mentalità, rispetto, ad esempio, a persone responsabili di grandi aziende consolidate che hanno lavorato allo stesso modo per centinaia di anni?

Sicuramente. Il fatto che le altre persone siano lente a rendersi conto di è un’opportunità enorme per me. Se tutti lo capissero già, allora non ci sarebbe più nulla da fare per le startup. Mi piace che ci siano grandi aziende che sono rimaste indietro su questo aspetto perché, prima, assumerò tutti i loro migliori dipendenti e poi venderò loro il software per rendere possibile tutto questo mentre iniziano a rendersi conto che questo modo di lavorare è inevitabile.

Ha funzionato molto bene per noi e per altre startup in cui sono stato coinvolto, ma c’è più inerzia nelle aziende più grandi, e penso che alcune di esse lo stiano capendo, ma anche che la maggior parte sia rimasta ferma al passato. E questa è un opportunità per noi. Penso che anche le grandi aziende abbiano capito che devono almeno offrire un’opzione ibrida; non conosco nessuno che dica che tornerà in ufficio a tempo pieno. Tutti ormai hanno accettato il fatto che una percentuale di dipendenti sarà sempre a distanza, quindi anche le grandi aziende tradizionali si stanno rendendo conto che ha senso avere team ibridi. Ma in realtà penso che si sbaglino sull’ibrido, per me è il peggiore dei due mondi”.

Quali sono le lezioni più importanti che ha imparato e quali consigli darebbe alle aziende che desiderano stabilire con successo un modello di lavoro distribuito?

Penso che alla base di tutto ci sia il cambiamento di mentalità. Smettetela di provare a tornare al mondo pre-pandemia. So che suona un po’ banale, ma è vero. Se assumete una posizione fondamentalmente conservatrice (devo solo aspettare che finisca per poter tornare al passato), siete davvero sicuri che il passato fosse così bello? Avevate l’equilibrio tra lavoro e vita privata che volevate? La vostra produttività era altissima? La risposta per la maggior parte delle persone è probabilmente no, non lo era.

Per alcune aziende, avrà senso avere dipendenti geograficamente limitati in un ufficio, ma per ciò che Mmhmm produce, ovvero software, design e ingegneria, voglio assumere le persone migliori da tutto il mondo e voglio costruire un’azienda completamente distribuita. Poi è logico che avremo conversazioni dal vivo di tanto in tanto e che queste saranno utili. Ma la maggior parte delle volte non faremo nulla di ciò. Faremo le cose in modo asincrono perché abbiamo cambiato mentalità.