Il futuro del lavoro: in un mondo ibrido anche gli uffici non saranno più gli stessi

Le aziende che hanno optato per il luogo di lavoro ibrido sono alla ricerca di meno spazi per uffici e di strutture più flessibili per accogliere il numero sempre più variabile di dipendenti.

Poiché molte aziende respingono un pieno ritorno in ufficio a causa della pandemia e faticano a capire come sarà il posto di lavoro del prossimo futuro, il surplus di spazi per uffici continua a crescere, in particolare negli Stati Uniti. Secondo Jones Lang LaSalle IP (JLL), una società di servizi immobiliari e di gestione degli investimenti, il leasing di uffici aziendali rimane al di sotto dei livelli pre-pandemia. Sebbene il volume di leasing del terzo trimestre sia aumentato del 39% rispetto a un anno fa, è ancora inferiore del 25% rispetto al terzo trimestre del 2019.

“Questo è il tasso di aumento più lento dall’inizio della pandemia”, si legge nel recente Global Real Estate Perspective della società. Infatti, da quando il COVID-19 è stato ufficialmente classificato come pandemia globale nel marzo 2020, gli Stati Uniti hanno perso circa 13 milioni di metri quadri di spazi per uffici, ovvero il 34% in più rispetto al periodo 2007-2010 segnato dalla crisi dei mutui subprime.

Le aziende che un anno fa presumevano che gli uffici sarebbero stati nuovamente attivi entro la metà del 2021 hanno scoperto che la pandemia continua a ostacolare i loro piani. La scorsa settimana, ad esempio, Apple ha comunicato ai suoi dipendenti che ritarderà il ritorno in ufficio fino a febbraio. Non è stata la prima volta che l’azienda di Cupertino ha posticipato i suoi piani e lo stesso vale per altri colossi tech. Inoltre, molte aziende rimandano regolarmente le riaperture degli uffici o li abbandonano definitivamente.

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Ad agosto, la società REI con sede a Seattle ha annunciato la vendita della sua nuova sede ancora da utilizzare; l’azienda invece ora prevede un approccio più decentralizzato e multi-sede allo spazio ufficio. E Zillow Group ha annunciato quest’estate che darà a circa il 90% dei suoi 5.400 dipendenti la possibilità di lavorare da casa almeno part-time per il prossimo futuro. “Storicamente abbiamo scoraggiato i dipendenti dal lavorare da casa, preferendo la collaborazione di persona in ufficio rispetto agli scambi virtuali, ma tutto è cambiato durante la pandemia”, si legge sul blog del gruppo.

Un paesaggio mutevole

In un ambiente di lavoro ibrido in cui alcuni lavoratori sono in ufficio, mentre altri lavorano da remoto, lo spazio per uffici è sempre meno necessario e i contratti di locazione spesso non vengono rinnovati, secondo Raj Krishnamurthy, CEO della società Freespace. I sensori di Freespace rilevano lo spazio inutilizzato e il suo software aiuta le aziende a consolidare e programmare le visite in loco dei dipendenti. “Quello che possiamo vedere è che ci sono un certo numero di contratti di locazione, specialmente negli uffici regionali/periferici più piccoli dei nostri grandi clienti, che non vengono rinnovati”, ha scritto Krishnamurthy via e-mail.

All’inizio di maggio, solo uno su 20 edifici per uffici negli Stati Uniti aveva livelli di occupazione superiori al 10% e il mese scorso i tassi di occupazione erano in media solo del 16%. Guardando al 2022, si prevede che circa un ufficio su cinque sarà vuoto, secondo la società di consulenza Moody’s Analytics.

Ciò non significa però che il mercato immobiliare degli uffici sia morto. Questo mese, il tasso di occupazione medio di 10 città secondo il report Back to Work di Kastle System è salito al 39%, con un aumento dell’1,2% in un mese. È il tasso più alto da marzo 2020 e ogni città analizzata ha registrato aumenti di occupazione. Kastle Systems è un fornitore di sicurezza gestita per più di 10.000 aziende in tutto il mondo; utilizza i dati del badge dei dipendenti per determinare l’occupazione sul posto di lavoro.

A livello globale, i numeri mostrano come le aziende abbiano ormai capito che aspetto abbia una forza lavoro agile e come possano funzionare gli uffici ibridi. I dati sull’occupazione dei sensori sul posto di lavoro di Freespace hanno mostrato che la percentuale di aziende con dipendenti che tornano in ufficio almeno alcuni giorni ogni settimana è aumentata dal 5% di maggio al 47% di ottobre. Freespace, che si occupa principalmente di chi lavora negli edifici e non dei proprietari di immobili, ha anche scoperto che l’uso degli spazi di collaborazione è aumentato dal 10% di settembre al 13% di ottobre, evidenziando così una tendenza verso gli spazi condivisi.

uffici

Il subaffitto guadagna terreno

Secondo Krishnamurthy, i tassi di rinnovo del contratto di locazione più bassi che si stanno manifestando ora potrebbero essere dovuti al consolidamento degli spazi degli uffici aziendali. Un minor numero di rinnovi del contratto di locazione può comportare un eccesso di spazio. “I clienti che avevano un’occupazione massima del 60% hanno un’occupazione massima inferiore al 40%”, ha affermato Krishnamurthy. “Se gestisci più piani, ha senso consolidare in meno piani per creare un senso di unità. Alla fine, se i modelli di occupazione continuano a stabilizzarsi, il ridimensionamento o almeno il subaffitto prenderà piede”.

I dati mostrano che più aziende subaffittano i loro uffici man mano che la forza lavoro diventa più agile. Data l’incertezza su come apparirà la forza lavoro ibrida, i termini di locazione più brevi che spesso accompagnano un subaffitto sono ora visti come un vantaggio, secondo un rapporto di Cushman & Wakefield. Dallo studio risulta infatti che nei principali mercati il costo del subaffitto degli spazi per uffici potrebbe essere dal 10% al 50% in meno rispetto all’affitto. Sebbene la quantità di spazio in subaffitto sia leggermente diminuita nel terzo trimestre, rimane una quantità significativa di spazio vuoto e inutilizzato.

L’ufficio in evoluzione

Il posto di lavoro tradizionale non è morto, è solo stato ripensato, secondo Juliana Beauvais, responsabile della ricerca per la pratica di Enterprise Asset Management e Smart Facilities di IDC. “Alcuni lavori semplicemente non possono essere svolti da remoto e ad altri lavoratori mancano i vantaggi e le esperienze di essere in loco”. IDC prevede che quando la pandemia finirà definitivamente, quasi il 70% dei dipendenti lavorerà principalmente in un sito fisico gestito dall’azienda, tra cui un ufficio, una filiale, un negozio, un magazzino, uno stabilimento, un ospedale o una scuola.

Con i lavoratori che si trovano più a loro agio a lavorare fuori dall’ufficio, le aziende che hanno abbracciato un ambiente di lavoro ibrido stanno puntando a spazi più piccoli e a spazi più flessibili per accogliere il numero variabile di dipendenti che lavorano in loco. Ad esempio, Google sta implementando in modo incrementale stanze altamente adattabili chiamate Team Pods. Queste hanno tutti gli elementi di uno spazio ufficio tradizionale, ma possono essere facilmente riconfigurate con mobili e disposizioni divisorie per supportare il lavoro mirato, la collaborazione o entrambi in base alle esigenze del team.

Google ha anche creato sale conferenze Campfire che, come suggerisce il nome, consentono a più persone di sedersi in semicerchio e condividere più display. “Stiamo riconfigurando alcuni dei nostri layout per consentirci di sperimentare nuovi concetti di posto di lavoro, iniziando con un numero ridotto di nostri uffici prima di estendere queste soluzioni in modo più ampio agli uffici di Google a livello globale“, ha detto un portavoce di Google.

Alcune delle sedi pilota di Google includono la San Francicso Bay Area, New York, Londra e Dublino. Nelle località in cui le condizioni meteorologiche e locali lo consentono, Google testerà anche nuovi spazi esterni come quello chiamato Camp Charleston a Mountain View, in California.

Anche Microsoft sta adattando i propri uffici per includere sale conferenze per riunioni virtuali con telecamere ad altezza occhi e schermi alle pareti. Questa configurazione consente ai dipendenti remoti di mantenere il contatto visivo con i colleghi in ufficio come se fossero tutti faccia a faccia.

L’uso delle sale riunioni è ora al suo livello più alto dal 2019, “e ciò dimostra che quando le persone entrano in ufficio, è sempre più per riunioni faccia a faccia”, ha detto un portavoce di Freespace via e-mail. “Si tratta soprattutto di collaborazione ed esecuzione di competenze di alto livello”, ha affermato Amy Loomis, direttrice della ricerca per il servizio di ricerche di mercato mondiale Future of Work di IDC.

Ad esempio, un dipendente può gestire più facilmente un lavoro da scrivania da remoto, ma la strategia per uno schema di marketing del prodotto richiede collaborazione, che a sua volta richiede incontri di persona. “Ogni azienda prenderà le proprie decisioni in merito alla necessità di più o meno proprietà immobiliari basandosi su una combinazione di politiche di lavoro ibride, posizioni dei dipendenti e utilizzo effettivo dello spazio”, ha affermato Beauvais. “Indipendentemente dalla scelta, è chiaro che la maggior parte delle organizzazioni trasformerà gli uffici che possiede o occupa per soddisfare i requisiti del mondo digitale”.

La qualità si paga

Mentre gli immobili commerciali rimangono un mercato di acquirenti, con la maggior parte dei proprietari desiderosi di attrarre inquilini, i prezzi degli affitti sono aumentati per gli edifici premium, considerati interessanti per le aziende che cercano strutture all’avanguardia per la loro forza lavoro ibrida. La tendenza è nota come “volo verso la qualità”, per il quale le organizzazioni pagano affitti più elevati per edifici premium, più rispettosi dell’ambiente e dotati della tecnologia più recente.

“Questo è un obiettivo importante per i nostri clienti occupanti”, ha affermato Krishnamurthy di Freespace. “I datori di lavoro stanno fornendo sempre più flessibilità nei modelli di lavoro, ma anche un luogo di lavoro differenziato che si distingue non solo per attrarre nuovi talenti, ma anche per trattenere il personale esistente”.

Secondo un sondaggio IDC di ottobre, l’88% delle imprese ha effettuato o sta pianificando investimenti per aggiornare gli spazi fisici in modo da renderli più adatti al lavoro flessibile. “Le aree di investimento si concentrano in modo quasi schiacciante su quattro tendenze che abbiamo visto emergere da anni e che la pandemia ha accelerato: gestione intelligente delle sale riunioni, salute dei dipendenti, controlli contactless e consumo energetico”, ha affermato Beauvais.

Molti potenziali locatari desiderano un’esperienza nel nuovo ufficio per la quale i dipendenti possono entrare in un edificio con un’app per smartphone, effettuare il check-in tramite quel dispositivo mobile ed essere indirizzati dall’app o da un display a parete della hall al loro luogo di incontro. Possono anche comunicare digitalmente a chi è in ritardo o modificare l’orario e il luogo di una riunione.

“Se un dipendente deve lasciare una riunione per andare a prendere il figlio, può trasferire senza problemi la videoconferenza su un dispositivo mobile e continuare la discussione mentre guida”, ha affermato Loomis. Altrettanto importanti sono le “credenziali ecologiche”, ovvero gli edifici che consumano meno energia o sono in altri modi più rispettosi dell’ambiente e più salutari per i lavoratori. In effetti, secondo Krishnamurthy, gli studi hanno dimostrato che gli edifici ecocompatibili hanno un impatto diretto sulla produttività.

È quindi probabile che il trend verde acceleri. Grandi società di gestione patrimoniale immobiliare come BlackRock Inc. e Brookfield Asset Management Inc. si sono impegnate a portare i loro beni a zero emissioni nette entro il 2050. “La creazione di ambienti di lavoro innovativi, sostenibili e attraenti è stata a lungo una priorità assoluta per noi e questo è diventato ancora più importante durante la pandemia”, ha affermato un portavoce di Brookfield. “Le aziende leader a livello mondiale e i loro dipendenti ci chiedono sempre più spesso di esplorare e implementare pratiche sostenibili innovative e progressi tecnologici e ci impegniamo continuamente per farlo”.

“Fattori come la qualità dell’aria interna, le porte automatiche e altre apparecchiature/installazioni senza contatto, la frequenza di pulizia e il design degli spazi interni per favorire il distanziamento sociale saranno sempre più importanti”, si legge in un white di BlackRock pubblicato ad aprile.

Gli edifici per uffici con certificazioni verdi si sono distinti anche per quanto riguarda l’affitto; secondo BlackRock, questi edifici, rispetto a quelli più tradizionali e non così evoluti, hanno generalmente un prezzo per piede quadrato (PSF) superiore di circa il 2,4% e affitti per piede quadrato più alti del 4,4% nei primi 10 mercati statunitensi.

“È probabile che le certificazioni per la salute e il benessere (come FitWel e WELL) diventino più uno standard di mercato che non solo una caratteristica aggiuntiva”, si legge nel documento di BlackRock. Ad esempio, gli edifici con sistemi di ventilazione e illuminazione migliori attirano più inquilini. Uno studio pubblicato a settembre dall’Harvard T.H. Chan School of Medicine ha mostrato che la ventilazione ha avuto un impatto significativo sulle prestazioni dei test cognitivi. Le persone in edifici sani sono più produttive, si ammalano meno spesso e hanno le idee più chiare mentre lavorano.

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